В таком документе приводится сводная информация обо всех утвержденных нормативных актах внутреннего значения, рассчитанных на неоднократное применение, которые устанавливают порядок управления работниками.
Локальные нормативные акты (ЛНА), которые приводятся в журнале:
- должностные инструкции (регламентируют круг обязанностей и компетенцию вопросов, решаемых сотрудниками);
- различные положения, например об оплате труда или о работе с персональными данными;
- коллективные договоры (выполняют функции координации трудовых отношений);
- правила трудового распорядка и другие.
В соответствии с законом, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, юрисдикция которых затрагивает их деятельность, под подпись (ст. 22 и 68 ТК РФ). Речь идет как о действующих, так и о вновь принятых работниках. Персонал должен знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в компании (п. 8 ст. 86 ТК РФ).
Ознакомление сотрудников с ЛНА представляет необходимость и важность не только в связи с требованиями закона. Эта процедура юридически закрепляет обязанности работника, которые не зафиксированы четко в трудовом договоре, но имеют высокую значимость при выстраивании правоотношений между служащим и компанией.
К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.
По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его обязанностям, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако ряд документов предлагается работнику в процессе трудовой деятельности. Это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ), бумаги по кадровому учету.
Структура журнала ознакомления
Документ состоит из нескольких листов. В нем чаще всего фиксируют:
- локальные акты, утвержденные на предприятии на период предоставления документа работнику для подписи;
- Ф.И.О. и должности сотрудников, которые должны расписываться;
- отделы предприятия, где работает персонал;
- даты ознакомления персонала с внутренними бумагами.
Структура журнала также предусматривает графы для подписей работников, удостоверяющих, что они ознакомлены с необходимым перечнем внутренних регламентов.
Журнал утверждает руководитель предприятия.
Кто ведет, где и сколько хранится
Ведением журнала ознакомления с ЛНА обычно занимается сотрудник кадровой службы.
Срок хранения журнала определяет директор организации, поскольку этот период не установлен законом. Однако иногда требуется установить продолжительные сроки хранения. Это относится к ситуациям, когда ЛНА имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.
Предприятие также обязано хранить внутренние нормативные регламенты, срок действия которых завершен. Сроки хранения по документообороту установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Как правильно составить
Специальной утвержденной формы нет. Любая организация или ее подразделение может разработать собственную с тем числом страниц, которые ей нужны. Однако следует придерживаться основных структурных элементов, приведенных выше.
В образце акты для ознакомления сформированы по группам (правила внутреннего распорядка, положения об оплате труда и т. д.). При приеме на работу новых сотрудников удобнее знакомить их с внутренней документацией по разделам. Практика показывает, что в компаниях с большой численностью персонала обычно создают отдельные журналы под каждый тип внутреннего нормативного регламента.
Трудовым законодательством установлена обязанность ознакомления вновь поступающих на работу сотрудников с локальными актами, которые действуют в данной организации.
Каким способом осуществлять данную процедуру, в какой форме и в какие сроки - изложим ниже.
Способы ознакомления
Каждый сотрудник организации должен быть лично ознакомлен со всеми локальными документами, касающимися его трудовой деятельности.
К таким документам можно отнести:
график отпусков;
коллективный договор;
должностная инструкция;
положение о премировании;
правила внутреннего трудового распорядка;
иные документы, принимаемые работодателем.
Факт ознакомления может подтверждаться подписью работника на отдельном документе, к которому может относится:
приложение, которое является частью трудового договора;
журнал ознакомления. Данный документ целесообразно оформлять, когда работник изучает несколько актов;
лист ознакомления с локальными нормативными актами и его образец. Встречается наиболее часто и прилагается к каждому локальному акту (такой вариант подходит для организаций с небольшим количеством штатных единиц).
Ознакомление должно произойти до подписания договора с работодателем. При этом не имеет значение, в какой форме работнику были предоставлены ЛНА. Это может быть как печатный документ, так и рассылка с помощью электронной почты, применяемая в крупных организациях.
Если работодатель нарушил правила, предусмотренные трудовым законодательством и не ознакомил работника с необходимыми актами, то он может быть привлечен к административной ответственности.
В данном случае работодателю будет грозить административный штраф за нарушение норм ТК РФ, а в случае повторного совершения правонарушения размер штрафа значительно увеличится.
Лист ознакомления с локальными нормативными актами, образец заполнения
Данный документ является приложением к локальному акту организации и включает в себя следующую информацию:
в шапке документа указывается название организации, которая приняла акт и ее организационно-правовая форма;
наименование акта, с которым работник будет ознакомлен до подписания трудового договора;
Данный лист заполняется сотрудником от руки и оформляется к каждому документу отдельно. То есть, если в организации есть три локальных акта, которые касаются работников, их прав и обязанностей, то работник должен ознакомиться с тремя актами и заполнить три листа ознакомления с ними.
Такой же лист может составляться не только к самому нормативному акту, но и к трудовому договору. Структура его отличаться не будет за исключением того, что в нем указывается номер и дата договора, к которому он прилагается.
Журнал ознакомления работников с локальными актами содержит несколько таблиц, каждая из которых будет относиться к конкретному акту.
Ниже расположен типовой лист ознакомления с локальными нормативными актами образец, вариант которого можно скачать бесплатно.
Уважаемые коллеги, предлагаем Вам для работы журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.
Журнал выпущен в удобном формате (А 4, книжный). Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ), бумага белая качественная 80 г. Часть граф таблицы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами располагается на левой стороне разворота, часть - на правой. Разлиновка четкая. При этом строки совпадают. Ширина граф удобная. 660 строк для записей (Вы можете ознакомить с локальными нормативными актами 660 работников, при размашистом почерке – меньше).
Унифицированной формы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф может отличаться. Мы предлагаем журнал с традиционными для кадровой практики графами.
Титульная страница журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами выглядит следующим образом:
2 и 3 страницы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами (разворот):
РАБОТНИКИ, ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА
На левой стороне разворота журнала:
На правой стороне разворота журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами:
В графы (5-10) вписываются наименования локальных нормативных актов, с которыми необходимо ознакомить работника. Также указывают дату утверждения локального нормативного акта и его номер (при наличии). Работник должен будет поставить свою подпись и дату ознакомления в той графе, где указан локальный нормативный акт, с которым его ознакомили.
На внутренней стороне обложки есть образец заполнения данного журнала.
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами рассчитан на ознакомление работников с 6 локальными нормативными актами. Если Вам требуется ознакомить работников с большим количеством локальных нормативных актов, то можем предложить 2 варианта:
1) приобрести еще один журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами;
2) поделить один журнал на две части. В первой половине журнала знакомить работников с одними локальными нормативными актами, во второй половине – с другими.
На задней внутренней обложке журнала есть памятка по его заполнению.
– применяется для сбора подписей работников об ознакомлении с локальными нормативными актами.
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
(ТК РФ, Часть III, ст. 68)
О составе локальных нормативных актов , обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:
- заключая трудовые договоры, специалисты кадровых служб должны по возможности, руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
- заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56,189,190 ТК РФ);
- работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
- при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
- очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).
Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками.
Вид основного раздела журнала:
Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Нормативные материалы:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
Полезная информация:
"Как в случае проверки Гострудинспекции подтвердить, что работник ознакомлен с локальными нормативными актами именно до подписания трудового договора, а не после этого?"
Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Должностная инструкция, как правило, также является локальным нормативным актом работодателя (в редких случаях она является приложением к трудовому договору).
Некоторые работники после оформления на работу начинают возмущаться, что они при подписании трудового договора рассчитывали на другие условия труда, рабочего времени, оплаты, другой состав и объем обязанностей, прав и ответственности, что, зная «все», они бы на работу не стали устраиваться. Бывает, что после подписания трудового договора работник уже не желает ставить подпись под локальными нормативными актами и соблюдать их. Избежать лишних недовольств и споров позволяет ознакомление работника именно до подписания с ним трудового договора с условиями, установленными в локальных нормативных актах работодателя, коллективном договоре.
Порядок ознакомления с локальными нормативными актами Трудовым кодексом РФ не определен, на практике существуют различные варианты:
Ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники и ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления,
К локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление и даты ознакомления (такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом).
При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.
Как правило, и в журналах, и в листах ознакомления есть графа «Дата ознакомления работника с локальным нормативным актом». Некоторые кадровые специалисты при ознакомлении работника с локальными нормативными актами просят его ставить не только дату, но и время ознакомления (графу в журнале или листе ознакомления уже именуют «Дата и время ознакомления работника с локальным нормативным актом»), таким образом подчеркивая соблюдение требования кодекса о том, что работник должен быть до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.
Соответственно и при подписании трудового договора просят работника ставить время. Мы не возражаем против такого усердия, но полагаем, будет достаточным при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя ставить дату ознакомления, а в трудовой договор включать фразу о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя (с перечислением этих актов).
Определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами может быть закреплен в самом таком акте. До ознакомления работника с локальными нормативными актами, нужно выяснить существующий у Вашего работодателя порядок ознакомления. Важно, чтоб установленный порядок не противоречил закону. Так, если у Вас установлено ознакомление работников с локальными нормативными актами устно или путем вывешивания их на стенд, то этот порядок противоречит требованию ст. 67 ТК РФ об ознакомлении работников под роспись с локальными нормативными актами работодателя, поэтому не является законным.
Работодатель обязан знакомить работников со своими локальными нормативными актами. Это закон: обязанность установлена Трудовым кодексом. Как и когда происходит это знакомство и что включает в себя? Как мы докажем, что работник ознакомился с ЛНА? Какие есть способы провести ознакомление с локальными нормативными актами сотрудников? Разбираемся в статье.
Когда происходит ознакомление
Во-первых, при поступлении человека на работу ему нужно предъявить для ознакомления Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о заработной плате, Положение о премировании и другие фундаментальные ЛНА. Причем не просто предъявить, а дать возможность их внимательно прочитать. Ни в коем случае нельзя при этом подгонять будущего работника: пусть читает столько, сколько нужно.
Когда ознакомление произойдет, нужно, чтобы будущий работник расписался о том, что ЛНА им прочитаны. Как именно – разберем чуть позже. Главное, что делать это нужно ДО подписания трудового договора, а не после и не во время.
Во-вторых, с ЛНА знакомят всех заинтересованных в нем работников, как только этот ЛНА утверждается генеральным директором и ДО вступления его в действие.
Если акт вступает в действие в момент утверждения, это не очень хорошо, и надо следить, чтобы были в запасе хотя бы пара дней между утверждением и вступлением документа в действие. Поэтому лучше утверждать такие документы приказом, в котором будет указан а) срок вступления документа в действие, б) более короткий срок для ознакомления с ним работников. В противном случае придется знакомить коллег с ЛНА в тот же день. Назавтра – уже поздно.
Ознакомление с локальными нормативными актами: варианты
Лист ознакомления
На мой взгляд, ознакомление с локальными нормативными актами, которое происходит на «индивидуальном» для каждого ЛНА листе ознакомления, лучший из всех возможных вариантов. Лист ознакомления после заполнения подшивается в «свой» ЛНА и хранится вместе с его контрольным экземпляром столько же, сколько и ЛНА.
Форму листа дать не могу: он пишется под каждый ЛНА, а вот образец заполнения покажу.
Обратите внимание: в листе ознакомления всегда есть запас строк. Например, экспертная комиссия – казалось бы, закрытый список сотрудников. Но сегодняшний член ЭК завтра может уволиться, а послезавтра на его место придет другой человек. И он тоже распишется в этом листе ознакомления – для этого и оставляют запасные строки.
Журнал ознакомления
Разумеется, этот журнал ведется в бумажном виде: в нем стоят живые подписи. Журнал ведется один для всех ЛНА компании, обычно в течение нескольких лет подряд. На практике представляет собой большую общую тетрадь, первая страница которой является титульным листом, а все последующие разлинованы на графы. Ответственный за ведение журнала – один из работников канцелярии. Он обычно и получает задание ознакомить всех работников компании или только нескольких из них со вновь изданным ЛНА.
Огромный недостаток журнала в том, что в него сложно внести ознакомление с давно изданными ЛНА вновь поступивших работников. В этом случае журнал продолжается, а напротив первого упоминания ЛНА, с которым ознакомлен работник сегодня, в графе «Примечание» ставится отметка, что об этом документе есть и другие записи в журнале. Получается чистенько, но не особенно удобно.
Закрыт делопроизводством журнал может быть только тогда, когда будут закрыты делопроизводством внесенные в него ЛНА. Потому журналов ознакомления в компании может действовать одновременно несколько.
Отметка в трудовом договоре
Этот способ ознакомления с ЛНА касается только тех из них, которые работник читает перед заключением трудового договора. В этом случае некоторые кадровики прямо в трудовой договор, в специально подготовленный для этого раздел, просят будущего коллегу своей рукой написать, с каким ЛНА он ознакомился, за каждый расписаться и поставить дату. Только после этого договор подписывается сторонами.
Ознакомление в электронном виде
Самый сомнительный способ, зачастую не имеющий . Исключение – работники, которые знакомятся с ЛНА, имеют усиленную квалифицированную электронную подпись. Во всех остальных случаях лучше не испытывать судьбу и ознакомить их под «живую» подпись.