Visos ūkinės operacijos turi būti įformintos pirminiais apskaitos dokumentais, kurių pagrindu vykdoma apskaita.

Pirminiai apskaitos dokumentai apskaitai priimami, jei jie surašyti tokia forma, kuri yra pirminės apskaitos dokumentų vieningų formų albumuose, o dokumentuose, kurių forma šiuose albumuose nenumatyta, be kita ko, turi būti asmens parašai. nurodyti asmenys.

Pagal 3 str. Pagal federalinio įstatymo N 129-FZ 9 straipsnį asmenų, turinčių teisę pasirašyti pirminius apskaitos dokumentus, sąrašą tvirtina organizacijos vadovas, susitaręs su vyriausiuoju buhalteriu. Dokumentus, naudojamus ūkinėms operacijoms lėšomis įforminti, pasirašo organizacijos vadovas ir vyriausiasis buhalteris ar jų įgalioti asmenys.

Bendrovės vykdomojo organo kompetencija apima visus einamosios bendrovės veiklos valdymo klausimus.
Taigi organizacijos vadovas jam pavestas pareigas vadovauti įmonei vykdo tiek asmeniškai, tiek dalį savo įgaliojimų perleisdamas kitiems įmonės darbuotojams.
Ši norma reiškia, kad įstatymų leidėjas numatė galimybę pirminius dokumentus pasirašyti ne tik organizacijos vadovui, bet ir kitiems įgaliotiems asmenims.

Todėl darbuotojo teisė pasirašyti pirminius dokumentus turi būti reglamentuota organizacijos vidaus dokumentuose. Jeigu darbuotojas yra įgaliotas pasirašyti dokumentus, kuriuose dokumentuojamos operacijos su lėšomis, tai šį vidinį įgaliojimą turi pasirašyti ne tik generalinis direktorius, bet ir vyriausiasis buhalteris. Paskutinis reikalavimas visiškai taikomas paskelbiant dokumentą, suteikiantį direktoriaus pavaduotojui teisę pasirašyti sąskaitas apmokėjimui.

Pagal 6 str. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsniu, sąskaitą faktūrą pasirašo organizacijos vadovas ir vyriausiasis buhalteris arba kiti asmenys, įgalioti tai padaryti organizacijos įsakymu (kitu administraciniu dokumentu) arba įgaliojimu organizacijos vardu. organizacija.

Taigi universaliausias būdas tam tikriems darbuotojams priskirti teisę pasirašyti tam tikrus dokumentus yra lokalinio norminio akto išdavimas. Paprastai kaip toks veiksmas naudojamas įmonės pavedimas. Vieningos formos tokiam įsakymui nėra, todėl jis išduodamas bet kokia forma, nebent organizacija yra sukūrusi kokią nors specialią. Taip pat galite nustatyti darbuotojo įgaliojimus, įskaitant jo teisę pasirašyti tam tikrus dokumentus darbo aprašymas.

Taigi, asmenų, turinčių teisę pasirašyti pirminius apskaitos dokumentus, sąrašas turi būti patvirtintas organizacijos vadovo (įsakymu ar reglamentu), tačiau užsakymo numerio nurodymo sąskaitoje faktūroje galiojantys teisės aktai nenumato. Tuo tarpu rekomenduojama vengti konfliktines situacijas su fiskalinėmis institucijomis vis tiek nurodykite priežastis, kodėl tas ar kitas asmuo pasirašo pirminius dokumentus.

2 str. 2 punkto „g“ papunktis. 1996 m. lapkričio 21 d. federalinio įstatymo N 129-FZ „Dėl apskaitos“ 6 straipsnis suteikia galimybę išlaikyti buhalterinė apskaita asmeniškai organizacijos vadovas.

Taigi, jei vyriausiojo buhalterio pareigas atlieka organizacijos vadovas asmeniškai, vadovo parašas sąskaitoje faktūroje dedamas du kartus: vadovui ir vyriausiajam buhalteriui. Šiuo atveju tai, kad vyriausiojo buhalterio pareigos priskirtos vadovui, turi būti patvirtinta atitinkamu organizacijos įsakymu.

Tokio užsakymo formą organizacija kuria savarankiškai, remdamasi esama biuro valdymo sistema.

Šis dokumentas yra būtinas kiekvienai organizacijai dėl buhalterinės apskaitos teisės aktų reikalavimų. Šiame straipsnyje rasite įsakymo dėl teisės pasirašyti dokumentus pavyzdį, sužinosite apie jo vykdymo niuansus, taip pat kokiais atvejais reikia surašyti įgaliojimą.

Teisė pasirašyti pirminius dokumentus: įsakymas ar įgaliojimas?

Pasirinkimas tarp dviejų reguliavimo šaltinių priklauso nuo vadovo siekiamų tikslų: jei manoma, kad reikės pasirašyti vidinę įmonės dokumentaciją, tai optimaliausias sprendimas yra įsakymo išdavimas. Jeigu planuojate pasirašyti ir perduoti popierius už įmonės ribų (pavyzdžiui, prekių siuntimo motyvacinius laiškus ar sąskaitas faktūras), tuomet geriau rinktis įgaliojimą. Saugumo sumetimais ir komercinių paslapčių apsauga daugelis bijo tokius rimtus įgaliojimus perduoti tretiesiems asmenims, kurie nėra įmonės darbuotojai, todėl užsakymų praktika yra labiausiai paplitusi. Tačiau tais atvejais, kai vadovas ketina patikėti darbuotojui nemažai smulkių užduočių ir nėra pasirengęs suteikti jam teisės pasirašyti globalia prasme, tuomet jis gali išduoti ir jam įgaliojimą.

Tačiau abiejuose aktuose būtina nurodyti: įgalioto asmens asmens duomenis; popierių pavadinimai, kuriuos ji gali pasirašyti. Taip pat abiem atvejais įmonės vadovas turėtų patvirtinti įgalioto asmens parašo pavyzdį, kuris turi būti dedamas į atskirą formos stulpelį.

Įsakymo, suteikiančio parašo teises, pavyzdys

Galimybę pasirašyti vadovas gali suteikti vyriausiajam buhalteriui, jo pavaduotojui ar kitam darbuotojui, einančiam mokestinių, finansinių ir teisinių dokumentų rengimo vadovo pareigas. Įsakymas dėl teisės pasirašyti pirminius dokumentus gali būti išduotas laisva forma, nes galiojantys teisės aktai nenustato vieningos formos. Tačiau pagal nusistovėjusią dokumentų valdymo praktiką formoje turėtų būti nurodyta:

• įmonės pavadinimas, jos duomenys;
• formos duomenys (numeris ir data);
• teisinis pagrindas pasirašyti teisę perleisti (7 ir 9 straipsniai). 2011 m. gruodžio 6 d. federalinis įstatymas N 402-FZ „Dėl apskaitos“);
• Darbuotojų, kuriems perduodama parašo teisė, pilnas vardas, pavardė ir pareigos;
• dokumentų, kuriuos asmuo turės teisę pasirašyti už vadovą, sąrašas;
• įgalioto asmens ir direktoriaus parašo pavyzdys.

Užsakymo pavyzdinė teisė pasirašyti sąskaitas faktūras

Tuo pačiu principu galite perduoti galimybę pasirašyti ne tik pirminius, bet ir finansinius dokumentus. Tačiau tokios operacijos reiškia didesnę darbuotojo atsakomybę, nes gali padaryti rimtos žalos organizacijai. Būtina, kad darbuotojas turėtų pakankamą kvalifikaciją ir kad nauji įgaliojimai atitiktų jo pareigybės aprašymą.

Dokumentų pasirašymas pašalinių asmenų (Shtukmaster I.)

Straipsnio paskelbimo data: 2015-03-18

Ne paslaptis, kad nustačius, kad pirminį dokumentą pasirašė neįgaliotas sandorio šalies asmuo, mokesčių administratorius tokio dokumento išlaidų nepripažins dokumentais pagrįstomis, taip pat atsisakys taikyti PVM atskaitą. Apie tai, į ką buhalteris turėtų atkreipti dėmesį tikrindamas parašus ant pirminių sandorio šalių apskaitos dokumentų, skaitykite straipsnyje.

Bendrosios taisyklės

Buhalterinės apskaitos įstatymas (2011 m. gruodžio 6 d. federalinis įstatymas N 402-FZ „Dėl apskaitos“, toliau – Įstatymas N 402-FZ) reikalauja, kad kiekvienas ūkinio gyvenimo faktas būtų dokumentuojamas pirminiame apskaitos dokumente. Kaip privalomas reikalavimas tokiam dokumentui, 7 punkto 2 dalies str. Įstatymo N 402-FZ 9 straipsnyje nurodyti sandorį užbaigusių pareigūnų arba pareigūnų, atsakingų už įvykusio įvykio registravimą, parašai. Prie parašo turi būti nurodyta pavardė ir inicialai arba kiti duomenys, reikalingi šiems asmenims identifikuoti. Tokie pat reikalavimai pirminiams dokumentams yra Buhalterinės apskaitos nuostatų 13 punkte ir finansinės ataskaitos Rusijos Federacijoje, patvirtintas Rusijos finansų ministerijos 1998 m. liepos 29 d. įsakymu N 34n (toliau – Apskaitos ir atskaitomybės nuostatai).
Be to, 3 str. Įstatymo N 402-FZ 9 straipsnis nustato, kad asmuo, kuriam pavesta vesti buhalterinę apskaitą, neatsako už kitų asmenų surašytų pirminių apskaitos dokumentų atitiktį įvykdytiems ūkinio gyvenimo faktams. Tačiau būtent buhalteris, remdamasis tokiais pirminiais dokumentais, tvarko apskaitą ir atspindi informaciją mokesčių deklaracijas. Atitinkamai, nustačius, kad pirminį kitos sandorio šalies dokumentą pasirašė neįgaliotas asmuo, mokesčių administratorius nepripažins tokio pirminio dokumento išlaidų dokumentuotomis, taip pat atsisakys taikyti PVM atskaitą (dėl netinkamai pasirašyta sąskaita faktūra). Tai neigiamai paveiks organizacijos turtinius interesus ir gali užtraukti tiek mokestinę prievolę įmonei (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 16 skyrius), tiek pareigūnų, atsakingų už buhalterinės apskaitos tvarkymą, administracinę atsakomybę (Administracinių nusižengimų kodekso 15.11 straipsnis). Rusijos Federacijos).

Į ką atkreipti dėmesį

Ką turėtų daryti buhalteris, kad apsisaugotų nuo dokumentų, pasirašytų pašalinių asmenų, priėmimo apskaitai?

Leidžiama ar ne

Pirmiausia turėtumėte įsitikinti, kad parašas yra iššifruotas pirminiai dokumentai sandorio šalis atitinka bent jau duomenis apie asmenis, įgaliotus pasirašyti tokius dokumentus. Tai yra, būtina nustatyti asmenį, įgaliotą pasirašyti dokumentus.

Tavo žiniai. Priminsime, kad be įgaliojimo veikti ir sudaryti sandorius (pasirašyti dokumentus) bendrovės vardu gali tik vienintelis įmonės vykdomasis organas – direktorius, generalinis direktorius (Federalinio įstatymo 69 straipsnio 2 dalis). 1995 m. gruodžio 26 d. N 208-FZ „Dėl akcinės bendrovės“, 1998-08-02 federalinio įstatymo N 14-FZ „Dėl ribotos atsakomybės bendrovių“ 1 dalis, 3 dalis, 40 straipsnis ir kt.).

Dažniausiai pirminius dokumentus (atliktų darbų rezultatų, suteiktų paslaugų priėmimo ir perdavimo aktus, sąskaitas faktūras) pasirašo vadovas (generalinis direktorius/direktorius). Todėl būtina įsitikinti, kad informacija apie sandorio šalies organizacijos vadovą pirminiame dokumente atitinka informaciją apie vadovą, nurodytą Vieningame dokumente. valstybinis registras juridiniai asmenys (USRLE).

Tavo žiniai. Vieningo valstybinio juridinių asmenų registro elektroninį išrašą realiuoju laiku galima gauti Rusijos federalinės mokesčių tarnybos svetainės www.nalog.ru skiltyje „Elektroninės paslaugos“.

Jei informacija apie vadovą Vieningame valstybiniame juridinių asmenų registre ir pirminiame dokumente nesutampa, tuomet reikia paprašyti sandorio šalies patvirtinti informacijos, esančios pirminiame dokumente, įskaitant nurodymą eiti pareigas, sprendime, galiojimą. visuotinis susirinkimas dėl vadovo rinkimų ir kt.

Sąskaitos faktūros

Pagal 6 str. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsniu, sąskaitas faktūras pasirašo organizacijos vadovas ir vyriausiasis buhalteris arba kiti asmenys, įgalioti tai daryti organizacijos įsakymu (kitu administraciniu dokumentu) arba įgaliojimu organizacijos vardu. . Sąskaitos faktūros reikalavimų, įskaitant pasirašymą, nesilaikymas yra pagrindas atsisakyti atskaityti PVM iš tokios sąskaitos faktūros (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnio 2 punktas).
Todėl buhalteris, priimdamas sąskaitas iš sandorio šalies, turi teisę reikalauti pavesti vyriausiojo buhalterio pareigas pavesti sąskaitas faktūras ar kitą administracinį dokumentą pasirašančiam asmeniui.

Įgaliojimas ir įsakymas

Jeigu pirminius dokumentus pasirašę asmenys veikia remdamiesi įgaliojimu, tuomet būtina pareikalauti tokio įgaliojimo kopijos ir patikrinti, ar jis atitinka 2005 m. Art. 185 - 188.1 Rusijos Federacijos civilinio kodekso, taip pat įsitikinkite, kad jis perduoda įgaliojimus pasirašyti pirminius dokumentus.

Tavo žiniai. 2012 m. rugsėjo 25 d. Rusijos finansų ministerijos raštas N 03-02-07/1-227 atspindėjo poziciją, kad direktoriaus pavaduotojas, einantis direktoriaus pareigas, kai pastarasis yra komandiruotėje, negali veikti tik organizacijos vardu. įsakymo pagrindu taip pat būtina išduoti įgaliojimą. Rusijos finansų ministerijai užduotas klausimas buvo susijęs su atstovavimu mokestiniuose teisiniuose santykiuose (deklaracijas, paaiškinimus ir pan.).

Iš tiesų Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 29 straipsnio 3 punktas) nenumato jokios kitos atstovo įgaliojimų įforminimo procedūros, išskyrus įgaliojimą. Tačiau pirminių dokumentų, taip pat sąskaitų faktūrų pasirašymui tokių reikalavimų nėra. Be to, tas pats str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnyje nurodyta, kad sąskaitą faktūrą pasirašęs asmuo gali būti įgaliotas tai padaryti pavedimu ar įgaliojimu.
Asmenų, turinčių teisę pasirašyti pirminius apskaitos dokumentus, sąrašą tvirtina organizacijos vadovas, susitaręs su vyriausiuoju buhalteriu (Buhalterinės apskaitos ir atskaitomybės nuostatų 14 punktas, 1 dalis, Įstatymo Nr. 402-FZ 7 str. , Rusijos finansų ministerijos informacija Nr. PZ-10/ 2012).
Todėl įgaliojimo pasirašyti dokumentus patvirtinimas gali būti:
- organizacijos administracinis dokumentas (įsakymas, instrukcija, vidaus reglamentas dėl teisės pasirašyti ant dokumentų);
- arba organizacijos vardu pateiktas įgaliojimas.
Sutartyje arba jos priede gali būti įtvirtinta nuostata dėl įgaliotų asmenų, turinčių teisę pasirašyti pirminius sutarties įvykdymą patvirtinančius dokumentus (pavyzdžiui, sąskaitas faktūras, aktus). Čia taip pat galima užsitikrinti šių asmenų parašus.

Nuomonė. M. Smolninova, Vyriausiasis redaktorius leidykla „Verslo arsenalas“
Kyla klausimas: kokiu atveju parašo teisių perdavimas turi būti įforminamas įsakymu (kitu organizacijos administraciniu dokumentu), o kada turi būti išduotas įgaliojimas?
Rusijos Federacijos mokesčių kodekse nėra atsakymo į tai. Įstatymų leidėjas atkreipia dėmesį tik į alternatyvų dokumentų pobūdį: užtenka vieno iš jų.
Praktiškai šiuo klausimu yra keletas požiūrių. Išvardinkime pagrindinius.
1. Įsakymu įforminamas pasirašymo teisės perdavimas organizacijos darbuotojui, kuris nėra vadovas ir vyriausiasis buhalteris, o asmenims, nesusijusiems su organizacija darbo santykiais, išduodamas įgaliojimas. Šis požiūris grindžiamas požiūriu, pagal kurį galių paskirstymas organizacijoje yra įforminamas jos vidaus dokumentais (įsakymais, kitais administraciniais dokumentais), kurie netaikomi organizacijos išorės asmenims (kurių nėra jos personale). ).
2. Įsakymas išduodamas laikinai pavadavus (atliekant pareigas) kitiems darbuotojams, kai jie laikinai nėra (pavyzdžiui, ligos, atostogų, komandiruotės metu); visais kitais atvejais turi būti išduotas įgaliojimas. Šiuo aiškinimu akcentuojama tiesioginė įgaliojimo paskirtis – įgaliojimų patvirtinimas prieš visas trečiąsias šalis (prieš sandorio šalis, kurioms išrašomos sąskaitos faktūros) tų asmenų, kurie nėra organizacijos vadovai ar vyriausieji buhalteriai, atlieka savo pareigas, tačiau kartu jiems nurodoma pasirašyti sąskaitas faktūras – sąskaitas faktūras organizacijos vardu. Laikinai nesančio darbuotojo pavadavimo laikotarpiu pavaduojantis asmuo vykdo ne savo, o pavaduojamo darbuotojo (organizacijos vadovas, vyriausiasis buhalteris) teises ir pareigas, todėl organizacijos įgaliojimo nereikia. šiuo atveju: pakaitinis darbuotojas veikia remdamasis organizacijos įsakymu (kitu administraciniu dokumentu).
Kaip matote, tam tikromis aplinkybėmis abu šie požiūriai atrodo įtikinami. Tačiau išsiaiškinkime, kaip patartina rengti šiuos dokumentus įmonei. Teisingas sąskaitų faktūrų pasirašymo teisės perdavimo organizacijoje dokumentavimas skirtas šioms pagrindinėms problemoms išspręsti:
- vengti konfliktinių situacijų su mokesčių institucijomis ir sandorio šalimis, nes neatmetama galimybė jų prašymu pateikti sąskaitas faktūras pasirašiusių asmenų įgaliojimus patvirtinančius dokumentus;
- fiksuojant sąskaitų pasirašymo teisės perėjimą, kartu priskirti tam tikriems asmenims atsakomybę už jų pasirašytų sąskaitų faktūrų turinį ir įforminimo teisingumą.
Įmonės vadovybė yra natūraliai suinteresuota, kad būtų nustatyta sąskaitas pasirašančių asmenų asmeninė atsakomybė. Įgaliojimas įformina tik teisių suteikimą, bet ne tiesioginį atitinkamų pareigų perleidimą ir atsakomybę už jų nevykdymą. Šios aplinkybės nustatomos organizacijos įsakymu (kitu administraciniu dokumentu), o darbo teisės požiūriu naujų pareigų paskyrimas paprastai galimas jas įtraukus į darbo sutartį (57 straipsnis). Darbo kodeksas Rusijos Federacija) ir (arba) darbuotojo pareigybės aprašymas. Jeigu pasirašymo teisė neperduota organizacijos darbuotojui, tai atitinkami įsipareigojimai ir atsakomybė už jų nevykdymą turi būti aiškiai nurodyti civilinės teisės sutarties tekste (sutartyje dėl mokamų paslaugų ir pan.).
Gali susidaryti situacija, kai sandorio šalis prieštarauja, kad įsakymas (dar vienas organizacijos administracinis dokumentas) reglamentuoja tik santykius organizacijos viduje, o atstovavimui prieš išorės šalis reikalingas įgaliojimas. Tačiau praktiškai mokesčių institucijos vargu ar atkreips dėmesį į įgaliojimo nebuvimą, jei yra tinkamai įvykdytas įsakymas.
Taigi galima padaryti tokias išvadas:
- perdavus teisę pasirašyti sąskaitas asmenims, kurie nėra šios organizacijos darbuotojai, toks perdavimas turi būti įformintas įgaliojimu;
- pavaduojant (einant pareigas) laikinai nesantį organizacijos vadovą ir (ar) vyriausiąjį buhalterį, būtina įforminti teisės pasirašyti sąskaitas perdavimą:
1) organizacijos įsakymas (kitas administracinis dokumentas);
2) tokio pareigų atlikimo (darbuotojo pavadavimo) galimybę taip pat patartina įtraukti į šių asmenų darbo sutartis ir/ar pareigybių aprašymus;
- jeigu darbuotojui perduodama teisė nuolat pasirašyti sąskaitas savo organizacija, tuomet patartina įforminti:
1) įsakymas (kitas administracinis dokumentas) organizacijai;
2) įgaliojimas organizacijos vardu;
3) taip pat darbo sutartyje ir (arba) pareigybės aprašyme atspindi tokių pareigų paskyrimą. Be to, mokesčių inspekcijai pagal 6 str. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsniu, pakaks vieno dokumento: organizacijos įsakymo (kito administracinio dokumento) arba įgaliojimo. Darbdaviui labiau rūpi darbo sutartis ir pareigybės aprašymas.

Taigi, mes išsiaiškinome sandorį sudariusio asmens galias.

Veido atpažinimas

Tada turėtumėte įsitikinti, kad ant dokumento parašas yra stenogramoje nurodyto asmens. Šis žingsnis yra būtinas, nes pastaruoju metu beveik jokio mokesčių institucijų audito negalima atlikti nenustačius sandorio šalių, kurios nevykdo savo mokestinių įsipareigojimų.
Atkreipkite dėmesį: net ir tuo atveju, kai tiekėjų vadovai neatsisako dalyvauti organizacijų veikloje ir pripažįsta, kad jie buvo jų vadovai, mokesčių administratorius inicijuoja dokumentų, patvirtinančių, kad parašai ant dokumentų nepriklauso, rašysenos ekspertizę. asmenų, kurie yra vadovai, ir tuo pagrindu atsisako pripažinti išlaidas.
Mokesčių pareigūnai remiasi str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 252 str. ir Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo plenumo 2006 m. spalio 12 d. nutarimas N 53 „Dėl arbitražo teismų įvertinimo dėl mokesčių mokėtojo, gaunančio mokesčių lengvatą, pagrįstumo“. Dokumentais pagrįstos išlaidos – išlaidos, pagrįstos dokumentais, parengtais pagal Rusijos Federacijos teisės aktus. Dokumentai, kurių informacija yra neišsami, nepatikima ir (ar) prieštaringa, negali būti pagrindu gauti mokesčių lengvatą. Kadangi ant pirminio dokumento pasirašė neįgaliotas asmuo (nežinomi asmenys), šiame dokumente yra melagingos informacijos, todėl išlaidų (PVM atskaita) patvirtinti negali.

Parašų pavyzdžiai

Kaip buhalteris gali patikrinti parašo galiojimą? Ar tikrai įmanoma kiekvieną kartą atlikti tyrimą?
Nepaisant to, kad jokiame teisės akte nereikalaujama patikrinti sandorio šalies parašo, ar jis atitinka jo galiojimą, šiuo metu organizacijos vis dažniau reikalauja iš sandorio šalių už pirminių dokumentų ir sąskaitų faktūrų pasirašymą atsakingų asmenų parašų pavyzdžius. Tai gali būti paso kopija su parašu arba banko kortelių su parašo ir antspaudo pavyzdžiais kopija, arba įgaliojimas, patvirtinantis asmens, įgalioto pasirašyti dokumentus, parašą. Priešingu atveju, jei organizacija tokių dokumentų neprašys, susidurs su neigiamomis pasekmėmis.

Netikras parašas

Tačiau parašo pavyzdžio prašymas ne visada gali apsaugoti įmonę. Net jei parašai ant dokumentų vizualiai sutampa, vėliau gali paaiškėti, kad parašai yra suklastoti (paprastai tai nustatoma remiantis ekspertizės rezultatais).
Bet tokiu atveju, jei įmonė turi iš sandorio šalies prašytus ir gautus dokumentus, kuriuose matomas sandorio šalies įgalioto asmens parašo pavyzdys ir toks parašas vizualiai sutampa su parašais pirminiuose dokumentuose ir sąskaitose faktūrose, tikimybė laimėjus ginčą teisme, žymiai padidės. Mat įmonė elgėsi rūpestingai ir, vadovaudamasi verslo papročiais, padarė viską, kas įmanoma, kad dokumentai būtų pasirašyti įgalioto asmens.

Supaprastintas parašas

Praktikoje, jei asmuo (direktorius) turi pasirašyti daug dokumentų, taupant laiką, ant jų dedamas tik potėpis ar kitas supaprastintas parašas, kitoks nei parašas pase ar banko kortelėje. Tokiu atveju greičiausiai mokesčių administratoriai turės skundų, nes pirmiausia jie lygina parašus vizualiai (pavyzdžiui, su parašu sandorio šalių atstovų apklausų ataskaitose).
Kadangi nėra teisinių reikalavimų asmens parašui ant dokumentų, toks parašas neturi sutapti su parašu ant oficialių dokumentų (pavyzdžiui, paso). Pagrindinis parašo tikslas – patvirtinti, kad dokumentą patvirtino atsakingas asmuo, įgaliotas pasirašyti dokumentus. Atitinkamai sandorio šalies vadovas (kitas įgaliotas asmuo) turi teisę pasirašyti kitaip nei nurodyta pase, tačiau tokiu atveju būtų naudinga paprašyti tokio supaprastinto parašo pavyzdžio.

Tavo žiniai. Turėkite omenyje: Rusijos finansų ministerija elektroninius dokumentus, pasirašytus paprastu arba nekvalifikuotu elektroniniu parašu, prilygina popieriniams dokumentams su atsakingo asmens ranka rašytu parašu. Bet tik tuo atveju, jei tarp įmonių yra sudaryta elektroninių dokumentų valdymo sutartis, kurioje yra atitinkama sąlyga (2011-06-04 federalinio įstatymo N 63-FZ „Dėl elektroninio parašo“ 6 straipsnio 2 dalis, Ministerijos raštai). Rusijos finansai 2014-01-17 N PA-4-6/489, 2011-11-24 N ED-4-3/19693@). Kitu atveju (nesant susitarimo) pirminius dokumentus saugiau pasirašyti kvalifikuotu skaitmeniniu parašu.

Vietoj išvados

Deja, praktiškai neįmanoma kontroliuoti pirminius dokumentus pasirašančių asmenų įgaliojimų, ypač didelėje organizacijoje (su didelė suma sandorio šalys), ne visada įmanoma. Tam greta buhalterinės apskaitos tektų sukurti dar vieną skyrių. Tačiau atkreipkite dėmesį, kad Neigiamos pasekmės mokesčių mokėtojui dokumentus pasirašo neįgaliotas asmuo, jei įrodymų visuma kelia abejonių dėl sandorių su tokia sandorio šalimi tikroviškumo ("fly-by-night" sandorio šalis, sandorio šalies vadovas atsisako pasirašyti, tyrimas parodė kad parašas suklastotas, įmonė nemoka mokesčių, migruoja iš patikrinimo į patikrinimą ir pan.). Atitinkamai, jei įmonė gali surinkti įrodymų apie sandorių realumą ir deramo patikrinimo vykdymą pasirinkdama sandorio šalį, ji turi galimybę panaikinti mokesčių administratoriaus pretenzijas (aukštesniu lygiu). mokesčių institucija arba teismas).
Taigi, kokių dokumentų reikia bent jau pareikalauti ir gauti iš sandorio šalies, kad dokumentai būtų pasirašyti įgaliotų asmenų, kad būtų išvengta prieštaringų situacijų? Tai:
1) išrašas iš Vieningo valstybinio juridinių asmenų registro. Tokį išrašą galite pasidaryti patys iš svetainės, būtinai atsispausdinkite ir įdėkite į kitos sandorio šalies failą;
2) įsakymas (kitas administracinis dokumentas) dėl įgaliotų asmenų, turinčių teisę pasirašyti pirminius dokumentus ir sąskaitas faktūras. Geriausia, kai prie tokio įsakymo (kito administracinio dokumento) yra priedas su įgaliotų asmenų parašų pavyzdžiais. Dokumentai, patvirtinantys teisę pasirašyti dokumentus iš sandorio šalių, turi būti jų tinkamai patvirtinti;
3) arba įgaliojimas organizacijos vardu pasirašyti dokumentus. Taip pat patartina pridėti įgalioto asmens parašo pavyzdį;
4) paso, banko kortelės kopijos su parašo ir antspaudo pavyzdžiu arba kito asmens, turinčio teisę pasirašyti dokumentus, parašo pavyzdys.
Atkreipiame dėmesį, kad šis dokumentų sąrašas reikalingas tik patvirtinti asmenų įgaliojimus pasirašyti dokumentus, o jų parašai patvirtinti, kad pasirenkant sandorio šalį buvo laikomasi kruopštumo ir rūpestingumo, šių dokumentų nepakaks.

Arbitražo praktika. Kaip pažymi teisėjai, norint patvirtinti įmonės rūpestingumą, be kita ko, reikėtų pasidomėti ir kitos sandorio šalies dalykine reputacija, taip pat ar ji turi reikiamų išteklių sandoriui įvykdyti (Lietuvos Aukščiausiojo arbitražo teismo nutarimai). Rusijos Federacija 2010 m. balandžio 20 d. N 18162/09, 2010 m. birželio 8 d. N 17684/09 ) ir kt.

Jei sandorio šalis yra patikima, įmonė ja pasitiki, aukščiau esantis sąrašas gali būti sutrumpintas. Jei organizacija turi pagrindo manyti, kad ateityje sandorio šalis gali atsisakyti pasirašyti dokumentus, tada, priešingai, pateiktas sąrašas bus privalomas. Be to, tokiu atveju galite reikalauti įgaliojimo patvirtinimo/nepakeitimų sutarties galiojimo metu. Pavyzdžiui, sudarius ilgalaikę sutartį (nuomos, tiekimo), kas mėnesį tikrinti informaciją apie vadovą, reikalauti patvirtinimo apie įgaliotų pasirašiusių darbuotojų darbą organizacijoje iki tinkamo laiko ir pan.
Jeigu pirminiuose dokumentuose esanti informacija yra neįskaitoma arba dokumentus pasirašiusių asmenų vardai ir pavardės bei inicialai nesutampa su už jų pasirašymą atsakingų asmenų sąrašu arba yra kitų aplinkybių, kurios kelia abejonių dėl dokumentų pasirašymo įgalioto asmens. asmenų, buhalteris neturėtų atspindėti faktų ekonominė veikla tokių dokumentų pagrindu, kol bus išspręstos abejonės dėl asmenų autoriteto. Atsisakydamas priimti tokius dokumentus, buhalteris laikosi Įstatymo N 402-FZ reikalavimų, įskaitant tai, kad apskaitoje neįmanoma registruoti įsivaizduojamų ir apsimestinių objektų (10 straipsnio 2 dalis) ir priimti apskaitai dokumentus, patvirtinančius ūkinio gyvenimo faktus, neįvyko (1 dalis, 9 straipsnis).

Asmenų, įgaliotų pasirašyti pirminius apskaitos dokumentus, sąrašą tvirtina organizacijos vadovas, susitaręs su vyriausiuoju buhalteriu. Be to, dokumentus, naudojamus ūkinėms operacijoms lėšomis įforminti, pasirašo organizacijos vadovas ir vyriausiasis buhalteris ar jų įgalioti asmenys.
Pateiksime apytikslę tokio sąrašo formą.

ATTVIRTAU
„Tempera LLC“ generalinis direktorius
Golovinas A.D. _ /parašas/ _
05.10.2000

Pasirašyti įgaliotų pareigūnų sąrašas
pirminiai apskaitos dokumentai Tempera LLC

vardas dokumentas	Valdžia	Pareigos ir pavardė	Pavyzdys parašų
Mokėjimas įsakymas	Leidimas pakartotinai pinigų pervedimas lėšos iš dis- net suskaičiuoti	Pirmasis parašas yra genas ralio direktorius Golovinas A.D. Pirmasis geno pavaduotojas ralio direktorius Pozharnovas I.I. Antrasis parašas yra pagrindinis buhalteris Dolganovas P.V. viršininko pavaduotojas buhalteris Toporkovas Z.G.	parašas parašas
Išlaidojamas kasos aparatas der	Leidimas tau duoti pinigų lėšų	Pirmasis parašas yra genas ralio direktorius Golovinas A.D. Pirmasis geno pavaduotojas ralio direktorius Pozharnovas I.I. Antrasis parašas yra pagrindinis buhalteris Dolganovas P.V. viršininko pavaduotojas buhalteris Toporkovas Z.G.	parašas parašas
	Grynųjų pinigų išdavimas lėšų	Kasininkė Borovikova K.E.	parašas
Prikhodny kasos aparatas der	Leidimas grynųjų pinigų gavimas lėšų	Vyriausiasis buhalteris Dolganovas P.V. viršininko pavaduotojas buhalteris Toporkovas Z.G.	parašas parašas
Išankstinis ataskaita	Ataskaitos tvirtinimas	generalinis direktorius Golovinas A.D.	parašas
	Kainos patvirtinimas miškingumas rasių produktai juda	Struktūrų vadovai skyriai: 1 skyrius - Zaicevas I.V. 2 skyrius – Konev P.R. 1 seminaras – Vanin R.N. Apskaita - Petrova A.Kh.	parašas parašas parašas parašas
	Ataskaitos tikrinimas ir priedas prie jo dokumentus	Vyriausiasis buhalteris Dolganovas P.V. viršininko pavaduotojas buhalteris Toporkovas Z.G.	parašas parašas
Reikalavimas - sąskaita faktūra Riba- tvora žemėlapį	Prašymas matematikos rialinės vertės	Struktūrų vadovai skyriai: 1 skyrius - Zaicevas I.V. 2 skyrius – Konev P.R. 1 seminaras – Vanin R.N. Apskaita - Petrova A.Kh.	parašas parašas parašas parašas
	Leidimas prekių ir medžiagų paleidimas iš sandėlio	OMTS vadovas Paramonovas N.T.	parašas
	Prekių ir medžiagų išleidimas iš sandėlį	Sandėlininkas Woodswardas M.I.	parašas
	Inventorizacijos medžiagų priėmimas	Finansiškai atsakinga svarbūs struktūriniai asmenys skyriai: 1 skyrius – Fein I.V. 2 skyrius - Perovas P.R. 1 seminaras – Sanin R.N. Apskaita - Karalienė P.V.	parašas parašas parašas parašas
Vyriausiasis buhalteris _ /parašas/_ Dolganovas P.V.

Jeigu dokumentą pasirašo netinkamas asmuo (tai yra Sąraše neįrašytas asmuo arba asmuo, kuris pagal įstatymus neturi įgaliojimų pasirašyti), tokio dokumento galiojimas kelia abejonių. Visų pirma, Rusijos Federacijos civilinio kodekso 185 straipsnio 5 punktas nustato, kad asmuo, veikiantis juridinis asmuo sudarant sandorius turi būti įgaliotas juridinio asmens vardu išduotu įgaliojimu, pasirašytu jo vadovo ar kito steigimo dokumentais įgalioto asmens su šios organizacijos antspaudu. Įgaliojimą valstybės ar savivaldybės turtu pagrįsto juridinio asmens vardu priimti ar išduoti pinigus ir kitą turtinį turtą taip pat turi pasirašyti šios organizacijos vyriausiasis (vyresnysis) buhalteris. Jei bent viena iš sąlygų neįvykdyta, kiekviena iš sandorio šalių gali reikalauti, kad sandoris būtų negaliojantis. Ši nuostata yra Rusijos Federacijos civilinio kodekso 183 straipsnyje, kuriame teigiama, kad neįgalioto asmens pasirašius dokumentus (sandorio sudarymą), nesant įgaliojimo veikti kito asmens vardu arba per daug. tokio įgaliojimo - sandoris laikomas sudarytu jį sudariusio asmens vardu ir jo interesais, nebent kitas asmuo (atstovaujamas) vėliau aiškiai pritartų sandoriui. Atstovajamajam vėlesnis sandorio patvirtinimas sukuria, keičia ir nutraukia jam civilines teises ir pareigas pagal šį sandorį nuo jo sudarymo momento.
Rusijos Federacijos civilinio kodekso 982 straipsnis nustato suinteresuotojo asmens pritarimo veiksmams jo interesais pasekmes: jei asmuo, kurio interesais be jo nurodymo atliekami veiksmai, pritaria šiems veiksmams, pavedimo sutarties ar kitos sutarties taisyklės. atitinkančių atliktų veiksmų pobūdį, net jei pritarimas buvo žodinis.
Rusijos Federacijos civilinio kodekso 986 straipsnyje nustatyta taisyklė dėl sandorio svetimais interesais pasekmių: prievolės pagal sandorį, sudarytą kieno nors kito interesais, pereina asmeniui, kurio interesais jis sudarytas, jam pritarus. šį sandorį ir jeigu kita šalis tokiam perleidimui neprieštarauja arba sudarydama sandorį žinojo arba turėjo žinoti, kad sandoris sudarytas kažkieno interesais. Kai prievolės pagal tokį sandorį pereina asmeniui, kurio interesais jis sudarytas, pastarajam turi pereiti ir teisės pagal šį sandorį.
Todėl, jei organizacija patvirtina sandorį, kurį atliko neįgaliotas asmuo, tai gali patvirtinti:
- dokumentai apie materialinių vertybių komandiravimą ar naudojimą;
- su sandoriu susiję mokėjimo dokumentai;
- dokumentai (įsakymai, nurodymai, avanso ataskaitos tvirtinimas ir kt.) arba liudytojų parodymai, patvirtinantys darbuotojo įvykdyto sandorio patvirtinimą;
- kiti dokumentai.
Taip pat, jeigu kita sandorio šalis ėmėsi veiksmų, kad įvykdytų savo įsipareigojimus pagal sandorį arba priėmė su sandoriu susijusį mokėjimą, laikoma, kad sandorį ji patvirtino.

1 pavyzdys. Darbuotojas Sidorčukas V.V. priėmė medžiagas aikštelės reikmėms, nesant įgalioto priimti medžiagas meistro. Medžiagos buvo priimtos tvarkyti, o tai fiksuojama atitinkamuose pirminiuose dokumentuose, apskaitos registruose ir buhalterinėse apskaitose. Taigi sandoris šiuo atveju buvo sudarytas neįgalioto darbuotojo, tačiau buvo patvirtintas.

2 pavyzdys. Sutartį dėl materialinių vertybių tiekimo pasirašė asmuo, neturintis teisės atlikti sandorio juridinio asmens vardu, tačiau materialines vertybes gaunami organizacijos sandėlyje ir jų siuntimas atsispindi važtaraštyje, sandėlio kortelėse, apskaitos registruose. Pasibaigus sandoryje nurodytam terminui, tiekėjas pareikalavo iš organizacijos sumokėti už gautas vertybes, tačiau buvo atsisakyta, motyvuojant tuo, kad sandorį sudarė neįgaliotas asmuo.
Šiuo atveju nėra pagrindo sandorį pripažinti negaliojančiu ir atsisakyti apmokėti, nes sandorį faktiškai patvirtino juridinis asmuo tuo metu, kai vertybės buvo priimtos į apskaitą.

3 pavyzdys. Vertingų medžiagų išleidimo į dirbtuves limito kortelėje medžiagų pareikalavusio skyriaus vedėjo parašas buvo pakeistas jo padėjėjo parašu. Sandėlininkas atsisakė priimti dokumentą vykdyti dėl netinkamo jo įforminimo.

Be pirmiau nurodytos privalomos dokumento informacijos, galite įvesti šią papildomą informaciją:
- dokumento numeris (vidaus dokumentų numeracija turi kontrolinę reikšmę, neįtraukianti dokumentų pasikartojimo ir jų praradimo galimybės);
- organizacijos adresas;
- ūkinės operacijos atlikimo pagrindas (kaip papildomas argumentas atliekant finansinį auditą);
- grąžintinų mokesčių buvimas ir dydis turto vertėje (kontroliuoti išlaidų priskyrimo ir mokesčių sumokėjimo apskaičiavimo teisingumą).
Siekiant supaprastinti apskaitos informacijos tvarkymą, pirminiuose apskaitos dokumentuose gali būti numatytas ūkinės operacijos kodo tvirtinimas. Kodavimo sistemos gali būti kuriamos organizacijos viduje, atsižvelgiant į jos organizacinę struktūrą ir veiklos sąlygas.

4 pavyzdys. Medžiagų išleidimas į gamybą koduojamas 1000 grupės kodais:
1001 - medžiagų išleidimas iš sandėlio į cechą Nr.1;
1002 - tas pats - į dirbtuves Nr.2;
1003 - tas pats - į dirbtuves Nr.3.
Pinigų išdavimas iš kasos koduojamas 5000 grupės kodais:
5001 - pinigų išdavimas darbo užmokesčiui;
5002 - pinigų išdavimas į sąskaitą ir kt.

Kodų naudojimas yra ypač naudingas, jei duomenys yra apdorojami kompiuteriu.
Pirminis apskaitos dokumentas turi būti surašytas operacijos metu, o jei tai neįmanoma, iškart po jos užbaigimo.
Šiuos dokumentus surašę ir pasirašę asmenys privalo užtikrinti savalaikį ir kokybišką pirminių apskaitos dokumentų įforminimą, jų perdavimą per nustatytą atspindžio apskaitoje terminą, juose esančių duomenų patikimumą.
Jeigu pirminiai apskaitos dokumentai yra netinkamai parengti arba visai neparengti, organizacija susiduria su ūkinės operacijos fakto įrodinėjimo problema. Ginčų atveju ūkinės operacijos fakto netiesioginiu patvirtinimu gali pasitarnauti ir kiti pirminiai apskaitos dokumentai, inventorizacijos ataskaitos, ekspertų išvados ir kt. Tačiau gauti tokius įrodymus paprastai yra sunku ir jų gali nepakakti.
Gali atsitikti taip, kad konkretaus verslo sandorio faktą įmonei teks įrodyti teisme.
Šiuo atveju informacija, gauta pagal Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekso 52 straipsnio reikalavimus, gali būti naudojama kaip įrodymas naudojant:
- rašytiniai įrodymai (dokumentai, tiesiogiai ar netiesiogiai patvirtinantys ūkinės operacijos faktą. Pavyzdžiui, nesant sąskaitos už gaminių išdavimą trečiajam asmeniui, pirkėjo pasirašyta sąskaita faktūra, dokumentai apie vėlesnį apmokėjimą, dokumentai apie šių gaminių įrašymas į pirkėjo balansą gali būti netiesioginis siuntimo fakto patvirtinimas ir pan.);
- daiktiniai įrodymai (inventorizavimo metu, materialinių vertybių buvimas arba grynųjų pinigų dėl netinkamai įvykdytos ūkinės operacijos organizacija turi būti įvykdyta);
- ekspertų išvados (paprastai tokios išvados reikalingos, jei nėra dokumentų apie medžiagų nurašymą gamybai arba kaupiant darbo užmokesčio be tinkamai išduotų darbo užsakymų ir pan. Tokiu atveju ekspertu pakviestas atitinkamo profilio specialistas gali patvirtinti technologiškai pagrįstus medžiagų suvartojimo gaminių gamybai standartus, atliekamų darbų apimtį, darbo sąnaudų dydį ir pan.);
- liudytojų parodymai [pavyzdžiui, jei darbo užmokesčio žiniaraštį pasirašė ne pats darbuotojas, o kažkas kitas, tačiau darbuotojas teigia, kad pinigus iš šio darbo užmokesčio gavo visiškai, tada teismas neįpareigos organizacijos mokėti pinigai vėl formaliai (netinkamo parašo dokumente)];
- byloje dalyvaujančių asmenų paaiškinimai (pavyzdžiui, jei kasininkė išdavė pinigus į sąskaitą, be raštiško organizacijos vadovo nurodymo, bet vėliau jo veiksmus patvirtino vadovas, tada parašo nebuvimas sąskaitą kasos orderis, neabejotinai yra grynųjų pinigų operacijų atlikimo tvarkos pažeidimas, tačiau tai nereiškia, kad organizacijai taikomos nuobaudos).
Tačiau bet kuriuo atveju reikia nepamiršti, kad pagal Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekso 57 straipsnį bylos aplinkybės, kurios pagal įstatymą ar kitus norminius teisės aktus turi būti patvirtintos. tam tikrais įrodymais, negali būti patvirtintas kitais įrodymais.
Įstatymų leidėjas nustato vyriausiojo buhalterio reikalavimus ūkinių operacijų dokumentavimui ir pateikimui buhalterijai. reikalingus dokumentus ir informacija yra privaloma visiems organizacijos darbuotojams. Be vyriausiojo buhalterio parašo, piniginių ir atsiskaitymo dokumentų, finansiniai ir kreditiniai įsipareigojimai laikomi negaliojančiais ir nepriimami vykdyti.
Svarbu, kad iškilus nesutarimams tarp organizacijos vadovo ir vyriausiojo buhalterio dėl tam tikrų ūkinių operacijų vykdymo, dokumentai apie juos gali būti priimami vykdyti raštišku organizacijos vadovo, kuriam tenka visa atsakomybė. už tokių operacijų padarinius (Buhalterinės apskaitos įstatymo 7 str. 3, 4 p.).
20. Apskaitos politikos rengimo terminas
Paprastai naujų finansinių metų apskaitos politikos rengimas baigiamas iki einamųjų metų gruodžio mėnesio pabaigos ir patvirtinamas tą patį mėnesį. Būtina atsižvelgti į tai, kad apskaitos politikos tvirtinimo terminas turi būti toks, kad visi organizacijos darbuotojai, kuriuos tiesiogiai veikia parengtų dokumentų nuostatos, turėtų laiko su jais susipažinti.
Jei organizacija tik kuriama, ji turi patvirtinti savo apskaitos politiką prieš pirmą kartą paskelbdama savo finansines ataskaitas, bet ne vėliau kaip per 90 dienų nuo valstybinės registracijos kaip juridinio asmens dienos. Šiuo atveju laikoma, kad įmonė apskaitos politiką taiko nuo valstybinės registracijos momento.
Darbinis sąskaitų planas ir kiti apskaitos politikos dokumentai turi būti saugomi organizacijoje ne trumpiau kaip penkerius metus nuo tų metų, kuriais jie paskutinį kartą buvo panaudoti rengiant finansines ataskaitas.

21. Apskaitos politikos pakeitimai

Pagal 4 str. Įstatymo N 129-FZ 6 str., organizacijos patvirtinta apskaitos politika kasmet taikoma nuosekliai. Apskaitos politika gali būti keičiama tik:
- pasikeitus Rusijos Federacijos teisės aktams ar buhalterinę apskaitą reglamentuojančių įstaigų nuostatoms;
- kai organizacija kuria naujus apskaitos metodus;
- jeigu iš esmės pasikeičia jos veiklos sąlygos.
Siekiant užtikrinti apskaitos duomenų palyginamumą, apskaitos politikos pakeitimai turi būti įvesti nuo finansinių metų pradžios. Tuo pačiu metu apskaitos metodų kūrimas veiklai, kuria organizacija užsiima pirmą kartą, nėra laikomas apskaitos politikos pakeitimu.
Apie kitų ataskaitinių metų apskaitos politikos pakeitimus organizacija praneša finansinės atskaitomybės aiškinamajame rašte.

22. Apskaitos politika ir apskaitos ataskaitas

Šiuo metu nėra vieningų finansinių ataskaitų formų, kurias būtina pildyti. Pavyzdinėse formose, kurios rekomenduojamos 2003 m. liepos 22 d. Rusijos finansų ministerijos įsakymu N 67n, yra tik apytikslė pagrindinių rodiklių sudėtis.
Taigi, norėdama atspindėti visus esminius rodiklius, organizacija turi sukurti savo finansinės atskaitomybės formas, patvirtinusi jas administraciniu dokumentu.
Kartu turėtų būti pašalintos tos Rusijos finansų ministerijos rekomenduojamų ataskaitų formų pavyzdžių eilutės, kurios pasirodo neužpildytos. Ataskaitoje neturėtų būti tuščių eilučių. To reikalauja Finansinių ataskaitų sudarymo ir pateikimo tvarkos instrukcijos (FM įsakymas Nr. 67n) 5 punktas.
Vadinasi, organizacijų balanso forma skirsis nuo Rusijos finansų ministerijos rekomenduojamos.

"Personalo pareigūnas. Personalo apskaitos tvarkymas", 2011, N 4

TEISĖ PASIRAŠYTI DOKUMENTUS

Dokumento rengimo procedūroje pasirašymas yra ypač svarbus. Praktikoje pasirašant dokumentus dažnai iškyla situacijos dėl pasirašymo teisės, šios teisės delegavimo kitiems pareigūnams ir pan.

Daugeliu atvejų parašas ant dokumento suteikia jam juridinę galią (išskyrus dokumentus, kurie teisinę galią įgyja po jų patvirtinimo – taisykles, nuostatas, instrukcijas, nuostatas, personalo stalas, kai kurie veiksmai ir pan.). Dokumentų pasirašymo tvarką nustato GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų rengimui." Standarte yra nuostatos, sprendžiančios išorinio parašo dizaino klausimus.

„Parašo“ rekvizitai apima: dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą; asmeninis parašas; parašo iššifravimas (inicialai, pavardė).

Kam buvo naudojamas dokumentas?

Pasirašant dokumentą svarbu, ar dokumentas išduotas blanke, ar ne.

Jei dokumentas surašytas ant firminio blanko, paraše įrašomas dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas (formoje pateikiamas organizacijos pavadinimas), jo parašas (parašas), inicialai ir pavardė (parašo stenograma) , pavyzdžiui:

Jei dokumentas surašytas ne ant firminio blanko, į pareigų pavadinimą įrašomas organizacijos pavadinimas:

Prižiūrėtojas

Federalinis

biomedicinos

agentūra Asmeninis V. V. Uibos parašas

Surašant dokumentą ant pareigūno firminio blanko, to asmens pareigos paraše nenurodomos:

Vadovas Asmeninis parašas V. V. Uiba

Reikia nepamiršti, kad dokumentą oficialioje formoje turi teisę pasirašyti tik blanko rekvizituose nurodytas pareigūnas arba laikinai nesančio pareigūno pareigas (atostogos, liga, komandiruotė) einantis asmuo.

Kai pareigas einantis asmuo pasirašo dokumentą oficialiu firminiu blanku, parašas surašomas taip:

Ir apie. vadovas Asmeninis parašas V.V

Parašas surašomas panašiai, jei vadovo pareigas einantis asmuo pasirašo dokumentą ant organizacijos firminio blanko.

"Ir apie". - rusų kalbos požiūriu tai yra grafinė santrumpa, t.y. santrumpa, naudojama tik rašytinėje kalboje, frazė tariama visa. Pasirašant parašą nebūtina naudoti grafinės santrumpos „I o“.

Vaidyba

vadovas Asmeninis parašas V.V

Parašo įgaliojimo pagrindas

Laikinai einančio pareigūno paskyrimas įforminamas vadovo įsakymu (priedas Nr. 1). Įsakyme turi būti nurodyta įgaliojimų perdavimo priežastis, pareigos ir asmens, kuriam pavestos pareigos, pavardė arba vadovo pareigų pradžios data.

Paprastai dokumentus pasirašyti turi organizacijos vadovas ir kiti jo įgalioti asmenys. Vadovo teisė išduoti organizacinius ir administracinius dokumentus yra įtvirtinta steigimo dokumentuose (įstatuose, nuostatuose). Šią teisę, kaip ir teisę vesti susirašinėjimą, vadovas gali perduoti kitiems pareigūnams. Tai įforminama įsakymu dėl pareigų paskirstymo (dėl įgaliojimų perdavimo) (priedas Nr. 2) arba įgaliojimu atlikti tam tikrus veiksmus organizacijos vardu.

Jeigu dokumentų pasirašymo teisė suteikiama vadovo pavaduotojams ar struktūrinių padalinių vadovams, jie pasirašo dokumentą, kuriame nurodo savo pareigas, pvz.

Vadovo pavaduotojas Asmeninis E. Khavkin parašas

Bosas

Teisė sudaryti sandorius ir atitinkamai pasirašyti sutartis gali būti suteikta pareigūnui pagal organizacijos vadovo išduotą įgaliojimą. Įgaliojimų sudarymo tvarką nustato Rusijos Federacijos civilinis kodeksas (182–189 straipsniai).

Įgaliojimas juridinio asmens vardu išduodamas pasirašytas vadovo ar kito jo steigimo dokumentais įgalioto asmens su šios organizacijos antspaudu.

Jeigu struktūrinių padalinių vadovams suteikiama teisė pasirašyti dokumentus, dokumentams išduoti gali būti naudojamos tiek struktūrinių padalinių, tiek organizacijos dokumentų formos. Sprendimą dėl organizacijoje naudojamų formų rūšių priima organizacijos vadovas.

Dokumentą gali pasirašyti keli pareigūnai, pavyzdžiui, organizacijos vadovas ir vyriausiasis buhalteris. Esant tokiai situacijai, parašai dedami vienas po kito eilės tvarka, atitinkančia užimamas pareigas, pavyzdžiui:

Vadovas Asmeninis parašas V. V. Uiba

Vyriausiasis buhalteris Asmeninis V. Yu Zyulkov parašas

Lygiai taip pat, tik nurodant organizacijos pavadinimą, pasirašomi dviejų organizacijų vadovų bendrai išduoti dokumentai (bendras nutarimas, bendras įsakymas), taip pat sutartys (civilinės ir darbo), civilinių sutarčių papildymai, susitarimai dėl pakeitimų. (papildymai) darbo sutartis, protokolai sutartinės dokumentacijos sistemoje (nesutarimų protokolas, nesutarimų sutaikinimo protokolas ir kt.). Surašant bendrą dokumentą, pirmasis lapas ant firminio blanko nerašomas.

Sudarant sutartis reikia nepamiršti, kad sutartį visada pasirašo sutarties preambulėje nurodytas asmuo. Ten taip pat nurodomas pagrindas, kuriuo remiantis asmuo turi teisę pasirašyti - organizacijos įstatai, įgaliojimas.

Asmenų grupės parašai

Posėdžių protokolus paprastai pasirašo du asmenys – posėdžio pirmininkas arba posėdžiui pirmininkaujantis asmuo ir sekretorius, jeigu norminiai teisės aktai nenustato kitokios protokolo pasirašymo tvarkos. „Kita tvarka“ gali numatyti, kad protokolą pasirašo visi kolegialaus (patariamojo) organo nariai arba vienas asmuo – pirmininkas (pirmininkas). Pavyzdžiui, pagal 1995 m. gruodžio 26 d. federalinį įstatymą N 208-FZ „Dėl akcinių bendrovių“ (su pakeitimais, padarytais 2010 m. gruodžio 28 d.), direktorių valdybos (stebėtojų tarybos) posėdžių protokolus pasirašo vienas asmuo - susirinkimui pirmininkaujantį asmenį (68 str. 4 p.), atsakingą už bendrovės balsų skaičiavimo komisijos posėdžių protokolų ir protokolų teisingumą – visi komisijos nariai. Visi komisijos nariai taip pat pasirašo atestavimo, konkurso ir kitų komisijų posėdžių protokolus. Jeigu protokolą pasirašo visi kolegialaus (patariamojo) organo nariai, parašai surašomi taip:

Pirmininkas Asmeninis parašas A. D. Golovinas

Sekretorius Asmeninis O. V. Kilino parašas

Nariai Asmeninis parašas A. V. Zamurjevas

Asmeninis parašas P. N. Reizmanas

Panašiai pasirašomas ir aktas, jeigu jame atsispindi komisijos veikla. Jeigu aktą surašo ne komisija, o grupė asmenų, dedami aktą surašiusių asmenų parašai ir pavardės; pavyzdžiui, dokumentų ir bylų priėmimo ir perdavimo akte:

Persiųsti dokumentai: Gauti dokumentai:

I. O. Pavardė ___________ I. O. Pavardė

(parašas) (parašas)

Dokumento rengėjo parašas

Daugelį organizacijose esančių dokumentų (ataskaitų, tarnybinių, aiškinamųjų raštų, pareiškimų ir kt.) pasirašo tiesioginiai jų rengėjai. Jeigu dokumento antraštės dalyje nurodyta, kieno dokumentas yra (pareigos, padalinys, darbuotojo pavardė), paraše yra tik darbuotojo parašas. Pavyzdžiui, pareiškimuose:

antraštėje:

Rusijos FMBA vadovui

V. V. Uiba

iš personalo konsultanto

V. P. Voronova

Paraše yra tik asmeninis darbuotojo parašas.

Jeigu dokumento antraštės dalyje nurodytas tik adresatas, paraše nurodoma padalinį nurodanti pareigybė; pavyzdžiui, ataskaitose (oficialiose) pastabose:

Bosas

mobilizacijos skyrius Asmeninis parašas A. D. Golovinas

Parašo autentifikavimas

Pareigūno parašo dokumentuose, patvirtinančiuose su finansiniu turtu susijusius faktus, taip pat ant kitų dokumentų, numatančių parašo autentiškumą, tikrumas patvirtinamas antspaudu. Dokumentai tvirtinami organizacijos antspaudu.

Patvirtinus dokumento kopijos atitiktį originalui, po atributu „Parašas“ tvirtinamas patvirtinantis įrašas „Tiesa“; kopiją patvirtinusio asmens pareigos; asmeninis parašas; parašo iššifravimas (inicialai, pavardė); sertifikavimo data, pavyzdžiui:

Personalo skyriaus inspektorius Asmeninis parašas I. V. Solovjan

Laikinai einančio pavaduotojo parašas

Tam tikrų problemų iškyla pasirašant dokumentą, jei dokumentą pasirašo ne vadovas, kurio pareigos ir pavardė dokumente nurodytos, o kitas asmuo, turintis teisę pasirašyti dokumentą. GOST R 6.30-2003 nėra nuostatų, nustatančių dokumentų pasirašymo tvarką tokiais atvejais. Reguliavimo dokumentas reguliuojančios šias situacijas šiuo metu Gairės dėl biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose instrukcijų rengimo, patvirtintas. 2009 m. gruodžio 23 d. Federalinio archyvo įsakymu N 76.

Neleidžiama pasirašyti dokumentų prielinksniu „už“ arba pasviruoju brūkšniu prieš pareigybės pavadinimą. Jeigu pareigūno, kurio parašas yra ant dokumento projekto, nėra, dokumentą pasirašo vadovo pavaduotojas, turintis teisę pasirašyti dokumentus vadovo vardu, arba kitas pareigūnas, turintis parašo teisę pagal paskirstymo įsakymą. pareigas, nurodomos faktinės dokumentą pasirašiusio asmens pareigos ir pavardė. Pataisyti parengtą dokumentą gali ranka jį pasirašantis asmuo.

Asmeniui pasirašius dokumentą, pagal laikinai nesančio vadovo nurodymą (atostogos, liga, komandiruotė), parašas surašomas taip:

Ir apie. Viceministras Parašas I. O. Pavardė

Vaidyba

Viceministras Parašas I. O. Pavardė

Kai dokumentą pasirašo keli pareigūnai, jų parašai dedami vienas po kito pareigybių hierarchiją atitinkančia seka.

Kai dokumentą pasirašo keli lygias pareigas turintys, bet skirtingoms institucijoms atstovaujantys asmenys, parašai dedami tame pačiame lygyje.

Taip pat gali naudoti organizacijos, kurios nėra federalinės vykdomosios valdžios institucijos šis įsakymas parašo registracija. Tokiais atvejais daugelis organizacijų naudoja antspaudus, nurodančius pareigūno inicialus ir pavardę, kad pavardės nebūtų rašoma ranka.

Faksimilė

Kartu su asmeniniu parašu tam tikrais atvejais dokumentuose gali būti naudojama ir parašo faksimilė. Reikėtų nepamiršti, kad Rusijos Federacijos civilinis kodeksas nustato: „Atliekant sandorius, naudojamas faksimilinis parašo atkūrimas mechaninėmis ar kitomis kopijavimo priemonėmis, elektroninis skaitmeninis parašas ar kitas ranka rašyto parašo analogas. leidžiama įstatymų, kitų teisės aktų ar šalių susitarimų nustatytais atvejais ir tvarka“.

Tam tikrose veiklos srityse negalima naudoti faksimilinio parašo atgaminimo, pavyzdžiui, rengiant pirminius apskaitos dokumentus. Vadovaujantis str. 1996 m. lapkričio 21 d. federalinio įstatymo N 129-FZ „Dėl apskaitos“ (su pakeitimais, padarytais 2010 m. rugsėjo 28 d.) 9 str., pirminiai apskaitos dokumentai priimami į apskaitą, jei jie surašyti tokia forma, kuri yra unifikuotų formų albumuose. pirminėje apskaitos dokumentacijoje ir dokumentuose, kurių forma nepateikiama šiuose albumuose, turi būti šie privalomi rekvizitai: dokumento pavadinimas; dokumento parengimo data; organizacijos, kurios vardu buvo surašytas dokumentas, pavadinimas; verslo sandorio turinys; Verslo sandorių vertinimas fizine ir pinigine išraiška; asmenų, atsakingų už ūkinės operacijos vykdymą ir jos įvykdymo teisingumą, pareigybių pavadinimai; asmeniniai šių asmenų parašai. Taigi pirminiuose apskaitos dokumentuose draudžiama naudoti asmenų, atsakingų už ūkinių operacijų vykdymą ir jų atlikimo teisingumą, parašų faksimilinį kopijavimą.

Kitais atvejais, nebent įstatymai ar kiti apribojimai reglamentas, organizacijos savarankiškai nustato faksimilių naudojimo pasirašant dokumentus tvarką.

Elektroninis skaitmeninis parašas

Rusijos Federacijos teisės aktai informacijos ir dokumentacijos srityje, ypač 2002 m. sausio 10 d. federalinis įstatymas N 1-FZ „Dėl elektroninio skaitmeninio parašo“ (su pakeitimais, padarytais 2007 m. lapkričio 8 d.), apibrėžia elektroninio skaitmeninio parašo naudojimo tvarką. elektroninis skaitmeninis parašas elektroniniams dokumentams patvirtinti. Įstatymas sukuria elektroninio skaitmeninio parašo naudojimo elektroniniuose dokumentuose teisines sąlygas, kurioms esant elektroninis skaitmeninis parašas elektroniniame dokumente pripažįstamas lygiaverčiu parašui ranka popieriniame dokumente.

Tokios sąlygos gali apimti:

Su šiuo elektroniniu skaitmeniniu parašu susijęs parašo rakto sertifikatas neprarado galios (galioja) elektroninio dokumento pasirašymo metu, jeigu yra pasirašymo momentą lemiančių įrodymų;

Patvirtintas elektroninio skaitmeninio parašo autentiškumas elektroniniame dokumente;

Elektroninis skaitmeninis parašas naudojamas pagal parašo rakto sertifikate nurodytą informaciją.

Elektroninio skaitmeninio parašo savininku gali būti asmuo, kuriam sertifikavimo centras yra išdavęs parašo rakto sertifikatą ir kuriam priklauso atitinkamas privatus elektroninio skaitmeninio parašo raktas, leidžiantis naudojantis technine ir (ar) programine įranga sukurti savo elektroninį parašą. skaitmeninis parašas elektroniniuose dokumentuose, t.y., pasirašyti elektroninius dokumentus.

Elektroninio skaitmeninio parašo rakto sertifikatas išduodamas pateikus prašymą individualus sertifikavimo centras – organizacija, turinti atitinkamą licenciją.

2006 m. liepos 27 d. federalinis įstatymas N 149-FZ „Dėl informacijos, Informacinės technologijos ir dėl informacijos apsaugos“ (2010 m. liepos 27 d. redakcija) numato: „Pripažįstamas elektroniniu skaitmeniniu parašu ar kitu ranka rašyto parašo analogu pasirašytas elektroninis pranešimas. elektroninis dokumentas, lygiavertis dokumentui, pasirašytam ranka rašytiniu parašu, tais atvejais, kai federaliniai įstatymai ar kiti norminiai teisės aktai nenustato arba nenumato reikalavimo tokį dokumentą surašyti popieriuje“ (11 straipsnio 3 punktas).

Todėl šis federalinis įstatymas numato galimybę naudoti „kitus ranka rašyto parašo analogus“ (išskyrus elektroninį skaitmeninį parašą). Šiuo atveju kalbame apie valdininkų kodus, kurie gali būti naudojami įmonėse Informacinės sistemos.

Elektroninis skaitmeninis parašas dedamas ant dokumento kaip poraštė, pradedant nuo kairiosios paraštės. Paprastai elektroninis skaitmeninis parašas apima dokumentą pasirašiusio asmens vardą, pavardę, elektroninio skaitmeninio parašo rakto sertifikato numerį ir dokumento pasirašymo datą. Elektroniniame skaitmeniniame paraše gali būti ir kitos informacijos, kurios sudėtį lemia programinė ir techninė įranga.

Apytikslis pavyzdys

Rusijos sveikatos ir socialinės plėtros ministerija

(Rusijos FMBA)

Dėl laikinai einančio direktoriaus pareigas

Dėl mano išvykimo į komandiruotę

Aš užsisakau:

1. Nuo 2010 m. balandžio 25 d. laikinai eiti vadovo pareigas paskirti viršininko pavaduotoją M. F. Kiselevą.

2. Nustatyti 3000 rublių pašalpą vadovo pavaduotojui M. F. Kiselevui už darbų derinimą. per mėnesį.

Vadovas V. V. Uiba

Apytikslis pavyzdys

Rusijos sveikatos ir socialinės plėtros ministerija

Federalinė medicinos ir biologijos agentūra

(Rusijos FMBA)

Dėl pareigų pasiskirstymo tarp vadovų

Dėl agentūros vadovybėje įvykusių personalo pasikeitimų,

Aš užsisakau:

1. Nustatykite tokį pareigų paskirstymą tarp agentūrų vadovų.

Palieku: bendrąją vadybą; gerinti agentūros padalinių valdymą ir koordinavimą; sąveika su valdžios institucijomis ir vadovybe, teisminėmis institucijomis; agentūros darbo organizavimas; agentūrų padalinių veiklos koordinavimas; finansinių išteklių paskirstymas; personalo valdymo klausimai.

Vadovo pavaduotoja pagrindinei veiklai – planavimo ir darbo organizavimo skyrių vadyba, finansinis saugumas, buhalterinė apskaita.

Vadovo pavaduotojas administracinei ir ūkinei veiklai – logistikos ir ekonominės paramos skyriaus valdymui, transporto organizavimui, pastato eksploatacijai.

2. Vadovo pavaduotojams suteikiama teisė vesti korespondenciją agentūriniu blanku jų kompetencijos klausimais.

3. Vadovo pavaduotojų laikino nebuvimo laikotarpiu jų pareigų vykdymo klausimus kiekvienu konkrečiu atveju sprendžia vadovas.

Vadovas V. V. Uiba

Bibliografija

1. GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų rengimui." M.: IPK „Standartų leidykla“, 2003 m.

2. Yankovaya V. F. Parašas ant dokumento // Sekretorius-referentas. 2007. N 5.

A. Golovinas

Atsargos pulkininkas,

bosas

mobilizacijos skyrius

Federalinė medicina

biologinė agentūra

Pasirašyta antspaudu

• HR įrašų tvarkymas

Raktiniai žodžiai:

1 -1