Dokument taki zawiera podsumowanie informacji o wszystkich zatwierdzonych przepisach znaczenie wewnętrzne, przeznaczone do wielokrotnego użytku, które ustalają procedurę zarządzania pracownikami.
Przepisy lokalne (LNA), które podawane są w czasopiśmie:
- opisy stanowisk pracy (regulują zakres obowiązków i kompetencji w zakresie rozstrzyganych przez pracowników spraw);
- różne przepisy, na przykład dotyczące wynagrodzenia lub pracy z danymi osobowymi;
- układy zbiorowe (pełnią funkcje koordynacji stosunków pracy);
- regulamin pracy i inne.
Zgodnie z prawem pracodawca jest zobowiązany do zapoznania pracowników z LNA, którego jurysdykcja wpływa na ich działalność, za podpisem (art. 22 i 68 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Dotyczy to zarówno obecnych, jak i nowo zatrudnionych pracowników. Personel musi zapoznać się z LNA, który reguluje procedurę przetwarzania danych osobowych w firmie (klauzula 8 art. 86 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
Zaznajomienie pracowników z LNA jest konieczne i ważne nie tylko w związku z wymogami prawnymi. Procedura ta prawnie określa obowiązki pracownika, które nie są jasno określone w umowie o pracę, ale mają duże znaczenie przy budowaniu relacji prawnych pomiędzy pracownikiem a firmą.
Przykładowo, jeśli pracownik nie zapoznał się z przepisami dotyczącymi tajemnicy przedsiębiorstwa (lokalne ustawy typowe dla większości przedsiębiorstw), firma nie będzie mogła dochodzić wobec niego roszczeń w przypadku wycieku tajnych danych poza jej granice. Z kolei jeśli pracownik podpisał tę ustawę, firma będzie mogła pociągnąć go do odpowiedzialności.
Pracodawca z mocy prawa ma obowiązek zapoznać pracownika z przepisami wewnętrznymi, układami zbiorowymi i innymi przepisy prawne bezpośrednio związane z jego obowiązkami, przed podpisaniem umowy o pracę (art. 68 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Jednak w trakcie pracy pracownikowi oferuje się szereg dokumentów. Są to harmonogramy zmian (art. 103 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), zarządzenia dotyczące stosowania sankcji dyscyplinarnych (art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) oraz akta osobowe.
Struktura magazynu zapoznawczego
Dokument składa się z kilku arkuszy. Najczęściej zapisuje:
- akty lokalne zatwierdzone w przedsiębiorstwie na okres przekazania dokumentu pracownikowi do podpisu;
- PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. oraz stanowiska pracowników, którzy muszą się podpisać;
- działy przedsiębiorstwa, w których pracuje personel;
- daty zapoznania się pracowników z dokumentami wewnętrznymi.
W strukturze dziennika przewidziano także rubryki na podpisy pracowników potwierdzające zapoznanie się z niezbędnym wykazem regulaminów wewnętrznych.
Magazyn zatwierdzany jest przez kierownika przedsiębiorstwa.
Kto, gdzie i ile przechowuje
Pracownik obsługi personalnej zazwyczaj prowadzi dziennik zapoznania się z LNA.
Okres przechowywania czasopisma ustala dyrektor organizacji, ponieważ okres ten nie jest określony przez prawo. Czasami jednak konieczne jest ustawienie długich okresów przechowywania. Dotyczy to sytuacji, gdy LND mają stały okres przydatności do spożycia lub okres przydatności do spożycia wynoszący 10 lat.
Przedsiębiorstwo ma także obowiązek zachować regulacje wewnętrzne, które utraciły ważność. Okresy przechowywania dokumentów archiwalnych określa Wykaz standardowych dokumentów archiwalnych powstałych w toku działalności organów państwowych, samorządów terytorialnych i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania zatwierdzonych Rozporządzeniem Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia , 2010 nr 558.
Jak poprawnie komponować
Nie ma specjalnego zatwierdzonego formularza. Każda organizacja lub jej oddział może opracować własną wersję w oparciu o potrzebną liczbę stron. Należy jednak trzymać się podstawowych elementów konstrukcyjnych podanych powyżej.
W próbie akty podlegające kontroli pogrupowano w grupy (przepisy wewnętrzne, regulacje dotyczące wynagrodzeń itp.). Przy zatrudnianiu nowych pracowników wygodniej jest zapoznać ich z wewnętrzną dokumentacją według sekcji. Praktyka pokazuje, że firmy zatrudniające dużą liczbę pracowników zazwyczaj tworzą osobne dzienniki dla każdego rodzaju wewnętrznych regulacji regulacyjnych.
Prawo pracy nakłada obowiązek zapoznania nowo zatrudnionych pracowników z przepisami lokalnymi obowiązującymi w danej organizacji.
Jak przeprowadzić tę procedurę, w jakiej formie i w jakim terminie - opiszemy poniżej.
Sposoby na zapoznanie się
Każdy pracownik organizacji musi osobiście zapoznać się ze wszystkimi lokalnymi dokumentami dotyczącymi jego działalności zawodowej.
Do takich dokumentów zaliczają się:
harmonogram wakacji;
układ zbiorowy;
Opis pracy;
regulamin premii;
wewnętrzne przepisy pracy;
inne dokumenty akceptowane przez pracodawcę.
Fakt zapoznania się może zostać potwierdzony podpisem pracownika na odrębnym dokumencie, który może zawierać:
wniosek będący częścią umowy o pracę;
magazyn zapoznawczy. Wskazane jest sporządzenie tego dokumentu, gdy pracownik studiuje kilka ustaw;
arkusz zapoznania się z lokalnymi przepisami i jego wzór. Występuje najczęściej i jest dołączony do każdego aktu lokalnego (ta opcja jest odpowiednia dla organizacji posiadających duża ilość jednostki sztabowe).
Zapoznanie musi nastąpić przed podpisaniem umowy z pracodawcą. Nie ma znaczenia, w jakiej formie pracownik otrzymał LNA. Może to być dokument wydrukowany lub przesłany za pośrednictwem E-mail, stosowane w dużych organizacjach.
Jeżeli pracodawca naruszył zasady przewidziane w prawie pracy i nie zapoznał pracownika z niezbędnymi czynnościami, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności administracyjnej.
W takim przypadku pracodawca będzie musiał się zmierzyć kara administracyjna za naruszenie norm Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej oraz w przypadku ponownego popełnienia przestępstwa wysokość grzywny znacznie wzrośnie.
Arkusz zapoznania się z lokalnymi przepisami, wypełnienie próbki
Dokument ten stanowi załącznik do lokalnego aktu organizacji i zawiera następujące informacje:
w nagłówku dokumentu wskazuje się nazwę organizacji, która przyjęła akt i jego formę prawną;
nazwa czynności, z którą pracownik zapozna się przed podpisaniem umowy o pracę;
Arkusz ten wypełniany jest ręcznie przez pracownika i wydawany oddzielnie dla każdego dokumentu. Oznacza to, że jeśli organizacja ma trzy lokalne akty dotyczące pracowników, ich praw i obowiązków, wówczas pracownik musi zapoznać się z trzema aktami i wypełnić z nimi trzy arkusze zapoznania się.
Ten sam arkusz można sporządzić nie tylko dla samego aktu prawnego, ale także dla umowy o pracę. Jego struktura nie będzie się różnić, z tym że będzie wskazywał numer i datę umowy, do której jest dołączony.
Dziennik zapoznania pracowników z ustawami lokalnymi zawiera kilka tabel, z których każda będzie dotyczyć konkretnej ustawy.
Poniżej znajduje się przykładowy arkusz umożliwiający zapoznanie się z lokalnymi przepisami, którego wersję można pobrać bezpłatnie.
Szanowni Państwo, oddajemy do Państwa dyspozycji magazyn poświęcony Waszej pracy, mający na celu zapoznanie pracowników z lokalnymi przepisami.
Magazyn wydawany jest w wygodnym formacie (A 4, książka). Okładka jest gruba i trwała (gruba błyszcząca tektura 300 g + PCV), wysokiej jakości biały papier 80 g. Część kolumn w tabeli magazynu przeznaczona do zapoznania pracowników z lokalnymi przepisami znajduje się po lewej stronie rozkładówki, część - po prawej stronie. Linie są jasne. W tym przypadku linie się zgadzają. Szerokość kolumn jest wygodna. 660 linii na notatki (możesz zapoznać 660 pracowników z lokalnymi przepisami, mniej, jeśli masz rozbudowany charakter pisma).
Nie ma jednolitej formy dziennika pracy umożliwiającej zapoznawanie pracowników z lokalnymi przepisami. Pracodawcy samodzielnie określają, które kolumny uwzględnić w dzienniku. Skład kolumn może się różnić dla różnych pracodawców. Oferujemy magazyn z tradycyjnymi wykresami praktyk HR.
Strona tytułowa magazynu służącego zapoznawaniu pracowników z lokalnymi przepisami przedstawia się następująco:
Strony 2 i 3 magazynu służące zapoznaniu pracowników z lokalnymi przepisami (rozkładówka):
PRACOWNICY ODPOWIEDZIALNI ZA PROWADZENIE DZIENNIKA
Po lewej stronie rozkładówki magazynu:
Po prawej stronie rozkładówki magazynu pracownicy zapoznawani są z lokalnymi przepisami:
Kolumny (5-10) zawierają nazwy lokalnych przepisów, z którymi pracownik musi się zapoznać. Podaj także datę zatwierdzenia lokalnego aktu prawnego i jego numer (jeśli istnieje). Pracownik będzie musiał umieścić swój podpis i datę zapoznania się w kolumnie, w której wskazany jest lokalny akt prawny, z którym się zapoznał.
NA wewnątrz Okładka jest próbką tego, jak wypełnić ten magazyn.
Magazyn zapoznawczy pracowników z przepisami lokalnymi ma na celu zapoznanie pracowników z 6 przepisami lokalnymi. Jeżeli potrzebujesz zapoznać pracowników z dużą liczbą lokalnych przepisów, możemy zaproponować 2 opcje:
1) zakupić kolejny magazyn w celu zapoznania pracowników z lokalnymi przepisami;
2) podzielić jeden magazyn na dwie części. W pierwszej połowie magazynu należy zapoznać pracowników z niektórymi przepisami lokalnymi, a w drugiej z innymi.
Na wewnętrznej stronie tylnej okładki magazynu znajduje się instrukcja jego wypełnienia.
– służy do zbierania podpisów pracowników potwierdzających zapoznanie się z lokalnymi przepisami.
Przy zatrudnieniu (przed podpisaniem umowy o pracę) pracodawca jest zobowiązany zapoznaj pracownika z podpisem z wewnętrznymi przepisami pracy, innymi przepisami lokalnymi bezpośrednio związanymi z działalnością zawodową pracownika oraz umową zbiorową.
(LC RF, część III, art. 68)
O skład przepisów lokalnych obowiązkowy dla każdej organizacji Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej stanowi:
- Przy zawieraniu umów o pracę specjaliści HR powinni w miarę możliwości kierować się nazwami stanowisk, specjalności, zawodów (wskazujących kwalifikacje) zawartymi w tabela personelu organizacje (art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- Po zawarciu umowy o pracę z pracodawcą pracownik ma obowiązek przestrzegać zasad obowiązujących w organizacji wewnętrzne przepisy pracy(Artykuł 56 189 190 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- pracownicy organizacji muszą zapoznać się z dokumentami ustanawiającymi procedura przetwarzania danych osobowych pracownicy, a także o ich prawach i obowiązkach w tym zakresie (klauzula 8 art. 86 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- w czasie pracy zmianowej każda grupa pracowników ma obowiązek pracować w ustalonych godzinach pracy zgodnie z art rozkład zmian(Artykuł 103 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- Kolejność udzielania płatnego urlopu ustalana jest corocznie zgodnie z art harmonogram wakacji(Artykuł 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
Oprócz lokalnych przepisów przewidzianych bezpośrednio w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej pracodawca, dokonując lokalnych przepisów, może przyjąć inne dokumenty zawierające normy prawa pracy niezbędne do rozwiązania pojawiających się problemów w relacjach z pracownikami.
Widok na część główną magazynu:
Według GOST 31282-2004 plomba kontrolna- unikalne, jednorazowe urządzenie wskaźnikowe przeznaczone do wykrywania nieuprawnionego dostępu.
Przed przystąpieniem do pracy z Czasopismem należy wypełnić stronę tytułową oraz zaświadczenie. Pamiętaj, aby wpisać numer pieczęci w odpowiednim wierszu; bez tego Dziennik nie jest uważany za zapieczętowany.
Materiały regulacyjne:
Jakie są wymagania dotyczące dzienników pokładowych personelu i jak dziennik pokładowy powinien być zaprojektowany zgodnie z tymi wymaganiami, zobacz nasz film.
Pomocna informacja:
„Jak w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy możemy potwierdzić, że pracownik zapoznał się z lokalnymi przepisami przed podpisaniem umowy o pracę, a nie później?”
Zgodnie z częścią 3 art. 68 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, pracodawca przy zatrudnianiu (przed podpisaniem umowy o pracę) ma obowiązek zapoznać pracownika, za podpisem, z wewnętrznymi przepisami pracy, innymi przepisami lokalnymi związanymi bezpośrednio z działalnością zawodową pracownika, oraz układ zbiorowy. Opis pracy z reguły jest także lokalnym aktem wykonawczym pracodawcy (w rzadkich przypadkach jest to załącznik do umowy o pracę).
Część pracowników po złożeniu wniosku o pracę zaczyna się oburzyć, że podpisując umowę o pracę liczyli na inne warunki pracy, godziny pracy, wynagrodzenie, inny skład i zakres obowiązków, praw i odpowiedzialności, że wiedząc „wszystko ”, nie ubiegaliby się o tę pracę . Zdarza się, że po podpisaniu umowy o pracę pracownikowi nie chce się już podpisywać lokalnych przepisów i ich przestrzegać. Aby uniknąć niepotrzebnego niezadowolenia i sporów, istnieje możliwość dokładnego zapoznania pracownika przed podpisaniem z nim umowę o pracę na warunkach określonych w lokalnych przepisach pracodawcy, układzie zbiorowym.
Procedura zapoznania się z lokalnymi przepisami Kodeks Pracy Federacja Rosyjska nie jest zdefiniowana; w praktyce istnieją różne opcje:
Utrzymywanie czasopisma zapoznawcze z lokalnymi przepisami, w których pracownicy składają podpisy potwierdzające zapoznanie się i wskazują daty zapoznania się,
Arkusze zapoznawcze dołączane są do miejscowego aktu prawnego, na którym pracownicy składają podpisy potwierdzające zapoznanie się i daty zapoznania się (karty takie są zszyte z lokalnym aktem prawnym).
Zatrudniając pracownika, w tekście umowy o pracę może pojawić się zapis stwierdzający, że pracownik przed podpisaniem umowy o pracę zapoznał się z lokalnymi przepisami pracodawcy, a akty te są wymienione.
Z reguły zarówno czasopisma, jak i arkusze zapoznawcze zawierają kolumnę „Data zapoznania się pracownika z lokalnym aktem prawnym”. Niektórzy specjaliści ds. personalnych, zapoznając pracownika z lokalnymi przepisami, proszą go o wskazanie nie tylko daty, ale także godziny zapoznania się (rubryka w czasopiśmie lub arkuszu zapoznawczym nosi już nazwę „Data i godzina zapoznania się pracownika z przepisami”). przepisami lokalnymi”), podkreślając tym samym przestrzeganie wymogu kodeksu, zgodnie z którym pracownik przed podpisaniem umowy o pracę powinien zapoznać się z lokalnymi przepisami pracodawcy związanymi bezpośrednio z działalnością zawodową pracownika.
W związku z tym podpisując umowę o pracę, pracownik proszony jest o ustalenie terminu. Nie sprzeciwiamy się takiej staranności, jednak uważamy, że przy zapoznawaniu pracownika z lokalnymi przepisami pracodawcy wystarczy wyznaczyć termin zapoznania się, a w umowie o pracę zawrzeć zapis stwierdzający, że pracownik posiada zapoznać się z lokalnymi przepisami pracodawcy (wraz z wykazem tych aktów) przed podpisaniem umowy o pracę).
Określony tryb zapoznania się z przepisami lokalnymi może być zapisany w samej ustawie. Przed zapoznaniem pracownika z lokalnymi przepisami należy zapoznać się z procedurą zapoznawczą obowiązującą u Twojego pracodawcy. Ważne jest, aby ustalona procedura nie była sprzeczna z prawem. Jeżeli zatem ustalono, że pracownicy zapoznali się z lokalnymi przepisami ustnie lub poprzez wywieszenie ich na stoisku, to postępowanie to stoi w sprzeczności z wymogiem art. 67 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej w sprawie zapoznania się pracowników z podpisem z lokalnymi przepisami pracodawcy, dlatego jest to niezgodne z prawem.
Pracodawca ma obowiązek zapoznać pracowników z obowiązującymi w nim przepisami lokalnymi. Takie jest prawo: obowiązek określa Kodeks pracy. Jak i kiedy odbywa się ta znajomość i co obejmuje? Jak udowodnimy, że pracownik zapoznał się z LNA? Jakie są sposoby na zapoznanie pracowników z lokalnymi przepisami? Dowiemy się tego w artykule.
Kiedy następuje zapoznanie?
Po pierwsze, gdy dana osoba podejmuje pracę, należy przedstawić jej Wewnętrzne przepisy pracy, przepisy dotyczące wynagrodzenie, Regulacje dotyczące premii i innych podstawowych LNA. I nie tylko je przedstaw, ale daj im możliwość uważnego przeczytania. W żadnym wypadku nie należy naciskać na przyszłego pracownika: niech czyta tyle, ile potrzebuje.
Po zapoznaniu się przyszły pracownik musi podpisać, że LNA został przez niego przeczytany. Jak dokładnie, dowiemy się nieco później. Najważniejsze jest to, że należy to zrobić PRZED podpisaniem umowy o pracę, a nie po lub w jej trakcie.
Po drugie, wszyscy zainteresowani tym pracownicy są zapoznawani z LNA zaraz po zatwierdzeniu LNA dyrektor generalny i PRZED wejściem w życie.
Jeżeli ustawa wchodzi w życie w momencie zatwierdzenia, nie jest to zbyt dobre i trzeba zadbać o to, aby między zatwierdzeniem a wejściem dokumentu w życie pozostało co najmniej kilka dni. Dlatego lepiej jest zatwierdzać takie dokumenty poleceniem, które będzie wskazywało a) datę wejścia dokumentu w życie, b) krótszy termin zapoznania się z nim przez pracowników. W przeciwnym razie będziesz musiał przedstawić swoich kolegów LNA tego samego dnia. Następnego dnia jest już za późno.
Zapoznanie się z lokalnymi przepisami: opcje
List referencyjny
Moim zdaniem zapoznanie się z lokalnymi przepisami, które występuje na „indywidualnej” karcie zapoznawczej dla każdego LNA, jest najlepszą z możliwych opcji. Po wypełnieniu arkusza zapoznawczego jest on umieszczany w „Twoim” LNA i przechowywany wraz z egzemplarzem kontrolnym przez taki sam czas jak LNA.
Nie mogę podać formy arkusza: jest on napisany dla każdego LNA, ale pokażę Ci próbkę, jak go wypełnić.
Uwaga: w arkuszu zapoznawczym zawsze znajduje się zapas wierszy. Na przykład komisja ekspercka to pozornie zamknięta lista pracowników. Ale dzisiejszy członek KE może jutro podać się do dymisji, a pojutrze zastąpi go inna osoba. I podpisze się również na tym arkuszu zapoznawczym - dlatego zostawiają zapasowe linie.
Magazyn zapoznawczy
Dziennik ten prowadzony jest oczywiście w formie papierowej: zawiera podpisy na żywo. Dziennik prowadzony jest w ten sam sposób dla wszystkich LNA firmy, zwykle przez kilka lat z rzędu. W praktyce jest to duży notatnik ogólny, którego pierwsza strona jest stroną tytułową, a wszystkie kolejne strony są ułożone w kolumny. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dziennika jest jeden z pracowników biura. Zwykle otrzymuje zadanie zapoznania wszystkich pracowników firmy lub tylko kilku z nowo opublikowanym LNA.
Ogromną wadą magazynu jest to, że trudno jest zapoznać nowych pracowników z dawno wydawanymi LNA. W tym przypadku dziennik kontynuuje i wbrew pierwszej wzmiance o LNA, którą pracownik zna dzisiaj, w rubryce „Notatka” widnieje wzmianka, że w dzienniku znajdują się inne wpisy dotyczące tego dokumentu. Okazuje się, że jest czysty, ale niezbyt wygodny.
Dziennik można zamknąć pracą biurową tylko wtedy, gdy zawarte w nim LNA są zamknięte pracą biurową. Dlatego w firmie może działać jednocześnie kilka magazynów zapoznawczych.
Notatka w umowie o pracę
Ten sposób zapoznania się z LNA dotyczy wyłącznie tych, z którymi pracownik zapoznaje się przed zawarciem umowy o pracę. W takim przypadku niektórzy funkcjonariusze personalni bezpośrednio w umowie o pracę, w specjalnie do tego przygotowanym miejscu, proszą przyszłego kolegę, aby własnoręcznie napisał, z którym LNA się zapoznał, aby każdy z nich podpisał i opatrzył datą. Dopiero potem strony podpisują umowę.
Zapoznanie w formie elektronicznej
Najbardziej wątpliwa metoda, często bez . Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownicy zapoznający się z LNA posiadają wzmocniony kwalifikowany podpis elektroniczny. We wszystkich innych przypadkach lepiej nie kusić losu i zapoznać się z „żywym” podpisem.