Étiquette de la correspondance personnelle. Étiquette pour la correspondance professionnelle et personnelle. Exemple d'e-mail professionnel

Ce n'est un secret pour personne depuis longtemps que le discours est divisé en argot et littéraire - correct. Il est tout à fait logique qu'un discours correct soit non seulement oral, mais aussi écrit. Tout le monde doit maîtriser la culture d’une écriture compétente une personne intelligente. Et encore plus pour ceux qui communiquent activement sur des affaires officielles par correspondance. Comment sont les lettres ?

Qu'est-ce que l'étiquette

Avant de parler de rédaction commerciale, nous devons d’abord nous rappeler ce qu’est l’étiquette. Il s'agit d'un ordre de comportement établi dans la société, d'un ensemble de manières et de règles de soi-disant bonnes manières, que toute personne intelligente et bien élevée doit respecter, afin de ne pas être qualifiée d'inculte. Ces règles historiquement établies font partie intégrante de la vie de la société.

Culture d'écriture : caractéristiques générales

Bien entendu, cela ne s’applique pas uniquement aux lettres commerciales. Il existe de nombreux types et méthodes de communication écrite. Ils sont tous différents, chacun a ses propres caractéristiques, mais il y a aussi caractéristiques communes. Parmi eux figurent les suivants :

• le recours à un langage littéraire standardisé avec la prise en compte du vocabulaire non-livre ;
• utilisation de structures syntaxiques complexes ;
• ordre des mots fixe dans une phrase ;
• structure de texte claire ;
• niveau élevé d'alphabétisation.

Étiquette des lettres commerciales

Dans quels cas peut-on être amené à rédiger une lettre commerciale ? Bien sûr, si nous menons des affaires avec des organisations et/ou des particuliers. Ce que nous écrivons à nos partenaires, collègues, clients, la façon dont nous formatons notre lettre deviendront le visage de notre entreprise et nous présenteront soit sous un jour favorable, soit sous un jour moins favorable. À moins, bien sûr, que nous soyons compétents dans l'étiquette de rédaction de lettres commerciales. Afin de ne pas perdre la face, vous devez apprendre la sagesse ci-dessous. D'ailleurs, il est également utile d'avoir de telles connaissances, car la moindre erreur, un petit écart avec les règles peut transformer une lettre commerciale en une lettre illégale d'un point de vue juridique.

Spécificités des relations commerciales

Avant de parler directement des lettres, il faut comprendre en quoi elles diffèrent en général, ce qui les caractérise, quelles sont leurs caractéristiques. La principale caractéristique des relations au travail est l'absence (complète ou presque) de teinte personnelle dans ces mêmes relations. En règle générale, au travail, chacun de nous est extrêmement serein, calme, poli - il est peu probable que quiconque danse avec un tambourin, par exemple, ou accomplisse d'autres actions tout à fait logiques en compagnie d'amis, mais plutôt ridicules pour un environnement de travail. Cela s'applique d'ailleurs non seulement aux actions, mais aussi aux émotions - vous pouvez vous permettre de rire ou de sourire, ou même une légère manifestation de colère, mais les rires homériques, les crises de colère, les larmes, etc. semblent tout à fait inappropriés (tout cela concerne exclusivement les émotions au travail). Au travail, nous portons généralement des masques, ce qui fait preuve d'entraînement, de retenue et de sang-froid.

La communication professionnelle ne peut pas s’arrêter quand vous le souhaitez. Un partenaire commercial ou un client ne comprendra pas si, au milieu d'une réunion importante, nous nous levons soudainement et quittons le public. Vous ne pouvez pas ignorer votre interlocuteur, vous ne pouvez pas ne pas répondre aux appels ou aux lettres. Toutes ces fonctionnalités réunies aident à mieux comprendre quelle devrait être l’étiquette de discours d’une lettre commerciale.

Exigences générales

La première chose à laquelle nous prêtons attention lorsque nous recevons une lettre est le papier. Conformément aux exigences de l'étiquette des lettres commerciales, le papier doit toujours être limpide et en aucun cas froissé. Les destinataires du message auront une meilleure impression de l'organisation si la lettre est écrite sur du papier à en-tête avec le logo de l'entreprise. La première page n'est pas numérotée ; toutes les autres sont marquées de chiffres arabes.

Il y a un autre point très important dans l'étiquette de la correspondance commerciale. Les affaires présupposent un niveau élevé d'alphabétisation et l'absence de fautes d'orthographe. Par conséquent, s'il y a des lacunes dans votre connaissance de la grammaire russe, il est recommandé de ne pas vous précipiter dans l'envoi de correspondance, mais de la revérifier pour déceler d'éventuelles lacunes.

Aussi recommandation générale Tant pour les lettres papier que électroniques, le souhait n'est pas d'utiliser des constructions complexes dans votre discours écrit - cela n'est approprié que dans les documents juridiques. Les abréviations ne doivent pas être utilisées, mais uniquement celles généralement acceptées. Mais la norme de l'étiquette des affaires comprend divers clichés et argots - le jargon professionnel. L'ensemble du document est conservé dans un style commercial officiel.

Autre point important qui ressort de la lettre : elle doit être la plus polie et amicale possible. Il ne peut être question de manque de tact ou d'impolitesse. De plus, une lettre commerciale nécessite de la spécificité et une présentation claire de vos réflexions.

Si le destinataire de la lettre ne parle pas russe, le texte du message doit être rédigé dans sa langue ou en anglais international. À propos, un tel document ne doit être écrit que sur un seul côté de la feuille, le second doit rester vierge.

Lors de la préparation des documents, vous devez vous assurer qu'il n'y a pas de transferts. Le texte lui-même doit être tapé à un intervalle et demi à deux, avec une marge de deux centimètres de large à gauche.

Nuances

Une lettre commerciale a sa propre structure claire et particulière. Dans le même temps, il n'existe pas de norme unique pour la préparation des documents papier : différentes entreprises peuvent avoir leurs propres variantes. Ils n'adhèrent qu'à une certaine composition des parties de la lettre : elles doivent certainement contenir un « en-tête », une salutation, la partie principale et un adieu. N'oubliez pas votre signature personnelle à la fin de la lettre.

À propos, ce qu'on appelle le cadre du message - les phrases initiales et finales - est appelé cadre d'étiquette. C'est elle qui contribue à établir la relation nécessaire avec le destinataire. De plus, les règles d'étiquette pour les lettres commerciales et des exemples de leur rédaction démontrent l'utilisation de divers clichés vocaux dans les messages (ils seront discutés ci-dessous).

Une nuance importante Lors de la conception d’une lettre commerciale, l’adresse correcte utilisée demeure. Avant la révolution, l'adresse « monsieur » ou « madame » était utilisée dans notre pays : elle était considérée comme universelle, on appelait ainsi tout le monde. Aujourd'hui, une telle adresse universelle n'existe pas, bien que le mot « M. » ou « Mme » se retrouve souvent dans les lettres commerciales - après avoir perdu de sa popularité, il revient progressivement en usage. Vous pouvez l'adresser à un partenaire commercial ou à un fonctionnaire, mais pas à un client ou à un collègue.

La plus courante et la plus universelle à l'heure actuelle est considérée comme l'adresse « Cher » ou « Cher Monsieur », mais en fait, ce n'en est pas une non plus. De la même manière, par exemple, vous ne pouvez pas vous adresser aux soi-disant VIP, c'est-à-dire aux personnes particulièrement importantes, qui sont considérées comme des gouverneurs, des maires et des présidents. Dans ce cas, vous devrez commencer votre lettre par l'adresse « Chère » (une autre option est « Très respecté »).

Si le message est adressé à plusieurs personnes à la fois, et qu'elles sont toutes représentatives d'une même profession, il conviendrait d'utiliser une adresse telle que " Chers collègues"(si tous les destinataires sont des femmes, il est permis d'écrire « Chères dames », si des hommes - alors « Chers messieurs »). Si la lettre est adressée à une seule personne, il est strictement interdit de ne pas utiliser de nom ou d'adresse. Ceci n'est autorisé que dans le cas ci-dessus (lorsque le destinataire est un groupe de personnes) ou lors d'une interaction avec une personne morale.

Quant à la fin du message, rappelez-vous : elle n’est pas moins significative que le début. C'est à la fin de la lettre que l'on exprime la confiance dans une résolution réussie et/ou rapide du problème, etc. Ici, vous ne devez pas non plus signaler des difficultés survenues dans le passé - par exemple, des retards dans la réponse ou l'absence de réception du tout. Ces phrases sont considérées comme des signes négatifs de l'étiquette des lettres commerciales et sont considérées comme une réticence à poursuivre la relation, ainsi qu'un manque de respect envers l'interlocuteur. Il est important de comprendre que cela est inacceptable.

E-mail : Étiquette professionnelle

La deuxième option de correspondance possible est de e-mail. Il y a aussi ici un certain nombre de particularités. Ainsi, par exemple, si le destinataire reçoit le message pour la première fois, il est alors nécessaire de le commencer par une présentation de votre propre entreprise, une description de vos activités, avec tâches possibles qui sont censés être exécutés. Lors d'une correspondance à long terme, il est nécessaire de conserver l'historique des lettres passées, sur la base duquel est basé chaque message ultérieur.

La première lettre doit certainement contenir une salutation et une adresse. Dans les cas suivants, si une réponse rapide est nécessaire, le recours peut être omis (le cas échéant). Dans la communication en ligne, de nombreuses personnes ne jugent pas nécessaire d'utiliser des signes de ponctuation et écrivent également sans lettres majuscules. Ceci est inacceptable en termes d’étiquette de courrier électronique professionnel.

La taille de l'e-mail ne doit pas être trop grande - en règle générale, elle fait la moitié de la taille de son homologue papier. Dans le même cas, si vous devez communiquer une grande quantité d'informations au destinataire, seule une brève note d'accompagnement doit être indiquée dans le corps de la lettre, et le matériel lui-même doit être joint en pièce jointe dans Word ou tout autre fichier. - ceci est requis par l'étiquette d'une lettre commerciale par e-mail. Un exemple d'un tel message pourrait être : « Bonjour, cher M. Ivanov ! Nous vous envoyons des échantillons de nos brochures publicitaires. Vous pouvez les voir dans la pièce jointe… »

Quant à la signature, elle doit être là. Vous pouvez signer à la fin de chaque lettre, ou bien vous pouvez faire une signature automatique, qui sera apposée automatiquement. Cette option est souvent utilisée par les représentants des grandes entreprises. La signature doit inclure votre nom et prénom, votre poste, vos coordonnées et votre lieu de travail. Il doit être formaté de manière à pouvoir contenir soixante-dix caractères et ne pas occuper plus de cinq à six lignes.

Il est nécessaire de dire quelques mots sur la réponse au message. L'étiquette du courrier électronique professionnel nécessite de recevoir une réponse à un message dans un délai de deux jours, pas plus. Si plus de temps est nécessaire, vous devez en informer votre interlocuteur. Une réponse à tous les messages maintient la réputation de l'entreprise ou de l'entrepreneur. Afin de savoir avec certitude si la lettre est parvenue au destinataire, vous pouvez utiliser la fonction de notification de réception - une confirmation de livraison sera envoyée automatiquement. De plus, il n'est pas interdit de faire un appel de contrôle.

Formules de discours ou clichés

Clichés, formules de discours, tampons vocaux- quoi que vous disiez, cela fera toujours partie intégrante de la correspondance commerciale. Du cours scolaire, nous nous souvenons que les clichés sont appelés expressions figées. Il n'y en a pas tellement :

• Le regret peut être exprimé par les expressions suivantes : « Malheureusement, nous ne pouvons pas nous mettre d'accord… », « Nous sommes au regret d'informer… », « À notre grand regret, nous sommes obligés d'informer… » et ainsi de suite.
• La gratitude s'exprime par des clichés tels que : « Laissez-moi vous exprimer ma gratitude… », « Merci… », « Compte tenu de votre contribution… ».
• Vous pouvez inviter le destinataire à un événement particulier à l'aide de tampons : « Nous avons l'honneur de vous inviter… », « Nous espérons votre consentement… », « Nous sommes heureux de vous inviter… », « Nous je serai heureux de vous voir… » et ainsi de suite.
• Vous pouvez terminer la lettre par les phrases : « Nous attendons avec impatience de nouvelles idées de votre part… », « Nous vous souhaitons du succès… », « Nous espérons une coopération fructueuse encore… ».

Règles d'or de la correspondance commerciale

Erreurs courantes dans la correspondance commerciale

Il existe plusieurs petites choses en apparence qui peuvent néanmoins s'avérer fatales dans le cas de la communication d'entreprise. Ce sont souvent ces petites choses qui conduisent à la fin de relations mutuellement avantageuses, à la fin de transactions et à des choses désagréables similaires. Vous devez connaître l'ennemi de vue !

1. Vous ne pouvez pas écrire (et appeler aussi !) à propos du travail en dehors des heures de travail ! Combien de fois, ne voulant pas attendre le matin, dérangeons-nous nos partenaires, clients, collègues à neuf, dix ou même onze heures du soir. Il nous semble que tout va disparaître du jour au lendemain, s'effondrer, échouer, et qu'il ne sera plus possible de sauver la situation. Et ces rares individus qui sont capables de tenir jusqu'au matin, pour une raison quelconque, croient que six heures du matin est le bon moment pour communiquer. Après tout, si je ne dors pas, personne ne dort. Hélas, un tel comportement ne fait que nous irriter et nous retourner contre nous-mêmes.
2. Cela a déjà été mentionné indirectement, mais néanmoins, il ne peut y avoir de familiarité ! La communication au travail se fait exclusivement sur « vous » (avec lettres majuscules, cela signifie politesse et respect).
3. Un échange excessif de plaisanteries peut également causer du tort. Premièrement, cela prend un temps précieux, et deuxièmement, cela semble un peu ennuyeux et ennuyeux. Pas besoin d'essayer dur.

De nos jours, il y a tellement de littérature que l’on a parfois les yeux écarquillés. Il existe également de nombreux ouvrages sur la culture de la parole, notamment de l’écriture.

Ceux qui souhaitent acquérir des connaissances dans ce domaine peuvent recommander les ouvrages suivants : « Business Letter Etiquette » d'Oleg Davtyan, « Culture of Written Speech » de Tatyana Degtereva, « Russian Letter Etiquette » de Natalya Formanovskaya et Alla Akishina, « Business Etiquette » de Elena Ber, « Russian Speech Etiquette » de Natalya Formanovskaya et bien d'autres.

1. L'étiquette des lettres commerciales nécessite l'utilisation de point d'exclamationà la fin d'un discours afin de donner une signification particulière à un sujet ou à une personne donnée.
2. S'adresser au destinataire par son nom indique une relation plus étroite et établie de longue date, tandis que s'adresser au destinataire par son nom souligne la distance.
3. L'étiquette des lettres commerciales en Russie est caractérisée par une égalisation entre les sexes, puisque la plupart des professions sont souvent exclusivement masculines.

Suivre les règles de la correspondance commerciale n'est pas si difficile, car elles ne sont pas si nombreuses. S'en souvenir est une petite science. Mais aux yeux des autres, une personne qui connaît l'étiquette des lettres commerciales sera toujours une personne bien élevée et cultivée, quelqu'un avec qui il est agréable de faire des affaires.

Le domaine de la correspondance revêt également une importance considérable dans la formation des relations interpersonnelles. La capacité d’exprimer vos pensées sur papier fait partie de votre image, tout comme votre intelligence, vos manières, votre costume et votre discours. Lorsque vous parlez oralement à quelqu'un, vous pouvez évaluer la réponse de l'auditeur, reformuler la pensée, changer l'intonation, mais lorsque vous écrivez, vous n'avez plus de retour ni la possibilité de modifier votre lettre. Ainsi, un texte manuscrit doit être rédigé aussi clairement que possible, avec un plus grand degré de persuasion et d’intelligibilité que si vous vous adressiez oralement à votre adversaire.

Quel que soit le contenu, un texte écrit, qu'il s'agisse d'un article, d'un questionnaire, d'une histoire, d'un message commercial, se compose de quatre parties principales :

des idées, des pensées, votre point de vue personnel sur le problème ;

les motivations, les objectifs, les aspirations, les intérêts, les pensées et les motivations de l'écrivain ;

langage et capacité à comprendre le destinataire ;

présenter les principales idées, pensées et concepts de la meilleure façon possible.

Lorsque vous rédigez une lettre commerciale écrite, vous devez vous souvenir de ceux à qui vous vous adressez, prendre en compte les besoins, les capacités et les désirs. Il est nécessaire de déterminer non seulement ce que vous voulez dire, mais aussi quelle réponse vous comptez recevoir.

Le style de la correspondance diplomatique et de la correspondance officielle a toujours changé en fonction de la langue et des traditions des différents pays. Cependant, il obéit à certains règles générales déterminé par la pratique et les conventions internationales. Le protocole de la correspondance officielle, dont le but, outre ce qui précède, est d'accorder aux destinataires de la correspondance la marque de respect qui leur est due, tout en respectant l'équilibre des rangs entre l'expéditeur et le destinataire, est structuré de telle manière que la relation soit basée sur l'égalité, le respect et la justesse mutuelle. Les officiels doivent respecter ces règles avec le plus grand soin. Tout d'abord, l'expéditeur de la lettre doit faire attention à l'exactitude du nom de famille du destinataire et de son titre (par grade ou fonction). Ensuite, vous devez respecter strictement les formes de politesse prescrites dans le texte de la lettre et à la fin de celle-ci.

Une étude comparative des formes de correspondance a permis d'élaborer une certaine terminologie en matière d'étiquette de correspondance :

1. Le terme « correspondance officielle » couvre toute lettre ou autre forme de correspondance envoyée par tout fonctionnaire en sa qualité, au nom et en vertu de sa fonction.

2. L'expression « correspondance semi-officielle » couvre les lettres échangées entre certaines personnes s'occupant de questions administratives.

3. Le terme « correspondance privée » couvre toute correspondance portant sur des questions informelles.

Le protocole diplomatique établit les conditions pour diverses parties de la correspondance. Ces termes sont donnés entre parenthèses en anglais et en français :

Salutation (anglais - Salutation, français - Appel) - l'adresse indique le titre officiel du destinataire, par exemple : Monsieur, Cher Monsieur l'Ambassadeur, etc.

Adresse-titre (anglais - Titre d'adresse, Français - Traitement) est un titre honorifique du destinataire, par exemple : Your Majesty (English - Yuyr Majesty) ; Monseigneur (français - Monseigneur); Excellence (anglais - Excellence); Votre Excellence (Français - Votre Excellence), etc.

Un compliment (anglais - Complimentary Close, français - Courtoisie) est une expression de politesse par laquelle se termine une lettre. Ces expressions de courtoisie varient selon la nature de la correspondance.

Signature (Anglais, Français - Signature) - une signature certifie ce document. Le nom de la personne autorisée à signer est généralement imprimé à la fin du document.

Date (anglais, français - Date) - la date doit inclure le jour du mois, l'année et le lieu de rédaction de la lettre. Ces données ne doivent jamais être écrites sous forme abrégée.

Adresse (anglais - Address, français - Reclame, Adresse) - nom complet, titre et adresse des locaux soit en haut ou en bas de la première page du document, selon sa nature (Reclame) et est reproduite sur l'enveloppe ( Adresse).

Les règles d'écriture des lettres sont restées inébranlables, malgré le fait que la vie ait changé. Plus personne n’écrit de lettres sur papier avec ses mains. Ils ont été remplacés par les SMS, les e-mails et les messageries instantanées. Les lettres sont donc devenues plus courtes et plus concises. Dans le même temps, le genre épistolaire n’a disparu nulle part. Chacun de nous doit se souvenir et respecter les normes éthiques afin que nos sentiments parviennent à celui qui les reçoit.

La tâche est encore plus compliquée par le fait que dans le texte, vous devez être capable de transmettre l'essence de votre demande lorsque vous interagissez avec un partenaire commercial, lorsque vous postulez à un emploi, lorsque vous essayez de convaincre un client d'acheter un produit cher - en un mot, dans un environnement professionnel.

Enregistrez cet article dans vos favoris et utilisez-le comme aide-mémoire avant d'écrire chaque lettre - vous ne le regretterez pas !

Et maintenant, dans l'ordre.

Règles pour rédiger des lettres :

• Vous devez répondre à tous les courriels reçus.
• Il ne faut pas écrire immédiatement une réponse à une lettre : il faut y réfléchir attentivement, mais il ne faut pas trop retarder la lettre : vous risquez de ruiner votre relation avec le destinataire.
• Si vous répondez au destinataire, vous devez lui envoyer une carte postale afin qu'il sache que sa lettre a été livrée avec succès.
• La correspondance personnelle doit être conservée dans un endroit inaccessible aux autres.
• Même une lettre personnelle doit être structurée sur le plan de la composition.
• Avant d'emballer une lettre dans une enveloppe, celle-ci doit être soigneusement vérifiée.
• Vous devez écrire une lettre lorsque vous êtes de bonne humeur. Il est inacceptable d’envoyer des lettres contenant des déclarations colériques ou des allusions ironiques.
• Écrire des lettres anonymes est indécent.
• Si vous devez faire une remarque abstraite ou un ajout à la lettre, vous devez mettre la désignation PS (post scriptum) devant celle-ci. Vous devez inclure vos initiales à la fin de cet addenda.
• Une lettre manuscrite doit être rédigée avec une écriture lisible afin de ne pas contrarier ou mettre en colère le destinataire.
• Les lettres personnelles doivent être écrites lorsque vous êtes seul.
• Lire les lettres d’autrui sans autorisation est inacceptable.
• Il est inacceptable d'ouvrir une enveloppe contenant une lettre qui ne vous est pas adressée.

Types de lettres

I.Carte postale

Si vous voulez écrire quelque chose, vous devez le mettre dans une enveloppe. Lorsque vous envoyez des cartes postales à plusieurs adresses à la fois, vous devez vous assurer que le texte est différent pour chacun.

II. Lettre de remerciement

Une lettre de remerciement existe pour que vous puissiez remercier par écrit une personne pour l'aide qu'elle vous a apportée et exprimer votre gratitude. La longueur de la lettre de remerciement est assez petite.

III. Lettre de rappel

Une lettre de rappel sert à rappeler à une personne une obligation non remplie, une dette oubliée, etc. C’est écrit de la manière la plus polie possible. La lettre de rappel doit être scellée afin de ne pas mettre par inadvertance le destinataire dans une position désagréable devant d'autres personnes.

IV. Lettre d'excuse

Ils écrivent s’ils réalisent vraiment leur culpabilité et se repentent de ce qu’ils ont fait. Il doit être rédigé avec le cœur, avec politesse et tact.

V. Lettre de condoléances.

Une lettre de condoléances est écrite immédiatement dès la réception d'une triste nouvelle. Si vous n'avez pas réussi à l'envoyer à temps, ne l'envoyez pas du tout : vous ne devez pas rappeler une fois de plus aux gens leur chagrin. La lettre de condoléances doit être de petite longueur. Il doit être écrit avec le cœur, sans utiliser de belles citations, sans prétention de toutes sortes. Une lettre de condoléances est rédigée à la main sur du papier ordinaire. Vous ne devez pas joindre de carte postale à ce type de lettre.

Il en existe différents genres : CV, lettre de réclamation, lettre de demande d'informations, etc.

Schéma de rédaction d'une lettre de candidature à un emploi :

• Appel officiel.
• Une explication de la raison pour laquelle vous écrivez la lettre.
• Indication de la source d'information sur le poste vacant.
• Pouvez-vous expliquer pourquoi vous êtes intéressé par le poste proposé ?
• Alors tu dois donner brève description votre formation et votre expérience de travail existantes.
• Vous pouvez décrire vos qualités individuelles qui répondent le mieux aux exigences d'un candidat au poste proposé.
• Ensuite, vous devez indiquer que vous joignez votre curriculum vitae et exprimer votre volonté de fournir des informations supplémentaires si nécessaire.
• A la fin, vous devez indiquer le nom complet et la date de rédaction de la lettre officielle. Apposez votre signature personnelle.

Valentina
La reproduction des éléments de l'article sans lien vers le site est interdite !

Correspondance commerciale - une partie intégrale de l'image de l'entreprise et de l'homme d'affaires. Établir un contact, entretenir des liens, discuter de questions commerciales par écrit est parfois préférable, et souvent simplement nécessaire, c'est pourquoi l'image créée dans la correspondance commerciale doit correspondre pleinement à l'image externe formée par la communication en direct. Dans le même temps, dans la correspondance commerciale, le respect des règles et exigences est obligatoire non seulement dans principes généraux, mais aussi dans les petites choses et les détails.

Principes et étiquette de la correspondance commerciale

L'étiquette de la correspondance commerciale n'est généralement pas différente de Exigences générales communication d'entreprise. Voici ses grands principes :

• la politesse, le respect,
• clarté de la définition des objectifs,
• orienté résultat et orienté contact,
• attitude responsable envers le temps et les obligations des autres,
• cohérence logique et précision,
• spécificité factuelle,
• l'alphabétisation,
• neutralité du ton, rigueur et formalité du discours,
• respect de la subordination et des traditions.

Ces exigences ne sont pas originales, mais leur mise en œuvre garantit une interaction constructive avec les partenaires et les clients.

Forme de lettre et formules linguistiques

Le papier à en-tête est le visage de l'entreprise, ses attributs obligatoires sont donc l'alphabétisation, la précision des détails, la propreté extérieure et l'originalité modeste du design.

Qu'il s'agisse d'une version angulaire ou longitudinale du formulaire, le nom complet de l'organisation, l'adresse postale, réelle et officielle, les adresses de téléphone, de fax, de courrier électronique et l'adresse de la page électronique officielle doivent être faciles à lire. La liste des détails n'est pas strictement réglementée, mais l'exhaustivité des données semble toujours plus avantageuse.

Pour référence : Des informations sur l'enregistrement de la correspondance sont également souhaitables - sur la date, le numéro dans la liste, sur l'exécuteur testamentaire spécifique qui a préparé le document à envoyer. S'il s'agit d'une lettre de réponse, une référence à la lettre de demande est nécessaire.

Dans une lettre commerciale, il est également possible d'indiquer le genre, ce qui simplifie le formatage de la correspondance : lettre d'information, proposition, demande, pétition, excuses, condoléances, gratitude.

Lettre sur papier à en-tête officiel de l'organisation

La première partie de la lettre est une adresse dont la formule contient le nom et le patronyme du destinataire ou une version plus officielle - le mot « M. » :

• Cher Fedor Fedorovitch !
• Cher M. Smirnov !
• Cher Monsieur le Directeur !

La partie principale de la lettre - informative - contient un message court, compréhensible et succinct et des tâches claires : fournir des informations, clarifier des informations, résoudre un problème d'approvisionnement, etc. Si la lettre contient un refus, il est alors correct de commencer la première moitié par une justification claire et probante. Les formules linguistiques peuvent être différentes, selon le ton choisi :

• L'entreprise demande à réfléchir à la question...
• Le président et le conseil d'administration demandent à être informés de...
• Veuillez considérer l'opportunité...
• S'il vous plaît répondre dès que possible...

La dernière partie de la lettre contient de la gratitude, des excuses, l'assurance que le problème sera résolu dans les plus brefs délais et l'espoir d'une coopération ultérieure.

Les lettres commerciales nécessitent le respect des procédures officielles : si la lettre nécessite la signature d'un manager, alors elle doit être signée par le manager (au moins son adjoint).

Étiquette commerciale en ligne et e-mails professionnels

Les e-mails, comme les lettres papier, se composent de plusieurs éléments importants, nécessitant un remplissage compétent non pas du tout à cause de règles spéculatives, mais précisément parce que ces éléments peuvent être informatifs et très pratiques d'un point de vue utilitaire et pratique. Une lettre correcte garantit une réponse correcte et rapide, ainsi qu'une solution constructive au problème.

Pour référence : les entreprises disposent souvent de leurs propres serveurs et programmes de messagerie, et développent également un style d'entreprise pour le formatage des e-mails et des règles internes de correspondance, qui ne contredisent généralement pas les normes, mais les complètent.

1. Destinataire : Il est d'usage d'indiquer une adresse dans la ligne du destinataire.

Cela indique non seulement une attitude respectueuse envers l'interlocuteur, mais le protégera égalemente— maildu spam, des mailings inutiles et des regards indiscrets.

1. Une copie de la lettre du destinataire est remplie dans un but précis.

En envoyant une lettre au destinataire principal et en en indiquant une autre dans la rubrique « copie », le destinataire informe le deuxième interlocuteur de ce qui se passe, mais ne l'oblige pas à répondre ou à participer directement à la correspondance.

1. Ligne d'objet : spécificité et unicité.

La plus grande spécificité du sujet devrait aider à la fois le destinataire et le destinataire à naviguer dans le sujet de discussion et à distinguer de nombreux problèmes et tâches : pas seulement le « Rapport de Katya », mais le « Rapport de mai 2015. Projet ». Attention : le nom dans ce cas est inutile, puisque le destinataire est déjà clair pour le destinataire à partir du nom de la boîte e-mail.

Les e-mails sont également faciles à lire sur un écran de bureau ou sur une tablette.

1. Le corps de l’e-mail doit contenir 3 éléments clés.

Tout d'abord, une salutation (s'il s'agit de la première lettre de ce jour par exemple) et une adresse (dans chaque lettre). Deuxièmement, un énoncé de la question : une présentation de vous-même (si la lettre est la première), un rappel des tâches à résoudre, une description du problème ou de sa solution. Troisièmement, une demande ou un encouragement à l’action.

1. La fonction de notification de lecture d'e-mail nécessite de la sensibilité.

Il doit être utilisé si la lettre est vraiment importante, mais qu'il n'y a aucun moyen de s'enquérir de sa réception par téléphone, par exemple. Cette fonction impose généralement au destinataire des obligations psychologiques peu claires et vaguement formulées, il ne faut donc pas en abuser. L'option correcte et pas si catégorique est demande polieà la fin de la lettre, indiquez qu'elle a été lue.

1. La signature requiert à la fois de la concision et de la capacité.

Le libellé peut contenir la formule standard « Avec respect » ou se limiter au nom et au prénom. La signature, comprenant le nom, le poste, le nom de l'organisation et les coordonnées, ne doit pas dépasser 7 lignes. Il est conseillé d'indiquer des coordonnées alternatives, en plus de la boîte mail : téléphone,Skype, ICQ, d'autres messagers populaires.

1. Pièces jointes : l’essentiel est de prévenir et de nommer correctement les fichiers.

La nétiquette nécessite des informations sur le document dans le fichier joint à la lettre : sur le format, son volume et son contenu. L'investissement ne doit pas dépasser 3-5Mo. Son titre, tout comme le sujet de la lettre, doit être extrêmement court, précis et unique.

Type d'e-mail normal

Le temps de réaction d'une lettre en nétiquette diffère du temps endésactivé— doubler. Deux à trois heures sont un délai confortable pour attendre une réponse à une lettre urgente. En réponse à des emails urgents ou importants, il suffit parfois de prévenir quee— mailreçues et les informations prises en compte. Si le problème nécessite une longue réflexion, le destinataire doit alors informer son interlocuteur du temps qu'il lui faudra pour répondre à la question.

Pour référence : une journée est un moment confortable pour répondre aux e-mails. S'il n'y a pas de réponse dans les 3 jours, les règles de savoir-vivre vous permettent d'envoyer une deuxième lettre ou de contacter le destinataire en utilisant une source de communication alternative - téléphone,Skype, ICQ. Le silence pendant 5 à 7 jours ou en réponse à une demande répétée peut être considéré comme un refus de poursuivre la correspondance commerciale.

La réputation d'un homme d'affaires et d'une entreprise se compose non seulement de l'efficience et de l'efficacité de l'entreprise, mais également des petites choses et des nuances de n'importe quelle étape des négociations commerciales. Le respect des principes de la correspondance commerciale est exigé de la part de chaque représentant de l'entreprise : du petit commis au spécialiste des relations publiques en passant par le chef d'entreprise.

Vidéo : Comment rédiger des lettres commerciales de manière claire, claire et compréhensible

En contact avec

Une lettre dans une enveloppe électronique - professionnelle, amicale, qu'est-ce que ça devrait être ? Nous en parlerons et ce que signifie le concept de réseau plus loin dans cet article.

Des progrès en communication

Merci Le progrès technique, ce qui nous a donné de nouveaux moyens de communication tels que les SMS et les e-mails. Mais ils ont oublié de nous dire comment éviter les erreurs dans une telle communication, et que la nouvelle méthode non seulement n'exclut pas les manières, mais exige au contraire leur présence en double volume, car on ne voit plus la personne en personne, et toutes nos émotions et intonations cachées derrière des lettres et des symboles en noir et blanc.
L'étiquette du siècle dernier et d'aujourd'hui a subi des changements, certaines règles de comportement changent, quelque chose de nouveau apparaît et quelque chose disparaît complètement. Un nouveau concept de nétiquette est apparu dans le monde : la nétiquette. Et, semble-t-il, tout est simple : ce nouveau type d'étiquette désigne un ensemble de règles de conduite et de comportement adoptées lors de l'utilisation des réseaux informatiques. Mais combien suivent ces règles et les connaissent ?

Vidéo « Étiquette de correspondance commerciale » :

Règles du réseau

Souvenons-nous des oubliés et apprenons quelque chose de nouveau :

• Si nous parlons d'e-mails professionnels, vous devez commencer par le sujet - c'est l'essence de votre message. Grâce à un sujet correctement formulé, votre interlocuteur trouvera facilement la lettre dont il a besoin, et votre message ne sera pas noyé sous une tonne de spams, d'offres commerciales et de correspondances ;
• N'oubliez pas les salutations et les adresses - sans elles, aucune lettre, même la plus courte, ne peut être envoyée. Écrire « Bonjour » à un inconnu, j'espère que vous comprenez, revient à mettre fin à une bonne impression de soi. Dans un tel cas, Setiket déclare catégoriquement : « impossible » ;
• Nécessaire vérifie ta lettre vérifiez la grammaire, l’orthographe et la ponctuation avant de soumettre ;
• Saisissez l'adresse du destinataire à la toute fin, lorsque l'idée a déjà été formulée et énoncée, que le texte a été vérifié, que la ligne d'objet est remplie et que la signature à la fin du message est indiquée avec toutes les données importantes du expéditeur (« Cordialement », nom complet, numéro de contact, etc.), afin que le destinataire puisse facilement vous contacter en cas de besoin ;

Savez-vous pourquoi les clients ne font pas confiance à vos arguments ?

• Lorsque vous joignez des pièces jointes à une lettre, assurez-vous d'écrire à ce sujet - si les documents joints ne sont pas joints, la contrepartie/client ne perdra pas l'essence de la lettre et pourra vous demander rapidement de dupliquer le message ;
• A quelle heure faut-il envoyer les emails ? Le réseau ne nous donne aucune restriction sur ce problème, recommande cependant de ne pas envoyer de lettres importantes le week-end, ainsi que pendant la première et la dernière heure de travail ;
• Nous répondons aux e-mails dans les 24 heures, au plus tard. Nous vérifions nos e-mails toutes les 3-4 heures, ceci est particulièrement nécessaire pour les personnes travaillant dans le secteur des services. Une réponse rapide aux messages est l'un des éléments du service de l'entreprise. Vous avez lu la lettre mais vous ne pouvez pas répondre tout de suite ? Écrivez ensuite que vous répondrez au message dans le nième délai ;
• L'humour a-t-il sa place dans la correspondance ? Je recommanderais de s'en passer lorsqu'il s'agit de correspondance commerciale, notamment avec des personnes que vous n'avez jamais rencontrées auparavant.

Setiket : Correspondance commerciale amicale

Même si vous avez trouvé avec un client/contrepartie langage mutuel, cela ne veut pas dire que les manières peuvent être mises de côté et écrire comme on veut et ce qu'on veut.

N'oubliez pas que plus le niveau de culture est élevé, plus une personne est délicate, plus elle fait preuve de tact.

Je dirais que dans la correspondance personnelle, il existe de nombreuses règles similaires à celles des affaires. Par exemple, vous avez reçu une lettre, mais il n'y a aucun moyen de répondre maintenant - écrivez brièvement :

« Je répondrai un peu plus tard. Un peu occupé".

Personne n'a annulé le message d'accueil, ni vérifié l'orthographe et la ponctuation. Mais un sens de l’humour sain sera très approprié. Et si les émoticônes ne sont pas recommandées dans la correspondance commerciale, alors dans la correspondance commerciale, la route leur est ouverte. Sentez également la pertinence de certaines questions, car même aux personnes que vous connaissez, il n'est pas toujours correct de poser des questions à caractère personnel, chacun a ses propres secrets ;

L’un des principes fondamentaux du réseautage est de traiter les gens de la manière dont vous aimeriez être traité.

Et depuis qu'un nouveau mode de communication est apparu, qui a dans une certaine mesure simplifié la vie, il faut connaître les nouvelles règles du jeu, car parfois on ne peut que deviner qui se cache derrière la correspondance. Encore une fois, les manières qui se cachent derrière les lettres et les symboles nous aident à faire bonne impression. ⓂⒷ