- një emërtim i përgjithësuar për përmbajtje të ndryshme që shërbejnë si mjet komunikimi ndërmjet institucioneve në procesin e kryerjes së veprimtarisë së tyre.
Një letër është mënyra më e zakonshme e shkëmbimit të informacionit ajo bashkon një grup të madh dokumentesh që janë shumë të ndryshëm në përmbajtje, të dalluara nga metoda e transmetimit të tekstit (; me postë). Letrat përbëjnë shumicën e dokumenteve hyrëse dhe dalëse të çdo institucioni dhe kanë shumë lloje.
Llojet e shkronjave:
- udhëzues;
- shoqërues;
- informative;
- garanci;
- reklamimi;
- pretendimet;
- arbitrazhi;
- letra konfirmimi;
- letra kujtese;
- letra njoftimi;
- letra kërkese.
Letrat shprehin urime, urime dhe përshëndetje në raste të veçanta. Letrat dërgohen në shenjë pjesëmarrjeje dhe shprehje ngushëllimi në situata dramatike dhe tragjike.
Letra është hartuar në një format të krijuar posaçërisht për këtë lloj dokumenti A4. Nëse teksti i letrës nuk i kalon shtatë rreshta, lejohet të përdoret formati A5.
Data e letrësështë data e nënshkrimit të saj.
Teksti i letrës ndërtuar sipas skemës:
- hyrje (këtu janë arsyet e hartimit të letrës, referenca në ngjarje, fakte, vendime të institucioneve të larta dhe faktorë të tjerë që shërbyen si bazë për hartimin e letrës);
- dëshmi (kjo përcakton arsyetimin për çështjen e cekur në letër);
- konkluzioni (duke renditur përfundimet, kërkesat, kërkesat, propozimet).
Shpesh në praktikën e dokumentacionit përdoren letra që përmbajnë një pjesë të fundit të tekstit pa shpjegim.
Gjatësia e letrës, si rregull, nuk duhet të kalojë një faqe.
Qëllimi i përpilimit dhe drejtimi shkronjat zbërthehen, si rregull, në motive nxitëse, prandaj kërkesat themelore për tekstin: qartësia, saktësia, shkurtësia e paraqitjes. Praktika e korrespondencës është zhvilluar disa Rregulla të përgjithshme, e cila duhet të ndiqet gjatë kompozimit dhe formatimit të shkronjave.
Letra duhet t'i kushtohet një çështjeje, e cila thjeshton operacionet e përpunimit dhe përshpejton ekzekutimin në organizatën të cilës i drejtohen.
Teksti i letrës, si rregull, shprehet në vetën e tretë njëjës, p.sh.: “Shkolla nuk ka mundësi...”, “Në vitin që vjen shkolla nuk sugjeron...”, etj. .
E drejta për letra zyrtare, si rregull, i takon menaxherit, dhe gjatë mungesës së tij (sëmundje, pushime, udhëtim pune) zëvendësit të tij ose zyrtarit që vepron si menaxher. Letrat aktualisht dërgohen jo vetëm me postë, por edhe duke përdorur telegrafë, faks dhe rrjete kompjuterike (e-mail).
Pavarësisht nga mënyra e transmetimit të dokumentit, përdorni kërkesat uniforme për përpilimin dhe dizajnin e tij (shih Fig. 3.7).
16Prill
Përshëndetje! Në këtë artikull do të flasim për letrat e biznesit.
Sot do të mësoni:
- Pse korrespondenca e biznesit nuk e ka humbur rëndësinë e saj;
- Cilat lloje të letrave të biznesit ekzistojnë dhe si janë formatuar ato;
- Si të shkruani saktë një letër biznesi.
Tani jashtë dritareve tona është koha e teknologjisë së lartë dhe internetit. Por korrespondenca e biznesit nuk e ka humbur rëndësinë dhe rëndësinë e saj, ajo thjesht ka kaluar në media të tjera. Le të flasim sot se pse është e rëndësishme të jeni në gjendje të kompozoni dhe formatoni letrat e biznesit.
Pse keni nevojë për korrespondencë biznesi?
Para së gjithash, kjo është një mundësi për të shkëmbyer mendime, sugjerime dhe mendime me punonjësit ose partnerët e biznesit. Me ndihmën e korrespondencës deklarojnë ankesa, kërkesa dhe sqarojnë keqkuptimet mes kompanive.
Korrespondenca e biznesit është një nga llojet e korrespondencës zyrtare.
Dallimet midis letrave të biznesit dhe të tjerave
Dallimet kryesore janë si më poshtë:
- Stilistika e paraqitjes;
- Fjalor që nuk lejon shprehje të qartë të emocioneve;
- Bërë në letrën zyrtare të kompanisë;
- Fonti nuk është shumë i vogël, por as i madh dhe është i njëjtë në të gjithë tekstin;
- Rrallë zënë më shumë se 1 faqe;
- Prania e zinxhirit komandues zyrtar të rreptë.
Llojet e letrave të biznesit
Të gjitha letrat e biznesit mund të ndahen në disa grupe. Ne do të ndalemi në secilën në më shumë detaje dhe do të japim një përshkrim të shkurtër.
Letrat që nuk kanë nevojë për përgjigje.
- Leter garancie;
- shoqërues;
- informative;
- Letër paralajmëruese;
- Letër kujtese.
Letrat që kërkojnë përgjigje.
- Apelimi;
- Oferta;
- Kërkesë;
- Kërkesa;
- Peticion.
Letra jo komerciale.
- Ftese;
- Letra ku shprehin ngushëllimet;
- Letra që shprehin mirënjohje;
- Letra që informojnë për diçka;
- Letrat që përmbajnë rekomandime;
- Letra garancie;
- Letra që konfirmojnë se mallrat janë pranuar, shërbimi është ofruar, e kështu me radhë;
- Letra urimi në raste të ndryshme;
- Letër kërkese;
- Letra udhëzuese;
- Letrat mbuluese.
Letra komerciale.
Zakonisht ato përdoren para lidhjes së një marrëveshjeje, si dhe gjatë vlefshmërisë së kontratës.
Kjo perfshin:
- Letrat që iu përgjigjen pyetjeve;
- Kërkesë direkte;
- – një letër në të cilën propozohet të bëhet një transaksion ose të lidhet një marrëveshje;
- Kerkese;
- Përkujtues;
- Një letër që përmban një paralajmërim për përfundimin e marrëveshjeve ose nevojën për të përmbushur detyrimet, etj.
Nëse flasim për klasifikimin sipas strukturës, ekzistojnë 2 lloje letrash biznesi:
- Përmban tekstin e autorit dhe të shkruar në formë të lirë;
- Përpiluar sipas një modeli të rreptë.
Nga adresuesi.
- Qarkore – letër që u dërgohet disa adresuesve;
- E rregullt - i dërgohet një marrësi në emër të një personi;
- Kolektiv - dërgohet te një marrës, por nga disa persona.
Letrat ndahen gjithashtu sipas formës në të cilën janë dërguar:
- Dërguar si një mesazh faks;
- Dërguar me email;
- Ato që dërgohen në zarfe të rregullt.
Ka lloje letrash që, për arsye etike, duhet të shkruhen me dorë dhe jo të shtypen. Kjo vlen për ngushëllimet dhe urimet.
Sekretet e dizajnit të duhur
Teksti i letrës është i ndarë në pjesë hyrëse, kryesore dhe përfundimtare. Ata janë logjikisht të lidhur me njëri-tjetrin. Pjesa hyrëse përfshin rrethanat që çuan në krijimin e letrës, dhe pjesa kryesore përfaqëson vetë përmbajtjen. Pjesa e fundit përmbledh rezultatet, të cilat shprehin kërkesën, refuzimin, etj.
fare, korrespondencë biznesi Me gjithë përgjegjësi, mund të quhet art, sepse për ta kryer atë në mënyrë korrekte, në përputhje me të gjitha kërkesat, duhet të mësosh. Në fund të fundit, më shpesh ne mendojmë vetëm për informacionin që paraqitet qartë, dhe harrojmë faktin se letra mund të konsiderohet fytyra e kompanisë.
Stilistika.
Çdo letër mbahet në një stil të rreptë biznesi, duke përdorur mjete të të folurit karakteristike të dokumenteve zyrtare.
Kërkesat për paraqitjen e informacionit.
Të gjitha informacionet e përfshira në letër paraqiten si më poshtë:
- Adresuar, i destinuar për një person specifik;
- I gjithë informacioni duhet të jetë aktual që nga data e shkrimit;
- I besueshëm;
- Në mënyrë të paanshme;
- i arsyetuar;
- Sa më plotësisht të jetë e mundur, në mënyrë që të merret një vendim në bazë të tij.
Forma.
Para së gjithash, letra është hartuar në kokë që është në pronësi të kompanisë.
- Për të shkruar një letër biznesi, përdoren fletë me madhësi A4;
- Kufiri i majtë i formularit duhet të jetë së paku 3 cm, pasi pas njëfarë kohe ato do të dërgohen në dosje;
- Tregohet emri i kompanisë, adresa e saj ligjore dhe aktuale dhe adresa e emailit;
- Është më mirë të përdorni fontin standard Times New Roman, madhësia 12. Është më optimali dhe lexohet lehtë;
- Lejohet të hartoni letra biznesi pa përdorur një kokë letre, por më pas duhet të jepni informacionin nga formulari.
Nëse letra ka të bëjë me transaksione të mëdha që lidhen me financat ose informacione konfidenciale të një natyre tjetër, nuk rekomandohet dërgimi i letrave të tilla me faks ose elektronik. Është më mirë mënyra e vjetër, në një zarf të rregullt letre.
Numërimi.
Nëse letra përbëhet nga disa faqe, atëherë ato numërohen duke filluar nga e dyta. Numrat janë shënuar në krye në mes me numra arabë. Nuk ka asnjë pikë pranë numrit.
Ndarja në pjesë.
Kjo nënkupton ndarjen e letrës në paragrafë. Teksti nuk duhet të rrjedhë në një rrjedhë të vazhdueshme, përndryshe thjesht nuk do të perceptohet. Falë ndarjes në paragrafë, mund të shihni se ku mbaron një mendim dhe fillon një tjetër.
Disponueshmëria e rregullimeve.
Nuk këshillohet të lejohen korrigjime, gabime shtypi ose fshirje. Letra duhet të shkruhet saktë dhe teksti duhet të shtypet në intervale 1.5 - 2.
Detajet e përdorura.
Ne do të tregojmë vetëm ato kryesore, pasi tashmë kemi folur shkurtimisht për to pak më herët:
- Nëse ndërmarrja është në pronësi të shtetit, përdoret Stema e Federatës Ruse. Ndodhet në mes të formularit zyrtar;
- Emri i plotë i kompanisë;
- Numrat e faksit dhe telefonit;
- Numri i llogarisë bankare;
- Adresuesi - dhe emri i kompanisë marrëse përdoret në rasën emërore për të treguar pozicionin dhe mbiemrin e marrësit, përdorni rasën dhanore;
- Nëse marrësi ka një diplomë ose titull akademik, shënojeni atë përpara mbiemrit të personit;
- Çdo detaj shkruhet në një rresht të ri dhe me shkronjë të madhe.
Letër biznesi pas një takimi
Ju mbajtët një takim biznesi, kishte disa perspektiva. Ne do të diskutojmë më tej se si ta pasqyrojmë këtë në një letër.
- Para së gjithash, në fillim të letrës, referojuni datës dhe orës së komunikimit me partnerin tuaj të mundshëm, edhe nëse kanë kaluar disa ditë nga takimi.
- Shmangni gabimet ose frazat tepër komplekse: mbajeni letrën të shkurtër dhe të qartë, por në një mënyrë që marrësi të dëshirojë ta lexojë.
- Përmendni se për çfarë ishte biseda. P.sh.: " Ne diskutuam se sa do të kushtonte një vazo e stilit venecian.”
- Sigurohuni që marrësi i letrës të shprehë mendimin e tij/saj për temën e takimit.
- Tregoni një kohë kur mund të komunikoni me telefon ose të takoheni personalisht.
- Njoftoni marrësin se po prisni të punoni me të: Pres me padurim marrëdhëniet e ardhshme të biznesit me ju«.
- Përfundoni letrën tuaj me frazën e mëposhtme ose të ngjashme: " Urimet më të mira për ju...».
Letrat elektronike të biznesit
Është e pamundur të injorohen kërkesat për hartimin e tyre, pasi tani gjithnjë e më shumë letra lëshohen në formë elektronike dhe jo në formë letre. Në fund të fundit, është shekulli i 21-të.
Përgatitja e një letre elektronike biznesi nuk është e vështirë. kërkesat e formatimit janë identike me letrat tradicionale. E vetmja gjë është që një letër e tillë duhet të ketë gjithmonë një titull (ose linjë subjekti) në mënyrë që thjesht të mos humbasë në rrjedhën e dokumentacionit.
Përveç kësaj, kur një letër e tillë përgjigjet, është më mirë të mos ndryshoni temën e letrës, kështu që do të kuptoni shpejt se çfarë po thuhet nëse merrni shumë email.
Gjithashtu, nuk duhet të përdorni softuer më të avancuar kur krijoni bashkëngjitje për letra të tilla, është larg nga fakti që marrësi juaj të ketë të njëjtën gjë. Nëse nuk është aty, letra thjesht nuk do të hapet.
Mos përdorni emoticon kur shkruani një letër biznesi në mënyrë elektronike. Teknologjia është e shkëlqyeshme, por mbajeni si biznes kur shkruani.
Cili është afati i fundit për t'iu përgjigjur një letre?
Nëse letra klasifikohet si që kërkon përgjigje, atëherë kur të përgjigjeni varet nga informacioni që përmban letra:
- Nëse merrni një kërkesë, ju lutemi konfirmoni që ajo është marrë brenda tre ditëve të ardhshme nga marrja. Dhe përgjigja përfundimtare mund të jepet brenda një muaji;
- Nëse flasim për ngushëllime, ajo mund të dërgohet brenda dhjetë ditëve pasi ka ndodhur ngjarja e trishtë;
- Lejohet të dërgoni urime brenda 8 ditëve nga momenti kur mësuat për datën e veçantë;
- Nëse flasim për rregullat e përgjithshme të sjelljeve të mira, atëherë është më mirë t'i përgjigjeni letrave brenda shtatë ditëve.
Si të shkruani një letër biznesi: në gjuhë të thjeshtë për gjëra komplekse
Dalloni midis një letre biznesi dhe korrespondencës personale. Ne kemi folur tashmë më shumë se një herë sot se cilat janë këto dallime, nuk duhet t'i harrojmë ato. Tani le të shohim të shkruajmë një letër hap pas hapi.
Faza 1. Ne tregojmë adresuesin.
Ne te djathte këndi i sipërm Në formular shkruajmë mbiemrin, inicialet dhe pozicionin e personit të cilit i drejtohemi letrën. Nëse adresuesi është një organizatë, tregoni adresën e saj ligjore.
Faza 2. Apelim.
E vendosim në mes të formës. Ajo kryhet në mënyrë të respektueshme, pa shkurtime apo fshirje.
Shembull: I dashur (emri, patronimi)! Gjithashtu, adresuesit mund t'i drejtohen duke treguar pozicionin e tij. Por kur i drejtoheni një personi me emër, kjo redukton stresin psikologjik dhe tregon se marrëdhënia e biznesit është e qëndrueshme dhe e vendosur.
Faza 3. Deklarata e qëllimit.
Shpjegoni qëllimin e letrës, thelbin dhe idetë kryesore të saj. Kjo pjesë është kryesore. Shkruani për atë që dëshironi të thoni, cila është arsyeja e apelit tuaj. Por mos harroni për stilin zyrtar dhe neutral.
Faza 4. Bërja e propozimeve dhe rekomandimeve.
Pothuajse çdo letër biznesi nënkupton që adresuesi do t'i përgjigjet asaj. Kjo në përgjithësi nuk kërkohet vetëm nga letrat e një natyre informative. Prandaj, mos e përshkruani vetëm problemin, por gjithashtu sugjeroni se si mund të zgjidhet.
Nëse paraqisni një ankesë, kërkoni që të merren masa të caktuara nëse ofroni bashkëpunim, na tregoni se cilat opsione janë në dispozicion.
E thënë thjesht, ai që merr letrën duhet të shohë që jo vetëm duan diçka prej tij, por edhe të kuptojnë se si mund të arrihet kjo.
Si të përfundoni një letër biznesi
Një letër biznesi duhet të shkruhet në mënyrë perfekte. Nëse rregullat e shkrimit nuk respektohen, kjo mund të ndikojë negativisht në reputacionin e kompanisë në tërësi. Prandaj, ne tani propozojmë të ndalemi më në detaje në hartimin e pjesës përfundimtare të një letre biznesi.
Në fund të letrës, përmblidhni gjithçka që u diskutua më parë. Por nuk duhet t'i shtrini përfundimet tuaja në 10 fjali, në fund të fundit, shkurtësia dhe konciziteti vlerësohen në letrat e biznesit. Është më mirë të kufizoheni në fraza të thjeshta.
Përfundimin do ta bazojmë në 2 tregues: duhet të jetë sa më i sjellshëm dhe korrekt. Ka mundësi të ndryshme se si ta ndërtoni atë.
Ketu jane disa shembuj:
- Faleminderit për vëmendjen ose ndihmën tuaj: Faleminderit! (Më lejoni t'ju falënderoj...);
- Shprehni shpresat tuaja për të ardhmen: Shpresojmë në bashkëpunim të dobishëm reciprok (Shpresojmë të marrim një përgjigje në të ardhmen e afërt...);
- Ju mund të ndërtoni një frazë për të siguruar adresuesin për diçka: Ne do të ishim të lumtur të bashkëpunonim me ju;
- Bej nje kerkese: Ju kërkojmë të raportoni rezultatet;
- Kërkoni falje për çdo shqetësim të shkaktuar: Kërkoj falje për vonesën e papritur në pagesën e materialit.
Si t'i thuash lamtumirë marrësit.
Përkundër faktit se korrespondenca është zyrtare, ju mund të thoni lamtumirë në mënyra të ndryshme.
Këtu janë disa opsione:
- Me respekt per ju...;
- Me urime suksese...;
- Urimet më të mira…
Ne nënshkruajmë saktë.
Kur nënshkruani letrën, tregoni pozicionin, emrin dhe mbiemrin tuaj. Nëse dyshoni në përshtatshmërinë e një fraze si: " Sinqerisht juaji" - thjesht mos e përdorni.
Ju mund të tregoni kontaktet tuaja, numrin shtesë të telefonit ose adresën e emailit në nënshkrim, në mënyrë që t'i demonstroni marrësit se jeni gati të komunikoni dhe bashkëpunoni me të.
Në pjesën tjetër të artikullit tonë do të doja të flisja për letrat e biznesit në anglisht.
Letrat e biznesit në anglisht
Nuk ka asnjë formë të rregulluar për kompozimin e shkronjave të tilla. Gjithçka do të varet nga qëllimi i letrës dhe kush është adresuesi i saj. Këtu janë disa rekomandime të shkurtra për hartim.
Data e shkrimit.
Nëse po shkruajmë në SHBA, atëherë kur tregojmë datën vendosim fillimisht muajin, pastaj ditën dhe vetëm më pas vitin. Nëse në MB, data shënohet si në Federatën Ruse. Në këtë rast, shkruani muajin me shkronja për të shmangur konfuzionin.
Detajet e marrësit.
- Nëse i shkruan një mashkulli, kontakto me të si kjo: z (fut mbiemrin);
- Nëse një grua e martuar: zonja (fut mbiemrin);
- Për një grua të pamartuar: Miss (shënoni mbiemrin);
- Nëse nuk e dini statusin e zonjës: Ms (fut mbiemrin).
Duke specifikuar adresën.
Urdhri është i kundërt me atë të pranuar në Federatën Ruse: zyra, numri i shtëpisë, emri i rrugës, kodi postar, emri i shtetit (nëse shkruani në SHBA), emri i qarkut dhe emri i shtetit (nëse shkruani në MB).
Si të kontaktoni marrësin.
Thirrjet standarde:
- E dashur zonje;
- I nderuar Zotëri;
- I nderuar Zotëri apo Zonjë;
- E nderuar znj;
- I dashur.
Pas adresës vendosim presje (nëse shkruhet në MB) ose dy pika (nëse shkruhet në SHBA). Pikëçuditëse Nuk pranohet të vendoset.
Subjekti.
Sigurohuni që të tregoni temën e letrës, ashtu si në Federatën Ruse.
Teksti kryesor.
Ndani atë në paragrafë. Ose shkruani çdo fjali në një rresht të ri.
Si të them lamtumirë.
Për shembull, si kjo: " Duke ju falënderuar për ndihmën, ne mbetemi me të vërtetë tuajat"– Faleminderit, i përkushtuari im..., edhe pse ndoshta më pak zyrtarisht.
Regjistrimi i nënshkrimit.
Ne vendosim nënshkrimin tonë nën paragrafin e lamtumirës, tregojmë emrin dhe mbiemrin, emrin e kompanisë dhe pozicionin tonë.
Projektimi i aplikacioneve.
Nëse bashkëngjitni ndonjë dokument, ju lutemi tregoni këtë në fund të letrës: " Enc." dhe listoni aplikacionet.
Çfarë të shkruani me shkronjë të madhe.
- mbiemrat dhe inicialet;
- emrat e kompanive;
- Emrat e qyteteve, shteteve etj.;
- Çdo fjalë që tregon pozicionin e mbajtur;
- Fjalët e para të lamtumirës;
- Hapja e adresave.
Para se të mbyllim bisedën, këtu janë disa shembuj të letrave të biznesit në Rusisht dhe Anglisht.
Shembuj të letrave të biznesit në Rusisht dhe Anglisht
konkluzioni
Për ta përmbledhur, dua të them se një letër biznesi është një mjet komunikimi në çdo fushë të veprimtarisë. Nëse është shkruar saktë, patjetër që do ta prezantojë kompaninë tuaj në një dritë pozitive.
Nga ana tjetër, një letër e shkruar në mënyrë të shkujdesur dhe me gabime mund të shkatërrojë plotësisht biznesin më premtues. Shkruani letrat saktë dhe ne u përpoqëm t'ju tregojmë se si ta bëni atë.
Çfarë është një letër? Kësaj pyetjeje duket se mund t'i përgjigjet çdo nxënës shkolle, madje edhe nxënës të shkollave fillore, për të mos përmendur ne të rriturit. Në pamje të parë, duket se nuk ka asgjë të veçantë për këtë objekt - një copë letre me shkronja, dhe kjo është e gjitha. Epo, ndoshta, këto mesazhe letre mund të rrotullohen në një tub ose të palosen mirë në gjysmë ose katër herë.
Ky artikull synon të zbulojë vetë kuptimin e fjalës "letër". Përveç kësaj, lexuesi do të marrë shumë informacione interesante për këtë metodë komunikimi, e cila sigurisht është një histori.
Përkufizimi i përgjithshëm i konceptit
Le të përpiqemi të përcaktojmë se çfarë është një shkronjë. Sipas të dhënave të marra nga moderne fjalor shpjegues, mund të konkludojmë se ky është një lloj mesazhi, i cili, si rregull, shprehet në një formë shumë kompakte dhe synon shkëmbimin e një lloji të caktuar informacioni ndërmjet institucioneve, kompanive apo njerëzve të thjeshtë.
Pikat e historisë
Tani shkrimi i një letre nuk është problem. Gjithçka që ju nevojitet, nëse lind një nevojë e tillë, është të merrni një copë letër (të kontrolluar, të rreshtuar ose thjesht të bardhë) dhe një stilolaps. Shkruaj - nuk dua. Por si ia dilnin njerëzit kur nuk kishin letër?
Shkencëtarët kanë mësuar se mesazhet e para të planetit janë shkruar (ose gdhendur) në një mjet të ngjashëm, për shembull, në pergamenë, në një copë lëvore thupër ose në një copë balte.
Pllaka argjile interesante dhe unike u gjetën gjatë gërmimeve nga arkeologët në Nineveh, e cila konsiderohej kryeqyteti i shtetit antik dhe dikur shumë të fuqishëm asirian. Siç e dini, një zjarr i fuqishëm shkatërroi këtë qytet deri në tokë, por letrat e asaj kohe, falë materialit mbi të cilin ishin bërë, arritën të mbijetojnë deri në ditët e sotme. Disa prej tyre mund të shihen në muzetë e mëdhenj në Londër dhe Nju Jork.
Kërkesa sot
Shkrimi modern është, si më parë, një mesazh. Megjithatë, në shumicën e rasteve është krijuar dhe/ose dërguar në mënyrë elektronike dhe jo në mënyrë konvencionale. Zakonisht me email.
Çfarë është një letër? Fakte interesante
Duke marrë parasysh historinë e gjatë të këtij lloj komunikimi, do të ishte befasuese nëse fakte të pazakonta për të nuk do të ruheshin dhe të arrinin në ditët tona.
Sipas hulumtimeve, shkronja më e gjatë mund të konsiderohet me siguri një pergamenë e caktuar, gjatësia e së cilës është 10 metra dhe gjerësia i kalon 7 m Në shekullin e largët të 16-të, emri i të cilit, për fat të keq, nuk është ruajtur, dërgoi këtë mesazh në Turqi te Sulltan Sulejmani i Madhërishëm vendas. Ata që duan ta shohin këtë mesazh me sytë e tyre, këshillohen të shkojnë në Muzeun Kombëtar të Ankarasë.
Nëse ka një shkronjë më të madhe, atëherë ndoshta ka një shkronjë më të vogël. Ai u zbulua jo shumë kohë më parë, në vitin 1983 në Evropë, përkatësisht në muzeun special të Postës së Stokholmit. Kjo foshnjë arriti të kalonte të gjitha fazat e përpunimit postar pa përjashtim. Madje ka një pullë të anuluar me një vulë postare të vitit 1883. Madhësia e një mesazhi të tillë është 23 × 36 mm. E pabesueshme!
Dhe së fundi, çfarë është një letër sipas mendimit të atyre që bëjnë ndryshime në Librin e famshëm të Rekordeve Guinness? Ekspertët kanë vendosur një synim për të gjetur mesazhin postar më të shtrenjtë në planet. Pas disa përpjekjesh, ata ende arritën të arrinin një rezultat të caktuar. Mesazhi i Abraham Lincoln për gjeneralin John Alexander McClernand doli të ishte me vlerë të vërtetë. Është shkruar në vitin 1863, larg nesh, dhe është shitur në vitin 1991. Meqë ra fjala, në një ankand të mbajtur në Nju Jork, ajo mori një shumë astronomike prej 748,000 dollarësh. Ky mesazh hyri në një koleksion privat.
Ndoshta të gjithëve u është dashur të paktën një herë të merren me nevojën për të shkruar një letër biznesi. Kur e përpilon, padashur arrin në përfundimin se nuk është aspak e lehtë. Ka shumë rregulla dhe rregullore për shkrimin e letrave të biznesit që duhet të dini. Artikulli përshkruan në detaje procesin e hartimit të një dokumenti, ofron mostra të letrave të biznesit dhe diskuton llojet dhe modelin e tyre.
Forma
Format e gatshme do të shtojnë qëndrueshmëri dhe do të tregojnë besueshmërinë e kompanisë. Ato përmbajnë informacionin e nevojshëm për organizatën, si p.sh.
- Emri.
- Adresë.
- Kontaktoni numrat e telefonit.
- Faqja e internetit.
- Email.
- Logo.
- Detaje të tjera kontakti.
Nuk ka rregulla strikte në lidhje me format. Prandaj, çdo organizatë vendos në mënyrë të pavarur se çfarë informacioni të përfshijë në to.
Si të shkruani saktë letrat e biznesit? Përgatitja
Letrat e biznesit shkruhen dhe formatohen në një mënyrë të caktuar, duke iu nënshtruar rregullave dhe kërkesave të tyre të qenësishme. Në varësi të qëllimit, autori e mendon përmbajtjen në detaje për të marrë rezultatin që llogarit. Ai duhet të kuptojë qartë se çfarë informacioni di adresuesi tashmë për temën e letrës, mbi çfarë të bazohet dhe çfarë do të jetë e re në të. Argumentet varen nga qëllimi që ndjek autori. Procesi i përgatitjes së një letre biznesi mund të ndahet në fazat e mëposhtme:
- Studimi i çështjes.
- Shkrimi i një draft letre.
- Miratimi i saj.
- Nënshkrimi.
- Regjistrimi.
- Dërgimi te marrësi.
Struktura e letrave të biznesit
Kur hartoni një letër, është e nevojshme ta ngopni atë me informacion, domethënë të vendosni të gjithë informacionin e nevojshëm atje. Mund të jetë e thjeshtë ose komplekse. Në një letër të thjeshtë, përmbajtja në mënyrë të qartë dhe koncize përcjell informacion që në përgjithësi nuk kërkon përgjigje nga marrësi. Një kompleks mund të përbëhet nga disa seksione, pika dhe paragrafë. Çdo paragraf paraqet një aspekt informacioni. Këto lloje të mostrave të letrave të biznesit zakonisht përbëhen nga një seksion hyrës, trupor dhe mbyllës.
Më poshtë është një shembull i shkrimit të një letre biznesi - pjesa e saj hyrëse.
Pjesa kryesore përshkruan situatat dhe ngjarjet, jep analizat dhe provat e tyre. Pikërisht në këtë pjesë ata bindin se duhet të veprojnë në një mënyrë apo tjetër, të provojnë se si kanë qenë gjërat dhe të informojnë për nevojën e pjesëmarrjes në çdo event, duke dhënë argumente të ndryshme.
Konkluzioni përmban konkluzione që bëhen në formën e propozimeve, kërkesave, përkujtimeve, refuzimeve etj.
Një shembull i shkrimit të një letre biznesi - pjesa e fundit e saj - është paraqitur më poshtë. Kjo përmbledh kërkesën e deklaruar në atë kryesore.
I gjithë informacioni i dhënë duhet të jetë i qëndrueshëm dhe i kuptueshëm.
Çdo letër fillon me një adresë të përqendruar. Kjo pjesë e vogël është jashtëzakonisht e rëndësishme. Kur e zgjedh atë, autori duhet të marrë parasysh:
- Pozicioni i adresuesit.
- Natyra e marrëdhënies.
- Formaliteti.
- Rregullat e mirësjelljes.
Duhet të ketë një formë të sjellshme në fund të letrës. Për shembull: “...shpreh shpresën për bashkëpunim të mëtejshëm (mirënjohje për ftesën)...” Këto fraza pasohen nga nënshkrimi i autorit.
Stili
Të gjitha letrat duhet të shkruhen në një stil zyrtar biznesi, që nënkupton përdorimin e gjuhës për marrëdhëniet zyrtare të biznesit. Karakteristikat e një gjuhe të tillë formohen në rrethanat e mëposhtme:
- Pjesëmarrësit kryesorë në marrëdhëniet e biznesit janë personat juridikë, në emër të drejtuesve dhe zyrtarëve të të cilit shkruhen letra.
- Marrëdhëniet në organizata janë të rregulluara rreptësisht.
- Lënda e komunikimit janë aktivitetet e kompanisë.
- Dokumentet e menaxhimit në përgjithësi kanë një adresues specifik.
- Shpesh në rrjedhën e aktiviteteve të një organizate ndodhin situata identike.
Në këtë drejtim, informacioni që përmban një letër biznesi duhet të jetë:
- Zyrtare, jopersonale, duke theksuar distancën midis pjesëmarrësve në komunikim.
- E adresuar, e destinuar për një adresues specifik.
- Aktual në kohën e shkrimit.
- I besueshëm dhe i paanshëm.
- Arsyetuar për të nxitur marrësin të kryejë ndonjë veprim.
- E kompletuar për vendimmarrje.
Kërkesat
Një letër biznesi duhet të plotësojë kërkesat e mëposhtme:
- Fjalimi është i standardizuar në të gjitha nivelet - leksikor, morfologjik dhe sintaksor. Ai përmban shumë shprehje, terma dhe formula.
- Toni i të shkruarit është neutral, i përmbajtur dhe i rreptë, pa përdorimin e gjuhës emocionale dhe shprehëse.
- Saktësia dhe qartësia e tekstit, pa gabime logjike, qartësi dhe mendueshmëri e formulimit.
- Konciziteti dhe shkurtësia - pa përdorur shprehje që kanë kuptim shtesë.
- Përdorimi i formulave gjuhësore të formuara si rezultat i situatave të përsëritura.
- Përdorimi i termave, domethënë fjalëve ose frazave që kanë koncepte të veçanta.
- Përdorimi i shkurtesave, të cilat mund të jenë leksikore (d.m.th., fjalë të përbëra të formuara duke hequr shkronjat nga pjesët e fjalëve: LLC, GOST, e kështu me radhë) dhe grafike (d.m.th., emërtimet e fjalëve në formë të shkurtuar: grn, zh-d, etj.).
- Përdorimi i konstruksioneve në rastet gjenitale dhe instrumentale.
- Fraza me emra foljorë ("siguroj mbështetje" në vend të "mbështetje").
- Përdorimi i fjalive të thjeshta të zakonshme.
Mostrat e mësipërme të letrave të biznesit më poshtë janë paraqitur në versioni i plotë(me pjesën kryesore). Informacioni plotëson të gjitha kërkesat e një stili zyrtar biznesi.
Llojet e letrave të biznesit
Është më mirë të shkruani një letër biznesi për një çështje specifike. Nëse është e nevojshme të zgjidhen disa çështje në të njëjtën kohë, rekomandohet të hartohen disa opsione të ndryshme.
Letrat e biznesit mund të kenë përmbajtjen e mëposhtme:
- shoqëruese. Letra të tilla zakonisht nevojiten për t'ju informuar se ku të dërgoni dokumente.
(Si të shkruani një letër biznesi? Një shembull i letrës motivuese do t'i ndihmojë ata që kanë nevojë të shkruajnë këtë lloj dokumenti.)
- E garantuar. Ato janë shkruar për të konfirmuar çdo premtim apo kusht. Për shembull, mund të garantohet pagesa për punën, qiranë, kohën e dorëzimit, etj.
- Faleminderit. Ato kanë filluar të përdoren veçanërisht shpesh kohët e fundit. Letrat e tilla tregojnë një ton të mirë partneriteti. Ato mund të lëshohen në letër të rregullt ose në letër me ngjyra me një printim të bukur.
(Si të shkruhet një letër biznesi? Një mostër e varietetit falenderues hartohet në formë të lirë, në varësi të detyrave që zgjidh. Në këtë rast, letra shpreh thelbin e saj në formën më të shkurtër. Një mostër e tillë, e bërë në letër me ngjyrë me një stoli, mund të varet në mur në dhomën e kompanisë në një vend nderi.)
- Informative.
- Instruktive.
- urime.
- Reklamim.
Ka edhe letra:
- Propozime për bashkëpunim. Mjaft e zakonshme në kohët e fundit, të dërguara në organizata, shpesh janë të një natyre reklamuese, për shembull, si ky mostër. Është mjaft e vështirë të shkruash letra komerciale, duhet të marrësh parasysh shumë nuanca për të tërhequr vëmendjen, dhe aq më tepër, për t'u interesuar. Por nëse e kompozoni sipas mostrës më poshtë, ka të gjitha shanset për sukses.
- Ftesat. Ata dërgohen, duke i ftuar ata të marrin pjesë në ngjarje të ndryshme. Zakonisht ato i drejtohen një menaxheri ose zyrtari, por mund t'i drejtohen edhe një ekipi të tërë.
- Kërkesat.
- Njoftimet.
- Kërkesa dhe shumë të tjera.
Si të shkruani një përgjigje për një letër. Shembull
Përgjigja duhet të fillojë duke përsëritur kërkesën e shprehur në letrën e parë. Pastaj jepen rezultatet e shqyrtimit të tij dhe shprehet miratimi ose arsyeja për refuzim. Një letër përgjigje e biznesit mund të përmbajë një zgjidhje alternative për informacionin e pritur. Zakonisht plotëson parimet e mëposhtme:
- Disponueshmëria e një lidhjeje me shkronjën e parë dhe përmbajtjen e saj.
- Gjuhë identike do të thotë.
- Shtrirja dhe aspektet e përmbajtjes të krahasueshme.
- Pajtueshmëria me një sekuencë të caktuar.
Dekor
Përveç përdorimit të letrave të korporatave për letrat e biznesit, është e nevojshme të merren parasysh hollësitë e tjera gjatë dizajnimit të tyre. Këto janë detaje, rregulla për shkurtesat, adresat e shkrimit, titujt, gjatësia e tekstit, gjerësia e fushave dhe më shumë.
Shembujt e një letre biznesi ju ndihmojnë ta hartoni atë, duke marrë parasysh të gjitha hollësitë dhe nuancat. Ato përdoren si nga punonjësit fillestarë të zyrës ashtu edhe nga punëtorët me përvojë. Falë mostrave, ata mësojnë se si të shkruajnë shkronjat saktë dhe kursejnë shumë kohë.