Odavno nikome nije tajna da se govor dijeli na sleng i književno - ispravan. Sasvim je logično da ispravan govor bude ne samo usmeni, već i pismeni. Svatko mora svladati kulturu kompetentnog pisanja inteligentna osoba. A još više za one koji službeno aktivno komuniciraju putem dopisivanja. Kakva su slova?
Što je bonton
Prije nego što počnemo govoriti o poslovnom pisanju, prvo se moramo sjetiti što je bonton. To je ustaljeni red ponašanja u društvu, skup manira i pravila takozvanog lijepog ponašanja, kojih se svaka inteligentna, lijepo odgojena osoba mora pridržavati, kako ne bi bila označena kao nekulturna. Ova povijesno utvrđena pravila sastavni su dio života društva.
Kultura pisanja: opće karakteristike
Naravno, to se ne odnosi samo na poslovna pisma. Postoje mnoge vrste i metode pisane komunikacije. Svi su različiti, svaki ima svoje karakteristike, ali postoje i oni zajedničke značajke. Među njima su sljedeći:
- oslanjanje na standardizirani knjižni jezik uz dopuštenje neknjižnoga rječnika;
- korištenje složenih sintaktičkih struktura;
- fiksni red riječi u rečenici;
- jasna struktura teksta;
- visoka pismenost.
Bonton poslovnog pisma
U kojim slučajevima se od nas može tražiti da napišemo poslovno pismo? Naravno, ako poslujemo s organizacijama i/ili pojedincima. Ono što pišemo našim partnerima, kolegama, klijentima, način na koji oblikujemo svoje pismo postat će lice naše tvrtke i predstaviti nas u povoljnom ili nepovoljnijem svjetlu. Osim ako, naravno, nismo kompetentni u bontonu pisanja poslovnih pisama. Kako ne biste izgubili obraz, morate naučiti mudrost u nastavku. Usput, također je korisno imati takvo znanje jer i najmanja pogreška, sitno odstupanje od pravila može poslovno pismo pretvoriti u protuzakonito s pravnog stajališta.
Specifičnosti poslovnih odnosa
Prije nego što izravno razgovarate o slovima, trebali biste razumjeti kako se razlikuju općenito, što ih karakterizira, koje su njihove značajke. Glavno obilježje odnosa na poslu je odsustvo (bilo potpuno ili gotovo potpuno) osobne nijanse u samim tim odnosima. U pravilu, na poslu je svatko od nas izuzetno sabran, miran, pristojan - malo je vjerojatno da će itko plesati uz tamburicu, na primjer, ili izvoditi druge radnje koje su sasvim logične u društvu prijatelja, ali prilično smiješne za radno okruženje. To se, usput, odnosi ne samo na radnje, već i na emocije - možete si dopustiti smijeh ili osmijeh, ili čak blagu manifestaciju ljutnje, ali homerski smijeh, histerija, suze i slično izgledaju prilično neprikladno (sve ovo tiče se isključivo emocija na poslu). Na poslu obično nosimo maske, pokazujući uvježbanost, suzdržanost i pribranost.
Poslovna komunikacija ne može završiti kada vi to želite. Poslovni partner ili klijent neće razumjeti ako usred važnog sastanka naglo ustanemo i napustimo publiku. Ne možete ignorirati sugovornika, ne možete ne odgovarati na pozive ili pisma. Sve te značajke zajedno pomažu boljem razumijevanju govorne etikete poslovnog pisma.
Opći zahtjevi
Prvo na što obratimo pažnju kada primimo pismo je papir. Prema zahtjevima etikete poslovnog pisma, papir za njega uvijek treba biti kristalno čist i ni u kojem slučaju naboran. Primatelji poruke će imati bolji dojam o organizaciji ako je pismo napisano na memorandumu s logotipom tvrtke. Prva stranica nije numerirana, sve ostale su označene arapskim brojevima.
Postoji još jedna vrlo važna točka u bontonu poslovne korespondencije. Posao pretpostavlja visoku pismenost i odsutnost pravopisnih grešaka. Stoga, ako postoje praznine u vašem znanju ruske gramatike, preporučuje se da ne žurite sa slanjem korespondencije, već da je još jednom provjerite radi mogućih nedostataka.
Također opća preporuka I za papirnata i za elektronička pisma, želja je da ne koristite složene konstrukcije u svom pisanom govoru - to je prikladno samo u pravnim dokumentima. Ne smiju se koristiti kratice – samo općeprihvaćene. Ali norma poslovnog bontona uključuje razne klišeje i argot - profesionalni žargon. Cijeli dokument održava se u službenom poslovnom stilu.
Još jedna važna točka koja se može pročitati iz pisma: ono bi trebalo biti što je moguće pristojnije i prijateljskije. Ne može biti govora ni o kakvoj netaktičnosti ili nepristojnosti. Osim toga, poslovno pismo zahtijeva specifičnost i jasan prikaz vaših misli.
Ako primatelj pisma ne govori ruski, tekst poruke treba biti napisan na njegovom jeziku ili na međunarodnom engleskom jeziku. Usput, takav dokument treba biti napisan samo na jednoj strani lista, druga mora ostati prazna.
Prilikom pripreme dokumenata morate osigurati da nema prijenosa. Sam tekst mora biti upisan u razmaku od jedan i pol do dva, s marginom širine dva centimetra s lijeve strane.
Nijanse
Poslovno pismo ima svoju jasnu, posebnu strukturu. Istodobno, ne postoji jedinstveni standard za pripremu papirnatih dokumenata: različite tvrtke mogu imati svoje varijacije. Pridržavaju se samo određenog sastava dijelova pisma: svakako moraju sadržavati "zaglavlje", pozdrav, glavni dio i oproštaj. Ne zaboravite na svoj osobni potpis na kraju pisma.
Usput, takozvani okvir poruke - početna i završna fraza - naziva se okvirom oznake. Ona je ta koja pomaže uspostaviti potreban odnos s primateljem. Osim toga, pravila etikete za poslovna pisma i primjeri njihovog pisanja pokazuju korištenje različitih govornih klišea u porukama (o njima će biti riječi u nastavku).
Važna nijansa Pri izradi poslovnog pisma ostaje ispravna korištena adresa. Prije revolucije kod nas je bila u uporabi adresa “gospodine” ili “gospođo”: smatrala se univerzalnom, tako su zvali svakoga. Sada nema takve univerzalne adrese, iako se riječ "gospodin" ili "gospođa" često nalazi u poslovnim pismima - nakon što je ranije izgubila svoju popularnost, postupno se vraća u upotrebu. Ovo možete uputiti poslovnom partneru ili službeniku, ali ne klijentu ili kolegi.
Najčešćim i univerzalnim trenutno se smatra obraćanje "Poštovani" ili "Poštovani gospodine", ali to zapravo nije ni jedno. Na sličan način, primjerice, ne možete se obraćati takozvanim VIP osobama - posebno važnim osobama, koje se smatraju guvernerima, gradonačelnicima i predsjednicima. U tom slučaju, morat ćete započeti svoje pismo adresom "S poštovanjem" (druga opcija je "Poštovani").
Ako je poruka upućena više osoba odjednom, a svi su predstavnici iste profesije, bilo bi prikladno koristiti adresu poput " Dragi kolege(ako su svi primatelji žene, dozvoljeno je napisati “Drage dame”, ako su muškarci – onda “Dragi gospodo”). Ako je pismo upućeno jednoj osobi, strogo je zabranjeno ne koristiti adresu imenom ili prezimenom. To je dopušteno samo u gore navedenom slučaju (kada je adresat grupa osoba) ili kada je u interakciji s pravnim subjektom.
Što se tiče kraja poruke, morate zapamtiti: on nije ništa manje značajan od početka. Na kraju pisma izražava se uvjerenje u uspješno i/ili brzo rješavanje problema i sl. Ovdje također ne biste trebali isticati bilo kakve poteškoće koje su se dogodile u prošlosti - na primjer, kašnjenje u odgovoru ili ga uopće niste primili. Ove se fraze smatraju negativnim znakovima etikete poslovnog pisma i smatraju se nevoljkošću za nastavak odnosa, kao i nepoštivanjem sugovornika. Važno je razumjeti da je to nedopustivo.
E-pošta: Poslovni bonton
Druga moguća opcija dopisivanja je putem e-pošta. Ovdje također postoji niz posebnosti. Tako npr. ako adresat prima poruku prvi put, tada je potrebno započeti s predstavljanjem vlastite tvrtke, opisom djelatnosti, s moguće zadatke koji bi se trebali provesti. Tijekom dugotrajnog dopisivanja potrebno je sačuvati povijest prošlih pisama, na temelju kojih se temelji svaka sljedeća poruka.
Prvo pismo svakako mora sadržavati pozdrav i adresu. U sljedećim, ako je potreban brzi odgovor, žalba se može izostaviti (ako je prikladno). U online komunikaciji mnogi ljudi ne smatraju potrebnim koristiti interpunkcijske znakove, a također pišu bez njih velika slova. To je neprihvatljivo u bontonu poslovne e-pošte.
Veličina e-poruke ne smije biti prevelika - u pravilu je upola manja od papirnate poruke. U istom slučaju, ako primatelju trebate priopćiti veliku količinu informacija, u tijelu pisma mora biti navedena samo kratka popratna bilješka, a sam materijal mora biti priložen kao privitak u Wordu ili bilo kojoj drugoj datoteci - to nalaže bonton poslovnog pisma putem e-pošte. Primjer takve poruke mogao bi biti: “Dobar dan, poštovani gospodine Ivanov! Šaljemo vam uzorke naših reklamnih brošura. Možete ih pogledati u prilogu...”
Što se tiče potpisa, on mora biti tu. Možete se potpisati na kraju svakog slova ili možete napraviti automatski potpis, koji će biti automatski stavljen. Ovu opciju često koriste predstavnici velikih tvrtki. Potpis mora sadržavati ime i prezime, radno mjesto, kontakt podatke i mjesto rada. Mora biti oblikovan tako da stane u sedamdeset znakova i da ne zauzima više od pet do šest redaka.
Potrebno je reći nekoliko riječi o odgovoru na poruku. Bonton poslovne e-pošte zahtijeva primanje odgovora na poruku u roku od dva dana – ne više. Ako je potrebno više vremena, o tome obavijestite sugovornika. Odgovor na sve poruke održava ugled tvrtke ili poduzetnika. Kako biste bili sigurni je li pismo stiglo do primatelja, možete koristiti funkciju obavijesti o primitku - potvrda isporuke bit će poslana automatski. Osim toga, nije zabranjeno obaviti kontrolni poziv.
Govorne formule ili klišeji
Klišeji, govorne formule, govorne marke- što god rekli, to će i dalje biti sastavni dio poslovne korespondencije. Iz školskog tečaja sjećamo se da se klišeji nazivaju ustaljenim izrazima. Nema ih toliko puno:
- Žaljenje se može izraziti sljedećim frazama: “Nažalost, ne možemo se dogovoriti...”, “Žao nam je što obavještavamo...”, “Na našu žalost, prisiljeni smo obavijestiti...” i sl.
- Zahvalnost se označava klišejima kao što su: “Dopustite da izrazim svoju zahvalnost...”, “Hvala...”, “S obzirom na vaš doprinos...”.
- Primatelja možete pozvati na određeni događaj koristeći pečate: „Čast nam je pozvati vas...“, „Nadamo se vašem pristanku...“, „Zadovoljstvo nam je pozvati vas...“, „Mi bit će mi drago vidjeti te...” i slično.
- Pismo možete završiti frazama: "Radujemo se novim idejama od vas...", "Želimo vam uspjeh...", "Nadamo se daljnjoj plodonosnoj suradnji...".
Zlatna pravila poslovne korespondencije
Uobičajene pogreške u poslovnoj korespondenciji
Nekoliko je naizgled sitnica koje ipak mogu postati kobne u slučaju poslovne komunikacije. Često upravo te sitnice dovode do raskida obostrano korisnih odnosa, raskida transakcija i sličnih neugodnosti. Neprijatelja treba poznavati iz viđenja!
- Ne možete pisati (i zvati!) o poslu izvan radnog vremena! Koliko često, ne želeći čekati jutro, uznemiravamo svoje partnere, klijente, kolege u devet, deset, pa čak i jedanaest navečer. Čini nam se da će sve preko noći nestati, urušiti se, propasti i više se neće moći spasiti stanje. A oni rijetki pojedinci koji su u stanju izdržati do jutra iz nekog razloga vjeruju da je šest ujutro pravo vrijeme za komunikaciju. Uostalom, ako ja ne spavam, onda nitko ne spava. Jao, takvo nas ponašanje samo iritira i okreće protiv nas samih.
- To je već neizravno spomenuto, ali ipak, ne može biti familijarnosti! Komunikacija na poslu odvija se isključivo na “ti” (sa velika slova, to znači pristojnost i poštovanje).
- Pretjerano razmjenjivanje ljubaznosti također može uzrokovati štetu. Prvo, oduzima dragocjeno vrijeme, a drugo, izgleda pomalo dosadno i dosadno. Ne treba se truditi.
Danas ima toliko literature da čovjeku ponekad pobjegnu oči. Ima i dosta knjiga o kulturi govora, uključujući i pisanje.
Oni koji žele steći znanje u ovom području mogu preporučiti sljedeća djela: „Bonton poslovnog pisma” Olega Davtyana, „Kultura pisanog govora” Tatjane Degtereve, „Ruski bonton pisma” Natalije Formanovske i Alle Akishine, „Poslovni bonton” autora Elena Ber, “Ruski govorni bonton” Natalije Formanovske i mnogi drugi.
- Bonton u poslovnom pismu zahtijeva korištenje uskličnik na kraju adrese kako bi se dalo posebno značenje određenom pitanju ili osobi.
- Oslovljavanje adresata imenom ukazuje na prisniji i davno uspostavljen odnos, dok oslovljavanje adresata imenom naglašava distancu.
- Bonton poslovnih pisama u Rusiji karakterizira rodna nivelacija, budući da je većina profesija često samo muška.
Slijediti pravila poslovne korespondencije nije tako teško, jer ih nema toliko. Pamtiti ih je mala znanost. Ali u očima drugih osoba koja poznaje bonton poslovnih pisama uvijek će biti dobro odgojena i kulturna, netko s kim je ugodno poslovati.
Sfera dopisivanja također je od velike važnosti u formiranju međuljudskih odnosa. Sposobnost da svoje misli izrazite na papiru dio je vašeg imidža, kao i vaša inteligencija, maniri, kostim i govor. Kada s nekim razgovarate usmeno, možete procijeniti odgovor slušatelja, preformulirati misao, promijeniti intonaciju, ali kada pišete, više nemate povratnu informaciju i mogućnost mijenjanja slova. Dakle, rukom pisani tekst treba biti napisan što jasnije, s većim stupnjem uvjerljivosti i razumljivosti nego da se protivniku obraćate usmeno.
Bez obzira na sadržaj, pisani tekst, bio to članak, upitnik, priča, poslovna poruka, sastoji se od četiri glavna dijela:
ideje, razmišljanja, vaše osobno stajalište o problemu;
motivi, ciljevi, težnje, interesi, misli i pobude književnika;
jezik i sposobnost razumijevanja adresata;
predstavljanje glavnih ideja, misli i koncepata na najbolji mogući način.
Pri sastavljanju pisanog poslovnog pisma treba se sjetiti kome se obraćate, voditi računa o potrebama, mogućnostima i željama. Potrebno je odrediti ne samo što želite reći, već i kakav odgovor namjeravate dobiti.
Stil diplomatske i službene korespondencije uvijek se mijenjao ovisno o jeziku i tradicijama različitih zemalja. Međutim, nekima se pokorava Opća pravila određeno međunarodnom praksom i konvencijama. Protokol službene korespondencije, čija je svrha, osim navedenog, da primateljima korespondencije iskaže znak poštovanja na koji imaju pravo, poštujući pritom ravnotežu rangova između pošiljatelja i primatelja, strukturiran je na način da se odnos zasniva na ravnopravnosti, uvažavanju i međusobnoj korektnosti. Službenici se moraju pridržavati ovih pravila s najvećom pažnjom. Prije svega, pošiljatelj pisma mora obratiti pozornost na ispravnost prezimena primatelja i njegovu titulu (po činu ili položaju). Dalje, morate se strogo pridržavati propisanih oblika uljudnosti u tekstu pisma i na njegovom kraju.
Komparativno proučavanje oblika dopisivanja omogućilo je razvoj određene terminologije u pitanjima dopisnog bontona:
1. Izraz "službena korespondencija" obuhvaća svako pismo ili drugi oblik korespondencije koju šalje bilo koji službenik u svom svojstvu, u ime i na temelju svoje dužnosti.
2. Izraz "poluslužbena korespondencija" obuhvaća dopise koje razmjenjuju određene osobe koje se bave upravnim stvarima.
3. Izraz "privatna korespondencija" obuhvaća svu korespondenciju o neformalnim pitanjima.
Diplomatski protokol utvrđuje uvjete za različite dijelove korespondencije. Ovi pojmovi su navedeni u zagradama na engleskom i francuskom:
Pozdrav (engleski - Salutation, francuski - Appel) - adresa označava službeni naslov primatelja, na primjer: gospodine, poštovani gospodine ambasadore itd.
Adresa-titula (engleski - Title of address, francuski - Traitement) je počasni naziv adresata, npr.: Vaše Veličanstvo (engleski - Yuyr Majesty); Monseigneur (francuski - Monseigneur); Ekselencija (engleski - Ekselencija); Vaša Ekselencijo (francuski - Votre Excellence) itd.
Kompliment (engleski - Complimentary Close, francuski - Courtoisie) je izraz uljudnosti kojim pismo završava. Ovi izrazi ljubaznosti razlikuju se ovisno o prirodi dopisivanja.
Potpis (engleski, francuski - Signature) - potpisom se potvrđuje ovaj dokument. Ime osobe ovlaštene za potpisivanje obično se ispisuje na kraju dokumenta.
Datum (engleski, francuski - Date) - datum mora sadržavati dan u mjesecu, godinu i mjesto pisanja pisma. Ovi podaci se nikada ne smiju pisati u skraćenom obliku.
Adresa (engleski - Address, francuski - Reclame, Adresse) - puni naziv, naslov i adresa poslovnog prostora bilo na vrhu ili dnu prve stranice dokumenta, ovisno o njegovoj prirodi (Reclame) i reproducira se na omotnici ( Adresse).
Pravila pisanja pisama ostala su nepokolebljiva, unatoč činjenici da se život promijenio. Nitko više ne piše rukama slova na papiru. Zamijenili su ih SMS, e-pošta i instant messengeri. Stoga su pisma postala kraća i sažetija. Istodobno, epistolarni žanr nije nigdje nestao. Svatko od nas treba zapamtiti i pridržavati se etičkih standarda kako bi naši osjećaji došli do primatelja.
Zadatak je još kompliciraniji činjenicom da u tekstu morate biti u mogućnosti prenijeti bit svog zahtjeva kada komunicirate s poslovnim partnerom, kada se prijavljujete za posao, kada pokušavate uvjeriti klijenta da kupi skup proizvod - u riječju, u poslovnom okruženju.
Spremite ovaj članak u svoje knjižne oznake i upotrijebite ga kao varalicu prije pisanja svakog slova - nećete požaliti!
A sad redom.
Pravila za pisanje pisama:
- Morate odgovoriti na sve primljene e-poruke.
- Ne biste trebali odmah pisati odgovor na pismo: morate dobro razmisliti, ali ne biste trebali previše odgađati pismo: riskirate pokvariti svoj odnos s primateljem.
- Ako odgovarate primatelju, trebali biste mu poslati razglednicu kako bi znao da je njegovo pismo uspješno isporučeno.
- Osobna korespondencija mora se čuvati na mjestu nedostupnom drugima.
- Čak i osobno pismo mora biti kompozicijski strukturirano.
- Prije pakiranja pisma u omotnicu, potrebno ga je pažljivo provjeriti.
- Morate napisati pismo kada ste dobro raspoloženi. Neprihvatljivo je slati pisma koja sadrže ljutite izjave ili ironične natuknice.
- Pisanje anonimnih pisama je nepristojno.
- Ako pismu treba dati neku apstraktnu napomenu ili dodatak, ispred njega treba staviti oznaku PS (post skriptum). Morate uključiti svoje inicijale na kraju ovog dodatka.
- Pismo pisano rukom treba biti napisano čitljivim rukopisom kako ne bi uznemirilo ili razljutilo primatelja.
- Osobna pisma treba pisati kada ste sami.
- Čitanje tuđih pisama bez dopuštenja je neprihvatljivo.
- Neprihvatljivo je otvoriti kovertu koja sadrži pismo koje nije adresirano na vas.
Vrste slova
I. Razglednica
Ako želite nešto napisati, spakirajte to u kovertu. Kada šaljete razglednice na više adresa odjednom, morate paziti da tekst bude različit za sve.
II. Pismo zahvale
Pismo zahvale postoji kako biste osobi mogli pismeno zahvaliti na pruženoj pomoći i izraziti svoju zahvalnost. Duljina pisma zahvale je prilično mala.
III. Pismo opomene
Opomena služi da se osoba podsjeti na neispunjenu obvezu, zaboravljeni dug i sl. Napisano je na najpristojniji mogući način. Pismo podsjetnika mora biti zapečaćeno kako primatelja ne bi slučajno dovelo u neugodan položaj pred drugim osobama.
IV. Pismo isprike
Pišu ako stvarno shvaćaju svoju krivnju i kaju se za učinjeno. Treba ga pisati iz srca, pristojno i s taktom.
V. Pismo sućuti.
Pismo sućuti piše se odmah po primitku tužne vijesti. Ako ga niste uspjeli poslati na vrijeme, nemojte ga uopće slati: ne biste trebali ponovno podsjećati ljude na njihovu tugu. Pismo sućuti treba biti malo. Treba pisati iz srca, bez lijepih citata, bez svake vrste pretencioznosti. Pismo sućuti piše se rukom na običnom papiru. Uz ovu vrstu pisma ne biste trebali priložiti razglednicu.
Postoje različiti žanrovi: životopis, pismo pritužbe, pismo zahtjeva za informacijama itd.
Shema pisanja molbe za posao:
- Službena žalba.
- Objašnjenje razloga zašto pišete pismo.
- Naznaka izvora informacija o slobodnom radnom mjestu.
- Možete li objasniti zašto ste zainteresirani za predloženi posao?
- Onda trebate dati Kratki opis vaše postojeće obrazovanje i radno iskustvo.
- Možete opisati svoje individualne kvalitete koje najbolje ispunjavaju zahtjeve kandidata za predloženo radno mjesto.
- Zatim trebate naznačiti da prilažete svoj životopis i izraziti spremnost pružiti dodatne informacije ako je potrebno.
- Na kraju morate navesti puno ime i prezime i datum pisanja službenog pisma. Stavite svoj osobni potpis.
Valentina
Zabranjena je reprodukcija materijala članka bez veze na web mjesto!
Poslovna korespondencija - sastavni dio imidž tvrtke i poslovne osobe. Uspostavljanje kontakta, održavanje veza, raspravljanje o poslovnim temama u pisanom obliku ponekad je poželjno, a često jednostavno potrebno, stoga slika stvorena u poslovnoj korespondenciji mora u potpunosti odgovarati vanjskoj slici koja se stvara živom komunikacijom. U isto vrijeme, u poslovnoj korespondenciji, poštivanje pravila i zahtjeva obavezno je ne samo u generalni principi, ali i u sitnicama i detaljima.
Načela i bonton poslovne korespondencije
Bonton poslovnog dopisivanja općenito se ne razlikuje od Opći zahtjevi poslovna komunikacija. Evo njegovih osnovnih principa:
- pristojnost, poštovanje,
- jasnoća postavljanja ciljeva,
- usmjerenost na rezultate i kontakte,
- odgovoran odnos prema tuđem vremenu i obvezama,
- logična dosljednost i točnost,
- činjenična specifičnost,
- pismenost,
- neutralnost tona, strogost i formalnost govora,
- poštivanje podređenosti i tradicije.
Ovi zahtjevi nisu originalni, ali njihova implementacija jamči konstruktivnu interakciju s partnerima i klijentima.
Oblik slova i jezične formule
Zaglavlje zaglavlja zaglavlja je lice tvrtke, pa su njegovi obvezni atributi pismenost, točnost detalja, vanjska urednost i skromna originalnost dizajna.
Bilo da se radi o kutnoj ili uzdužnoj verziji obrasca, puni naziv organizacije, poštanska, stvarna i službena adresa, telefon, faks, e-mail adresa i adresa službene elektroničke stranice moraju biti lako čitljivi. Popis detalja nije strogo reguliran, ali potpunost podataka uvijek izgleda povoljnije.
Za referencu: Poželjne su i informacije o registraciji korespondencije - o datumu, broju na popisu, o određenom izvršitelju koji je pripremio dokument za slanje. Ako je ovo pismo odgovora, tada je potrebna referenca na pismo zahtjeva.
U poslovnom pismu također je moguće naznačiti žanr, što pojednostavljuje oblikovanje korespondencije: informativno pismo, prijedlog, zahtjev, peticija, isprika, sućut, zahvalnost.
Pismo na službenom memorandumu organizacije
Prvi dio pisma je adresa, čija formula sadrži ime i patronim primatelja ili službeniju verziju - riječ "gospodin":
- Dragi Fedor Fedorovich!
- Poštovani gospodine Smirnov!
- Poštovani gospodine direktore!
Glavni dio pisma – informativni – sadrži kratku, razumljivu i jezgrovitu poruku i jasne zadatke: dati informaciju, pojasniti informaciju, riješiti pitanje opskrbe i sl. Ako pismo sadrži odbijanje, tada je ispravno započeti prvo poluvrijeme s jasnim i dokaznim obrazloženjem. Jezične formule mogu biti različite, ovisno o odabranom tonu:
- Tvrtka traži da se razmotri problem...
- Predsjednik i Upravni odbor mole da budu obaviješteni o...
- Razmotrite priliku...
- Molimo odgovorite što prije...
Završni dio pisma je zahvalnost, isprika, jamstvo da će problem biti riješen u najkraćem mogućem roku i nada u daljnju suradnju.
Poslovna pisma zahtijevaju poštivanje službenih procedura: ako pismo zahtijeva potpis upravitelja, mora ga potpisati upravitelj (barem njegov zamjenik).
Online poslovni bonton i poslovna e-pošta
E-poruke, poput papirnatih pisama, sastoje se od nekoliko važni elementi, zahtijevajući kompetentno ispunjavanje uopće ne zbog spekulativnih pravila, već upravo zato što ti elementi mogu biti informativni i vrlo praktični s utilitarnog i praktičnog gledišta. Ispravan dopis jamči točan i brz odgovor, kao i konstruktivno rješenje problema.
Za referencu: Tvrtke često imaju vlastite poslužitelje i programe e-pošte, a također razvijaju korporativni stil za oblikovanje e-pošte i interna pravila za korespondenciju, koja obično nisu u suprotnosti sa standardnima, već ih nadopunjuju.
- Adresat: Uobičajeno je da se u redu adresata naznači jedna adresa.
To ukazuje ne samo na pun poštovanja prema sugovorniku, već će ga i zaštititie— poštaod spama, nepotrebne pošte i znatiželjnih pogleda.
- Primjerak pisma primatelja ispunjava se za određenu svrhu.
Slanjem pisma glavnom primatelju i označavanjem drugog u odjeljku "kopija", primatelj obavještava drugog sugovornika o tome što se događa, ali ne zahtijeva od njega da odgovori ili izravno sudjeluje u korespondenciji.
- Predmet: specifičnost i jedinstvenost.
Najveća specifičnost teme trebala bi pomoći i primatelju i primatelju u kretanju temom rasprave i razlikovanju mnogih problema i zadataka: ne samo "Katino izvješće", već "Izvješće za svibanj 2015. Nacrt." Imajte na umu: ime je u ovom slučaju beskorisno, budući da je primatelj već jasan primatelju iz naziva sandučića e-pošte.
E-poštu je jednako lako čitati na stolnom monitoru ili tabletu. - Tijelo e-pošte treba sadržavati 3 ključna elementa.
Prvo, pozdrav (ako je ovo prvo slovo ovog dana, na primjer) i adresa (u svakom slovu). Drugo, izjava pitanja: predstavljanje sebe (ako je pismo prvo), podsjetnik na zadatke koje treba riješiti, opis problema ili njegovog rješenja. Treće, zahtjev ili poticaj na djelovanje.
- Funkcija obavijesti o čitanju e-pošte zahtijeva osjetljivost.
Trebalo bi ga koristiti ako je pismo jako važno, ali nema načina da se telefonom pita o njegovom primitku, na primjer. Ova funkcija obično primatelju nameće nejasne, nejasno formulirane psihološke obveze, pa je ne treba zlorabiti. Ispravna i ne tako kategorična opcija je pristojan upit na kraju pisma označiti da je pročitano.
- Potpis zahtijeva sažetost, au isto vrijeme kapacitet.
Formulacija može sadržavati standardnu formulu "S poštovanjem" ili biti ograničena na prezime i ime. Potpis, uključujući ime, položaj, naziv organizacije i podatke za kontakt, ne smije biti duži od 7 redaka. Preporučljivo je navesti alternativne podatke za kontakt, osim poštanskog sandučića: telefon,Skype, ICQ, drugi popularni glasnici.
- Prilozi: glavna stvar je upozoriti i ispravno imenovati datoteke.
Netikecija zahtijeva podatke o dokumentu u datoteci priloženoj uz pismo: o formatu, njegovom volumenu i sadržaju. Investicija ne smije biti veća od 3-5Mb. Njegov naslov, kao i predmet pisma, treba biti krajnje kratak, konkretan i jedinstven.
Normalna vrsta e-pošte
Vrijeme reakcije na pismo u mrežnom bontonu razlikuje se od vremena uisključeno— crta. Dva do tri sata ugodno je vrijeme za čekanje odgovora na hitno pismo. U odgovoru na hitne ili važne e-mailove ponekad je dovoljno upozoriti na toe— poštaprimljene i informacije uzete u obzir. Ako problem zahtijeva dugotrajno razmatranje, tada adresat treba obavijestiti sugovornika o vremenu potrebnom za odgovor na pitanje.
Za referencu: jedan dan je ugodno vrijeme za odgovaranje na e-poštu. Ako nema odgovora u roku od 3 dana, pravila bontona dopuštaju vam da pošaljete drugo pismo ili kontaktirate primatelja koristeći alternativni izvor komunikacije - telefon,Skype, ICQ. Šutnja od 5-7 dana ili kao odgovor na ponovljeni zahtjev može se smatrati nespremnošću za nastavak poslovne korespondencije.
Ugled poslovnog čovjeka i poduzeća sastoji se ne samo od učinkovitosti i djelotvornosti poslovanja, već i od sitnica i nijansi bilo koje faze poslovnih pregovora. Poštivanje načela poslovne korespondencije zahtijeva se od svakog predstavnika tvrtke: od manjeg službenika do stručnjaka za odnose s javnošću i voditelja tvrtke.
Video: Kako pisati poslovna pisma jasno, jasno i razumljivo
U kontaktu s
Pismo u elektroničkoj omotnici - poslovno, prijateljski, što bi trebalo biti? Razgovarat ćemo o tome io tome što koncept mreže znači kasnije u ovom članku.
Napredak u komunikaciji
Hvala vam tehnički napredak, što nam je omogućilo nove načine komunikacije poput SMS poruka i e-pošte. Ali zaboravili su nam reći kako izbjeći pogreške u takvoj komunikaciji, te da nova metoda ne samo da ne isključuje manire, već, naprotiv, zahtijeva njihovu prisutnost u dvostrukom volumenu, jer više ne vidimo osobu osobno, a sve naše emocije i intonacije skrivene iza crno-bijelih slova i simbola.
Bonton prošlog stoljeća i sadašnjosti doživio je promjene, neka pravila ponašanja se mijenjaju, nešto se novo pojavljuje, a nešto potpuno nestaje. U svijetu se pojavio novi pojam netiquette – netiquette. I, čini se, sve je jednostavno - ova nova vrsta etikete znači skup pravila ponašanja i ponašanja usvojenih pri korištenju računalnih mreža. Ali koliko njih slijedi ova pravila i upoznati su s njima?
Video "Etiketa poslovnog dopisivanja":
Mrežna pravila
Prisjetimo se zaboravljenog i naučimo nešto novo:
- Ako govorimo o poslovnim mailovima, onda morate krenuti od subjekta – to je bit vaše poruke. Zahvaljujući ispravno formuliranom predmetu, vaš će sugovornik lako pronaći pismo koje mu je potrebno, a vaša poruka neće biti utopljena u toni neželjene pošte, komercijalnih ponuda i korespondencije;
- Ne zaboravite na pozdrave i adrese – bez njih ne može proći niti jedno pismo, čak ni ono najkraće. Napisati "Zdravo" strancu, nadam se da razumijete, isto je što i stati na kraj dobrom dojmu o sebi. U takvom slučaju Setiket kategorički izjavljuje – “nemoguće”;
- Neophodno provjeri svoje pismo provjerite gramatiku, pravopis i interpunkciju prije podnošenja;
- Adresu primatelja unesite na samom kraju, kada je ideja već formulirana i iznesena, tekst provjeren, predmet popunjen i potpis na kraju poruke sa svim bitnim podacima pošiljatelja („S poštovanjem“, puno ime, kontakt broj itd.), kako bi vas primatelj mogao lako kontaktirati ako je potrebno;
Znate li zašto klijenti ne vjeruju vašim argumentima?
- Kada prilažete privitke pismu, svakako napišite o tome - ako priloženi dokumenti nisu priloženi, druga ugovorna strana/klijent neće izgubiti bit pisma i moći će vas odmah zamoliti da umnožite poruku;
- U koje vrijeme treba slati e-poštu? Mreža nam ne postavlja ograničenja ovo pitanje, međutim, preporučuje da se važna pisma ne šalju vikendom, kao ni u prvom i zadnjem satu radnog vremena;
- Na e-mailove odgovaramo u roku od 24 sata, najkasnije do. Provjeravamo svoju e-poštu svaka 3-4 sata, to je posebno potrebno za ljude koji rade u uslužnom sektoru. Brz odgovor na poruke jedan je od elemenata usluge tvrtke. Jeste li pročitali pismo, ali ne možete odmah odgovoriti? Zatim napišite da ćete odgovoriti na poruku unutar n-tog vremena;
- Je li humoru mjesto u dopisivanju? Preporučio bih bez njega kada je u pitanju poslovna korespondencija, posebno s ljudima koje prije niste upoznali.
Setiket: Prijateljsko poslovno dopisivanje
Čak i ako ste pronašli kod klijenta / druge ugovorne strane uzajamni jezik, to ne znači da se manire mogu staviti na policu i pisati kako hoćeš i što hoćeš.
Zapamtite, što je viši stupanj kulture, to je osoba delikatnija, to je više taktična.
Rekao bih da u osobnoj korespondenciji postoje mnoga pravila slična poslovnima. Na primjer, primili ste pismo, ali nema načina da sada odgovorite - napišite kratko:
“Odgovorit ću malo kasnije. Malo zaposlen".
Nitko nije otkazao pozdrav, kao ni provjeru pravopisa i interpunkcije. Ali zdrav smisao za humor bit će vrlo prikladan. I ako se emotikoni ne preporučuju u poslovnom dopisivanju, onda je u poslovnom prijateljskom dopisivanju put za njih otvoren. Također, osjetite prikladnost određenih pitanja, jer čak i ljudima koje poznajete nije uvijek ispravno postavljati pitanja osobne prirode; svatko ima svoje tajne.
Jedna od najvažnijih osnova umrežavanja je odnositi se prema ljudima onako kako biste željeli da se prema vama ponašaju.
A kako se pojavio novi način komunikacije koji je donekle pojednostavio život, moramo znati nova pravila igre, jer ponekad možemo samo nagađati tko stoji iza dopisivanja. Još jednom, maniri skriveni iza slova i simbola pomažu nam ostaviti pravi dojam. ⓂⒷ