по статистическому учету показателей обслуживания
пользователей библиотек
Общие положения
Основой библиотечной статистики является точный учет всех основных показателей работы библиотеки. Регистрация показателей по обслуживанию пользователей в библиотеках должна вестись ежедневно.
· Регламентирующими документами, принятыми в различных библиотеках Кемеровской области.
Основные формы библиотечной статистики
1. Первичные учетные документы для ежедневного заполнения:
· Формуляр читателя (электронный формуляр читателя) – предназначен для учета читателя библиотеки, контроля и учета выданных ему и возвращенных им произведений печати и других документов и анализа чтения;
· Электронная БД пользователей библиотеки;
· Картотека регистрации абонентов МБА (электронная база данных) предназначены для учета абонентов и анализа сведений о них;
· Картотека регистрации абонентов информации (электронная база данных) предназначена для учета абонентов и анализа сведений о них;
· Карточка регистрации читателя предназначена для учета читателя библиотеки и анализа сведений о нем*;
· Книжный формуляр предназначен для учета и контроля за выданным и возвращенным пользователем (читателем, абонентом) документом и анализа его использования;
· Контрольный листок предназначен для учета посещений пользователя подразделений библиотеки, контроля за выданными и возвращенными документами*;
· Разовый контрольный листок предназначен для учета посещений разовыми пользователями подразделения библиотеки;
· Листок читательского требования предназначен для поиска и выдачи произведения печати и другого документа, учета и анализа запросов и отказов*;
· Лист ежедневной статистики предназначен для ежедневного учета показателей количества посещений, обращений и выдачи документов пользователям по отраслям знаний*;
· Лист «Учет количества запросов» или «Журнал справок и консультаций» предназначен для учета запросов всего: справок и консультаций;
· «Журнал отказов» или «Картотека отказов» предназначен для учета отказов по запросам и анализа отказов;
· Паспорт мероприятия предназначен для учета и анализа мероприятия, проводимого библиотекой;
· Счетчики посещений www -сайта библиотеки*.
2. Вторичные документы:
· Дневник работы библиотеки;
· Статистическая форма;
· Отчеты о работе библиотек за период времени.
3. Факультативные документы (обозначены*) имеют рекомендательный характер для учета работы библиотеки.
Учет пользователей библиотек
Пользователь библиотеки: Физическое или юридическое лицо, пользующееся услугами библиотеки (читатель, посетитель мероприятий, абонент). Единицей учета читателей является читатель. Учет общего числа читателей производится по числу читателей, обслуженных всеми структурными подразделениями библиотеки и зарегистрированных в единой регистрационной картотеке или единой БД читателей. При наличии в библиотеке единственного структурного подразделения учет общего числа читателей может проводиться на основе картотеки формуляров читателей или БД читателей. Учет разовых пользователей производится по разовым контрольным листкам или в листах ежедневной статистики согласно с принятой в библиотеке методикой. Учет читателей ведется в первой части дневника работы библиотеки «Учет состава читателей и посещаемости» по основным и приоритетным показателям.См.: приложения № 1 и № 2
6.Единицей учета абонентов межбиблиотечного абонемента (далее МБА) является один абонент.
7.Учет общего числа абонентов проводится по числу библиотек, зарегистрированных в картотеке или БД регистрации абонентов МБА.
8.Единицей учета абонентов информации является индивидуальный (лицо) или коллективный (организация) абонент, зарегистрированный в картотеке или БД регистрации.
9.Учет общего числа абонентов информации проводится по числу абонентов, зарегистрированных в картотеке или БД системы ИРИ.
10. Единицей учета пользователей, обращающихся в библиотеку через электронные информационные сети , является код пользователя (лица или организации), зафиксированный на сервере библиотеки.
11. Учет общего числа пользователей, обращающихся в библиотеку через электронные информационные сети, осуществляется по количеству неодинаковых кодов лиц и организаций, зарегистрированных на сервере библиотеки.
12. Единицей учета посетителей мероприятий является лицо, присутствующее на мероприятии и зарегистрированное в документах, принятых в библиотеке.
См. приложение № 3
13. Учет общего числа посетителей мероприятий осуществляется суммированием количества присутствующих на мероприятиях лиц, зарегистрированных в принятых документах каждым структурным подразделением библиотеки.
Учет мероприятий
1. Единицей учета мероприятий является одно мероприятие: выставка, устный обзор, день информации, экскурсия и т. п., зарегистрированное в документации, принятой в библиотеке.
См. приложения № 4 и № 5
2. Учет общего числа мероприятий проводится суммированием мероприятий, зарегистрированных каждым подразделением библиотеки.
3. Мероприятие, в организации и проведении которого принимали участие несколько структурных подразделений, учитывается один раз.
4. Мероприятие, включающее одновременно проведение различных форм (например, выставку и устный библиографический обзор) учитывается как одно мероприятие, но составляющие этого мероприятия называются в принятой документации.
Учет посещений, обращений
1. Единицей учета посещений является одно посещение, зарегистрированное в документации или БД, принятых в библиотеке.
Примечание: в число посещений не включаются участники массовых мероприятий, семинаров, конференций и т. д., проводимых на базе библиотеки другими организациями.
2. Единицей учета обращений к электронной библиотечно-информационной сети является одно обращение на сервер библиотеки.
3. Учет общего числа посещений (обращений) проводится суммированием посещений (обращений), учтенных каждым структурным подразделением библиотеки.
4. Учет ведется в первой части дневника работы библиотеки «Учет состава читателей и посещаемости» по двум графам: посещения и обращения. Обращения входят в общее число посещений.
1. Единицей учета выдачи документов и их копий является экземпляр, полученный пользователем по его запросу.
2. Единицей учета выдачи периодических изданий является экземпляр или подшивка, полученная пользователем по его запросу.
3. Учет выдачи журналов, газет, нот, карт, патентов, стандартов и т. д. объединенных или хранящихся в папках, коробках, подшивках, комплектах и др., проводится по числу тех экземпляров документов, которые соответствуют запросу пользователя.
4. Учет выдачи документов проводится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре читателя, листе читательского требования и другой документации, принятой в библиотеке, а также в электронной БД.
5. При выдаче документов из одного структурного подразделения библиотеки в другое учет выдачи производится лишь тем структурным подразделением, которое непосредственно осуществляет выдачу документов пользователю (читателю, абоненту).
6. Учет общего числа выданных документов проводится суммированием числа экземпляров, учтенных каждым структурным подразделением библиотеки.
7. Единицей учета выдачи копии документа является копия библиотечного документа (глава книги, абзац, статья, файл, аудиозапись с каждого носителя, запись на диск, распечатка документа с электронного носителя), независимо от количества скопированных страниц.
8. Учету не подлежат копии с документов, не относящихся к библиотечному фонду.
9. Выдача платных копий библиотечных документов осуществляется отдельно и входит в общее число выданных документов.
10. Учет выдачи копий и документов с выставки входит в общее число выданных документов.
См. приложения № 6, № 7, №8
Учет запросов и ответов на справочно-информационное обслуживание
1. Единицей учета разовых запросов на справочно-информационное обслуживание (СИО) является запрос.
2. Учет выполненных запросов на СИО проводится по числу
· Тематических справок;
· Уточняющих справок;
· Фактографических справок;
· Адресных справок;
· Методических консультаций.
См. приложение № 9
3. Учет общего числа запросов на СИО проводится суммирование запросов, зарегистрированных в документации (или БД), принятой в библиотеке.
4. Учет запросов ведется в «Журнале/тетради справок и консультаций» и листе «Учета количества запросов», а также в дневнике работы библиотеки.
Учет отказов
1. Единицей учета отказов на документы, их копии и СИО является невыполненный запрос пользователя, зарегистрированный в листке читательского требования (или БД), другой документации (журнал/тетрадь отказов), принятой в библиотеке.
2. Учет общего числа отказов проводится суммированием невыполненных запросов пользователей, зарегистрированных в каждом структурном подразделении библиотеки.
Порядок учета
1. Учет основных показателей обслуживания осуществляется в структурных подразделениях библиотеки.
2. Ежедневная статистика ведется на листах учета или в тетрадях учета. В дневник работы библиотеки заносится общая сумма по основным показателям учета.
3. Вышеизложенные показатели включаются в годовой отчет и статистическую форму № 6 - НК.
Ответственность
Ответственность за постановку учета возлагается на заведующих структурными подразделениями библиотеки.
Контроль осуществляет администрация библиотеки.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение
Заполнение первой части дневника
При учете пользователей в Дневнике, необходимо придерживаться следующих правил:
1. В графе «Всего записалось читателей» учитывается количество читателей, записавшихся (или перерегистрированных) в данный день, в данном отделе или кафедре обслуживания. Из общего числа читателей выделяют – юношество – 15-24 года (отдельная графа в Дневнике) и дети до 14 лет (отдельная графа в Дневнике).
2. Сведения о вновь записавшихся (или перерегистрированных) читателях заносятся на основании читательских формуляров.
Примечание:
В графе «учащиеся» учитываются только те читатели, основным занятием которых является учеба;
Читатели пенсионеры относятся к группе «прочие»;
В графах «отдельные группы читателей» библиотека учитывает те группы читателей, которых она дифференцированно обслуживает (например: домохозяйки, безработные , инвалиды, частные предприниматели и т. д.).
В конце месяца подводятся итоги записи читателей за месяц, а также подсчитывается общее количество читателей в данном отделе библиотеки и их состав с начала года. Последний итог затем переносится на первую строку следующей страницы.
4. В графу «число посещений» заносятся сведения о посещениях всех групп пользователей. Посещения по читательской категории «юношество» выносятся в отдельную графу.
Приложение
ИНСТРУКЦИЯ
Запись читателя в библиотеку и перерегистрация
Запись пользователей в библиотеку осуществляется в соответствии с Правилами пользования библиотекой, утверждаемыми директором библиотеки по согласованию с учредителем библиотеки. Пользователь записывается в библиотеку, предоставляя документ, удостоверяющий его личность: паспорт гражданина РФ или другой документ – для пользователей старше 14 лет. Для пользователей в возрасте до 14 лет таким документом является ходатайство родителей или опекунов.
На пользователя заполняется формуляр с указанием фамилии, имени, отчества, даты записи, номера формуляра и др. данных. Дополнительные данные (место работы, прописка, должность и т. д.) вносят на основании методического решения - «Технология записи в библиотеку». С читателем заключается договор. Если же библиотека не заключает договор с пользователем – физическим лицом, то факт ознакомления и согласия с Правилами пользования библиотекой удостоверяется его подписью на читательском формуляре, т. е. тем самым заключается договор присоединения .
В практике библиотек в последнее время все чаще встречаются случаи судебных исков по процедуре заключения договоров с физическими лицами, поэтому целесообразнее все-таки заключать именно договор об обслуживании.
Перед началом оформления электронного читательского формуляра производится автоматический контроль несанкционированной повторной записи, которая невозможна, т. к. электронный читательский формуляр записавшегося в Библиотеку читателя хранится постоянно.
В процессе записи в электронном читательском формуляре заполняются определенные поля, куда вносится различная информация о читателе: ФИО, пол, адрес прописки и номер телефона, адрес временного проживания и номер телефона, место работы или учебы (студенты сообщают подробное название учебного заведения, курса и класса), профессия, паспортные данные. Эта информация необходима для дальнейшего общения с читателем, для изучения читательского контингента по различным параметрам и статистики. Все записи преобразуются в электронную читательскую карточку и сведения о новом читателе сразу поступают во все структурные подразделения Библиотеки.
Читатели, имеющие только регистрацию, записываются на общих основаниях, но в их электронном читательском формуляре обязательно указывается срок регистрации. По окончании срока регистрации в формуляр вносится запись «Нет регистрации». Эту запись видят сотрудники всех залов.
Полученные сведения о читателях доступны только на рабочих местах; соблюдается конфиденциальность информации.
При утере читательского билета читатель платит штраф и получает другой билет с новым штрих-кодом.
Ежегодно во всех отделах обслуживания производится перерегистрация читателей. Цель ее - выявить реальное количество читателей, пользующихся библиотекой, а также уточнить сведения о читателях (изменения в возрасте, образовании, перемена адреса, места работы и т. д.).
При перерегистрации требуется предъявление паспорта. В формуляр читателя вносят все необходимые изменения и указывают новый номер на формуляре. Во время перерегистрации в электронный читательский формуляр вносятся появившиеся изменения в сведениях о читателе, и автоматически проставляется новый календарный год . Без этого читатель не будет обслуживаться в залах.
При записи в библиотеку происходит первое ознакомление читателя с правилами пользования библиотекой, ее структурой, фондами, каталогами. Из первой беседы читатель должен узнать в каких отделах библиотеки он может получать книги, кто поможет выбрать ему нужную книгу, какие клубы или кружки работают при библиотеке, какие массовые мероприятия в ней проводятся. Это первое ознакомление важно для читателя, но еще важнее для библиотекаря.
При обслуживании читателей через электронный формуляр можно применять расписку-обязательство, например:
МУК « ЦБС…….»
ОБЯЗАТЕЛЬСТВО
Ознакомившись с условиями и правилами пользования Библиотекой (отделом), обязуюсь:
1. Своевременно возвратить документы, предоставленные из фонда Библиотеки (отдела) на дом через электронный формуляр пользователя;
2.Обеспечить сохранность предоставленных Библиотекой (отделом) документов;
3. В случае задержки, порчи или утраты предоставленных Библиотекой (отделом) документов возместить Библиотеке материальный ущерб.
Читатель: __________________________________
(Ф. И.О., номер читательского билета)
Подпись _____________________ Дата «___» ___________ 200 г.
Приложение
Учет посетителей мероприятий
Учетными документами посетителей мероприятий являются:
1. Дневник библиотечной работы (часть №3 «Учет массовой работы» и часть №1 «Учет и состав читателей и посещаемости» графа «Число посещений»);
2. «Паспорт массового мероприятия» с приложением списка, который включает в себя:
· количество присутствующих, в том числе по основным читательским группам – дети, юношество,
· количество предоставленных / выданных документов, в том числе по отраслям знания и т. д.
При учете в дневнике работы библиотеки в части № 1 количество посетителей мероприятия суммируется с общим количеством посещений библиотеки; полученная сумма вносится в графу Дневника «число посещений».
Посещение мероприятий, проводимых библиотекой за ее пределами, фиксируется в паспорте мероприятия и включается в общее число посещений.
Приложение
Паспорт массового мероприятия
1. Дата проведения « ___» _____________ 200 год
2. Форма и название мероприятия__________________________________
3. Место проведения (организация, учреждение)______________________
__________________________________________________________________
4. Количество присутствующих, в том числе по основным читательским группам:
Всего _______________________
Юношество __________________
Дети ________________________
5. Количество предоставленных / выданных документов, в т. ч. по отраслям знаний:
2 ____________________________
3 ____________________________
4 ____________________________
5 ____________________________
6 ____________________________
75____________________________
81____________________________
83____________________________
85____________________________
86____________________________
9 _____________________________
82-84__________________________
6. Ф. И.О. ответственного__________________________________________
7. Примечания__________________________________________________
__________________________________________________________________
Приложение
ПАСПОРТ ВЫСТАВКИ
Название выставки _________________________________________________
__________________________________________________________________
Тема ______________________________________________________________
Период работы с «___» ________________ 20 г.
по «_____» ______________ 20 г.
Место проведения __________________________________________________
__________________________________________________________________
Количество участников______________________________________________
Количество предоставленной / выданной литературы ____________________
__________________________________________________________________
Количество представленных экспонатов _______________________________
__________________________________________________________________
Ответственный_____________________________________________________
__________________________________________________________________
Примечания _______________________________________________________
__________________________________________________________________
Приложение
Учет выдачи документов и их копий
1. Все документы, выдаваемые читателям на дом, записывают в традиционном формуляре или электронном формуляре (далее формуляр), при этом указывается срок возврата, инвентарный номер, классификационный индекс, автор и заглавие книги.
На формуляре выданного документа и контрольном листке сроков возврата указывается дата и номер формуляра читателя.
Если документ выдается в читальном зале, то на контрольном листке или на книжном формуляре указывается дата выдачи документа.
Традиционные формуляры читателей расставляются по срокам возврата, а в пределах срока - в порядке алфавита фамилий или по номерам формуляров читателей.
Традиционные формуляры читателей, не взявших книги, расставляются отдельно в порядке алфавита.
При возвращении документов библиотекарь обязан зачеркнуть в присутствии читателя его расписку и вложить книжный формуляр в документ.
Продление срока чтения документов, по просьбе читателя, рассматривается как новая выдача.
Учет выдачи в читальных залах с открытыми фондами ведется путем подсчета документов, снятых читателем с полок и возвращаемых после использования библиотекарю. Документы, используемые непосредственно у полок в процессе подбора литературы, как книговыдача не учитываются.
В читальных залах с открытым фондом разрешается вести выборочный учет. Выборочный учет предполагает учет средней книговыдачи одного дня в неделю в течение одного месяца. Полученные показатели умножаются на число рабочих дней читального зала.
2. Выдача документов пользователям фиксируется в Ч.2 Дневника библиотеки по разделам в соответствии с принятыми методическими решениями. Отдельно учитывается выдача документов для категории «юношество».
В Дневнике работы учитываются копии документов по 5 основным позициям: Всего копий, в том числе платных. Всего делятся на три группы: печатные, электронные, аудиовизуальные документы.
3. Учет выдачи литературы с выставок может осуществляться несколькими способами:
· обозначением общего количества выданных с выставки книг в листе ежедневной статистики путем наблюдения;
· использованием коэффициента выдачи литературы с выставки.
Коэффициент разрабатывается экспертной группой; согласуется с общественным органом библиотеки (совет по обслуживанию, методический совет, совет по НИР, совет при директоре и т. д.), утверждается приказом директора библиотеки; доводится до всех подразделений библиотеки. Могут быть разработаны коэффициенты выдачи с выставок в библиотеке, на выездных мероприятиях, на мероприятиях, проводимых совместно с другими организациями и т. д., в соотношении от количества представленной литературы или числа присутствующих посетителей. Как рекомендацию, можно использовать опыт Карелии, где установлены следующие коэффициенты:
Для сельских и библиотек, не имеющих значительных выставочных площадей – коэффициент 1 от количества представленной литературы;
Для ЦБ и библиотек, имеющих более 10 выставочных стеллажей – коэффициент 2 в месяц от количества представленной литературы;
Для крупных библиотек, имеющих значительные фонды (более 1 млн. экз.) – коэффициент 3-5 в месяц от количества представленной литературы.
4. Учет выдачи электронных изданий (как локальных, так и сетевых) осуществляется в соответствии с ГОСТ 7.20 – 2004 и ГОСТ 7.83 – 2001.
В Дневнике Ч.2 учет электронных и аудиовизуальных документов ведется отдельно и входит в общее число выданных документов.
ГОСТ 7.20 – 2000. Библиотечная статистика [Текст]. – Введ.01.01.2002 // Сборник основных российских стандартов по библиотечно-информационной деятельности / сост. . – СПб., 2006. – С.191.
Рекомендации по внедрению ГОСТа 7.20-2000 «Библиотечная статистика», принятые Библиотечной Ассоциацией Республики Карелия от 01.01.2001 [Электрон. ресурс] – Режим доступа: // http://library. *****/bark/files/e_10_05_07.doc . – Загл. с экрана.
Начинающему библиотекарю!
Стать библиотекарем не сложно, для этого необходимо желание и широкий кругозор. Библиотекарь - это самая гуманистическая профессия, задачей которой является общение с читателями, пользователями услуг библиотеки, а так же осуществление многообразных технологических процессов и операций, связанных с работой с документным фондом библиотеки с ее информационно-поисковыми системами.
Для того чтобы деятельность библиотекаря была успешна необходимо специальное образование. Работа с данным методическим пособием — первый шаг на пути профессионального образования. Оно поможет вам не только познакомиться с особенностями библиотечного дела, но и окажет поддержку при организации деятельности вашей библиотеки. Методические рекомендации «Начинающему библиотекарю.Вып.1» и последующие выпуски, будут вашими помощниками. Материал в пособии представлен кратко, а дополнительно подробные консультации вы можете получить в отделе Медиатеки «Ресурсного центра».
Что такое библиотека?
Библиотека - это информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом документов и представляющее их во временное пользование абонентам, а также осуществляющее другие библиотечные услуги. Основные функции библиотеки — информационная, культурная, образовательная, досуговая. Абонент библиотеки — это физическое или юридическое лицо, зарегистрированное библиотекой как ее постоянный пользователь. Библиотечная услуга — конкретный результат библиотечного обслуживания, удовлетворяющий определенную потребность пользователя библиотеки (выдачу и абонирование документов, предоставление информации о новых поступлениях, справки, выставки, консультации, массовые мероприятия и пр.). Документ — социальная информация, зафиксированная на любом материальном носителе в целях ее хранения, распространения и использования. Основная внутрибиблиотечная документация в школьной библиотеке .
Общая
Положение о школьной библиотеке.
Правила пользования библиотекой.
Годовой и месячный планы работы.
Анализ работы за предыдущий год.
Паспорт библиотеки.
График и расписание работы библиотеки.
По основному фонду
Книга суммарного учета /хранится постоянно/.
Инвентарные книги /хранятся постоянно/.
Папка с копиями накладных /3 года/.
Акты о проведении инвентаризации (проверки) фонда. /10лет/
Папка актов движения фонда (списание, передача и т.д.) /10 лет/
Тетрадь учета принятых книг взамен утерянных /3года/
Тетрадь (или картотека) учета изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу (бр.)
Дневник работы школьной библиотеки /+ тетрадь ежедневной статистики/
Журнал учета библиографических справок.
Читательские формуляры.
По учебному фонду
Книга суммарного учета.
Папка с копиями накладных по доставке учебников.
Папка актов движения учебного фонда (списание, передача и т.д.)
Копии бланков-заказов учебников.
Картотека учебников.
Журнал выдачи учебников по классам или индивидуальные формуляры.
Отчет школы о полном количестве учебников по параллелям и областям знаний.
Расшифровка библиотечных терминов
Аудиовизуальный документ (АВД ) - документ, содержащий изобразительную и/или звуковую и текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических средств.
Библиотечный фонд — упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам.
Балансовая стоимость фонда - стоимость библиотечного фонда, отражаемая в бухгалтерском учете.
Выбытие из фонда — движение фонда в связи с исключением, перестановкой в другие подразделения библиотеки и списанием документов из библиотеки.
Движение фонда - процесс поступления и выбытия доку-ментов, отражаемый в библиотечной учетной документации.
Единица учета фонда — унифицированная единица исчис-ления величины и движения фонда.
Единица хранения фонда - отдельный документ или их совокупность, учитываемые при хранении как элемент фонда.
Индивидуальный учет - регистрация в учетной форме каждого экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.
Исключение документа из фонда - изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета библиотеки непрофильных, дефектных, дублетных, ветхих, устаревших документов, а также утраченных по каким-либо причинам.
Книжный памятник - редкий или особо ценный документ, отличающийся выдающимися историческими, научными, художественно-эстетическими и полиграфическими достоинствами и отнесенный к фонду редких и ценных документов.
Переоценочный коэффициент - утвержденный Правительством Российской Федерации цифровой множитель, применяемый при расчетах стоимости библиотечных фондов.
Поступление в фонд — пополнение фонда библиотеки в результате получения обязательного экземпляра, покупки, подписки, дарения, обмена или любого другого способа. Проверка фонда — периодический переучет документов с целью подтверждения их наличия, а также установления их соответствия учетным документам.
Рыночная цена - цена, складывающаяся на рынке соответствующей продукции (книг, АВД, электронных изданий), с учетом экономической ситуации, тенденции спроса и предложения, конкуренции.
Суммарный учет - регистрация в учетной форме всех видов документов партиями с целью получения точных сведений о величи-не, составе фонда библиотеки и происходящих в нем изменениях (поступлении, перемещении, выбытии).
Учет библиотечного фонда - комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам.
Тема №1
Прием и учет вновь поступивших документов (изданий) в библиотеку.
/извлечения из «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках ОУ от 24.08.2000 №2488/
Единицы учета.
Основные единицы учета поступлений и выбытия в библиотечном фонде:
1) название - каждое новое или повторное издание, другой документ отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;
2) экземпляр - каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.
Общая величина фонда учитывается в экземплярах и названиях.
Основными единицами учета периодики являются экземпляр и название.
Для журналов - экземпляр (том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления в фонд.
Для газет - единицей учета, является годовой комплект и название газеты за все годы поступления в фонд.
АВД - являющиеся приложением к другим видам документов, отдельному учету не подлежат.
Единицами учета фонда электронных изданий являются: дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа), а также название: диск-приложение не учитывается как отдельный экземпляр, если представляет собой вкладку (вложение) в издание.
Учет поступления документов в фонд библиотеки.
Виды и формы учета библиотечного фонда в школьной библиотеке.
В школьной библиотеке обязательны два вида учета фонда: индивидуальный, суммарный.
При учете поступления документов в фонд выделяются документы временного хранения, которые не ставятся на баланс. К ним относятся брошюры: (объем до 48с); листовки (объем до 4с); календари; плакаты; методические разработки; программы; материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно).
Суммарный учет.
Суммарному учету полежат все виды документов (кроме газет). Производится учет, партиями по одному сопроводительному документу (счет-фактура, накладная, акт).
В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.
Формой суммарного учета является книга в традиционном или машиночитаемом виде. «Книга суммарного учета» (КСУ) состоит из 3-х частей:
Часть 1 - «Поступление в фонд»;
Часть 2 - «Выбытие из фонда»;
Часть 3 - «Итоги движения фонда».
Запись в КСУ ведется с момента поступления в библиотеку первой партии документов.
Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в 1-й части КСУ «Поступление в фонд » в показателях: дата и номер записи, источник поступления, номер и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе, но видам, содержанию), стоимость приобретенных документов.
Библиотеки вправе вводить дополнительные показатели, учитывающие специфику
конкретной библиотеки.
Ежегодно запись начинается с №1 (часть 1).
Документы, не подлежащие записи в инвентарную книгу, записываются в 1-й части КСУ без указания ее стоимости, а затем наравне с другими документами распределяются по содержанию.
Номер записи в КСУ проставляется в графе № 1 инвентарной книги.
На периодические издания, поступившие по подписке, один раз в год составляется акт, на основании которого в КСУ записывается количество поступивших журналов /в экз. и назв./ и их распределение по содержанию. Стоимость журналов не указывается. Акт на поступление периодических изданий в бухгалтерию не сдается.
Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются, во 2-й части КСУ / нумерация записей из года в год продолжается (графа 2 - № акта по порядку)/, с указанием причин исключения («Передано», «Списано по ветхости» и т.п.).
Поступления АВД, микроформ, электронных изданий на машиночитаемых носителях (CD-ROM, мультимедиа, дискета) отражается в первой части КСУ с дальнейшей детализацией по видам документов.
Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за учебный год.
Индивидуальный учет.
Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), регистрационная карточка на определенный вид документа (в том числе электронного или АВД).
Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «КСУ библиотечного фонда» инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия.
В примечании указывается наличие и вид приложения к основному документу. Индивидуальный учет изданий, АВД, микроформ, электронных изданий осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета.
Документы, записанные в инвентарную книгу, относятся на баланс школы.
Инвентарная книга — важнейший документ библиотеки, который хранится наравне с денежными документами. Переписка (восстановление) инвентарной книги запрещается, за исключением особых случаев, на которые издается отдельный приказ, согласованный с высшей инстанцией (это может быть контролирующий финансовый орган). Инвентарные книги хранятся в библиотеке постоянно.
Страницы в инвентарной книге нумеруются. Титульный лист и его оборотная сторона в нумерацию страниц не входит. Каждая страница рассчитана на 25 инвентарных номеров.
На каждой строчке делается одна запись. Инвентарные книги имеются двух видов:
200 страниц на 5000 инвентарных номеров и 300 страниц на 7500 инвентарных номеров.
Каждый экземпляр документа, подлежащий инвентаризации, записывается в инвентарную книгу и получает отдельный, лишь ему присвоенный номер.
Номер проставляется на каждой строчке инвентарной книги, во избежание ошибок номер проставляется до записи издания в инвентарную книгу.
Необходимые для записи в инвентарную книгу сведения о книге берутся с титульного листа, недостающие сведения — из выходных данных.
В графе «Отметки о проверке» во время проверки библиотечного фонда условными значками отмечается наличие или отсутствие данного издания в фонде; эти значки для каждого года проверки должны быть разными по цвету или изображению.
В графе «Автор и заглавие» приводится фамилия автора и заглавие издания. Инициалы авторов не указываются; при наличии двух авторов через запятую пишутся фамилии обоих; при наличии трех авторов пишется фамилия первого с указанием «и др.»; при наличии четырех и более авторов издание записывается под заглавием. Между фамилией автора и заглавием не следует оставлять свободного промежутка или ставить тире. Не следует также заключать заглавие в кавыч-ки. Заглавие, состоящее из нескольких слов, разрешается сокращать, но так, чтобы можно было понять его смысл. При записи длинного заглавия (более 5 слов) записываются первые 2-3 слова. Обязательно указываются порядковые номера томов, частей и выпусков.
При записи на одной странице дублетов одного и того же документа или многотомного издания с одним заглавием в последующих строках графы ставят кавычки и указывают (при записи многотомных изданий) порядковый номер тома.
В графе «Год издания» указываются две последние цифры года выхода, документа в свет. Если оно выпущено в другом веке, тогда год документа пишется полностью. При записи на одной странице инвентарной книги произведений с одним годом издания, в последующих строках графы ставятся кавычки.
Графа «Цена», разделена на две подграфы: рубли и копейки /47.00/
В графе, в котором оформлено исключение данного документа, указывают номер акта, и через тире — последние две цифры года его составления, например: «4-07».
В графе «Примечания» указывают исправление ошибок, допущенных при записи в инвентарь; разного рода серьезные дефекты, обнаруженные в документе; особенности наиболее ценных изданий. Исправленные ошибки должны быть заверены зав. библиотекой (библиотекарем) и директором школы.
Каждый документ записывается на языке оригинала чернилами (пастой) черного (синего) цвета. Записи в инвентарной книге следует производить аккуратно, разборчивым почерком.
Брошюры и периодические издания в инвентарные книги не вносятся.
После приема партии книг и ее суммарного и индивидуального
учета на сопроводительном документе (накладная, акт) делается запись: «Книги в количестве. экз., на сумму... руб... коп. получены и записаны в книгу суммарного учета под №. В том числе приняты на баланс. экз. на сумму. с записью в инвентарную книгу за №. Кроме того, получено. экз. документов временного хранения на сумму. руб.,. коп., не подлежащие постановке на баланс, дата, подпись». Оригинал сопроводительного документа передается в бухгалтерию, а копия остается в библиотеке.
Значение отчётов библиотеки. Виды отчётов
Совокупность сведений о результатах работы библиотеки за определённое время, периодически представляемых вышестоящим организациям, органам государственной статистики, а также читательской общественности. Основным видом отчётности библиотеки является годовой отчёт. Библиотеки составляют отчёты двух видов - статистический и информационный (текстовый). Отчётность обязательна для всех библиотек всех систем и ведомств.
Отчёты не только отражают состояние работы библиотеки, но и направляет внимание сотрудников на улучшение отстающих участков работы является базой для планирования, прогнозирования, определения количества сотрудников.
На основе данных учёта строится отчётность библиотеки , под которой понимается система показателей, характеризующих деятельность библиотеки за определённый период времени.
Виды отчётов:
1.Статистические;
2.Текстовые или информационные;
3.Перед населением, местными советами народных депутатов.
Годовой статистический отчёт составляется по форме 6-НК утверждённый министерством статистики и анализа Республики Беларусь. Требования - точность, аккуратность и своевременность. Статистический отчёт заполняется только на основе учётных форм работы библиотеки. Заполняется в двух экземплярах, один отдаётся в вышестоящую организацию, второй остаётся в библиотеке.
С начала указывается кому представлен отчёт, полное название и тип библиотеки, ведомственная принадлежность, форма собственности, адрес и за какой год представлен отчёт.
Статистическая отчётность является важнейшим средством анализа деятельности библиотек. Статистика позволяет прогнозировать ситуацию, финансировать и развивать успехи в работе библиотеки.
Разделы статистического отчёта:
1.Материально-техническая база;
2.Количество пользователей и посещений;
3.Формирование и использование библиотечного фонда;
5.Персонал библиотеки.
Информационный отчёт представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотеки. Он содержит объективные данные и конкретные примеры. Схема информационного отчёта рекомендуется методическими центрами и соответствует структуре годового плана.
Информационный отчёт содержит анализ количественных показателей и основных направлений работы библиотеки в текущем году, недостатки и пути их устранения.
ЦБС обобщает результаты работы всех структурных подразделений и направляет в вышестоящую библиотеку - методический центр информационный отчёт, в котором анализируется деятельность ЦБС, отмечаются изменения, происшедшие за год, проводится наиболее удачный опыт работы подразделений, обращается внимание на те проблемы, по которым работа шла наиболее интенсивно, на то новое и интересное, что характеризовала её в отчётный период.
Информационный отчёт призван всесторонне охарактеризовать деятельность библиотеки, подвести итоги. По нему судят о месте библиотеки в системе культурно-просветительских учреждений и её роли в обслуживании населения.
Отчёт - важный источник для изучения и распространения нового опыта.
Его цель - глубоко проанализировать работу минувшего года.
Годовой отчёт готовят в определённой последовательности: подбирают исходные документы и материалы (дневники, протоколы собраний, конференций и совещаний, месячные и квартальные отчёты, а также, для сопоставления, - отчёты за предыдущие годы), проверяют итоги выполнения плана.
Следует тщательно продумать схему отчёта, названия разделов, глав, параграфов. (Как основу рекомендуется использовать схему годового плана, внеся в неё необходимые поправки и дополнения). Далее приступают к оформлению статистических таблиц, исчислению относительных и средних величин, формулируют выводы. Для сопоставления с показателями отчётного года полезно привести цифры, характеризующие работу в прошлом. Подбирая материалы для отчёта, особенно цифровые данные, их проверяют по существу и с арифметической точки зрения, при этом следует избегать примерных округлений и записи на память, что создаёт опасность включения в отчёт ошибочных данных.
При составлении годового отчёта необходимо осветить роль библиотеки, то, как она откликалась на важнейшие события дня; показать работу такой, какой она была в действительности; рассказать об успехах, но не скрывать недостатки, ошибки и промахи; назвать и охарактеризовать наиболее спрашиваемые книги, а также указать издания, которых недоставало, перечислить лучшие библиографические пособия, помогавшие в работе; обосновать выводы конкретными примерами.
Отчётность перед населением - библиотека отчитывается перед читателями на читательских конференциях, собраниях читателей, собраниях работников, служащих, на заседаниях общественного совета библиотеки, сессиях местных советов, где руководитель библиотеки рассказывает о деятельности библиотеки в прошлом году, анализируются достижения, недостатки и определяют перспективу на текущий год, публикуют информацию о работе в печати, выступают с сообщениями на радио.
Отчёт библиотеки перед населением - важное мероприятие, к которому нужно тщательно готовиться. О дне отчёта (конференции, собрания) библиотека широко оповещает своих читателей.
К этому дню выпускае
Библиотечная статистика (БС) не является самостоятельной научной дисциплиной, она входит в статистику культуры, которая в свою очередь, является отраслью социально-экономической статистики. БС является отраслевой дисциплиной, имеющей конкретный предмет исследования и собственную систему показателей для его характеристики.
Обычно понятие «библиотечная статистика» употребляется в трех значениях:
Практическая деятельность по сбору и обработке специальными статистическими методами количественных данных о библиотечных явлениях и процессах;
Совокупность итоговых показателей, собранных для характеристики какого-либо явления или процесса библиотечной деятельности;
Научная дисциплина, изучающая закономерности количественных отношений в библиотечных процессах, разрабатывающая методы количественного анализа, систему показателей и т.д.
Задачами библиотечной статистики как практической и научной деятельности являются:
Разработка системы числовых показателей, методы учета работы библиотек и её оценки, методов расчета показателей;
Обеспечение наблюдения и контроля за библиотечной деятельность. С целью выявления возможных проблем развития;
Анализ фактических данных для прогнозирования развития тех или иных ситуаций.
Статистика, оперируя числами, позволяет выявлять типичное, характерное, закономерное. В зависимости от вида изучаемой статистической совокупности выделяются разделы БС: статистика библиотечной сети, статистика обслуживания читателей и пользователей, статистика библиотечных фондов, статистика библиотечных кадров.
Учет данных, относящихся к различным статистическим совокупностям, осуществляется на основе ГОСТа 7.20.-2000 «Библиотечная статистика».
Статистика библиотечной сети изучает численность библиотек, динамику их развития и группировку по различным признакам.
Статистика обслуживания читателей и пользователей в качестве пользователя «физическое или юридическое лицо, пользующееся услугами библиотеки (читатель, посетитель мероприятий, абонент).
Статистика библиотечных фондов позволяет определить численность документов, содержащихся в библиотеках, их движение и распределение по различным признакам.
Статистика библиотечных кадров изучает численность работников, их группировку по квалификации и образовательному цензу, возрасту, стажу работы, распределение по видам библиотек. Этот раздел статистики очень важен для планирования подготовки кадров и повышения их квалификации.
В библиотеках существуют три вида учета - оперативный, статистический и бухгалтерский.
Оперативный (первичный) учет заключается в постоянной, непрерывной регистрации всех фактов библиотечной деятельности и осуществляется в натуральных единицах (количество читателей, посещений, выданных, прибывших, списанных книг и т. д.). Формы первичных учетных документов регламентированы ГОСТ 7.35-81 «Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков». Все структурные подразделения библиотеки в соответствии с направлениями своей работы ведут первичный учет согласно перечню показателей работы, подлежащих обязательному учету. Данные первичного учета периодически суммируются в заданных интервалах (месяц, квартал, год).
Бухгалтерский (финансовый учет) – сплошная, документальная регистрация движения материальных, финансовых и трудовых ресурсов библиотеки. Этот учет имеет стоимостное выражение, и его данные используются при экономическом анализе работы библиотеки.
Данные бухучета предназначены, в первую очередь для руководства библиотеки и его учредителя.
Статистический учет заключается в получении, группировке и обобщении данных о состоянии деятельности библиотеки (осуществляется на основе государственной отчетности или статистических исследований). Показатели библиотечной статистики - это количественные характеристики того или иного явления или процесса библиотечной деятельности и выражаются они в абсолютных, относительных и средних величинах.
Абсолютные величины - это число читателей, книговыдач, посещений, мероприятий массовой работы (выставок, читательских конференций, обзоров и др.), библиографических справок, поступивших изданий и т. д. за определенный период времени (месяц, квартал, год). Все сведения берут из форм оперативного учета.
Средние величины - это общая или сводная характеристика нескольких или многих однородных величин. Например, средняя дневная посещаемость (П д) - среднее количество посещений абонемента или читального зала в день. Рассчитывается она путем деления числа посещений за год (П г) на число рабочих дней в году (Д) - П д = П г: Д.
Относительные величины - это отношение одной сравниваемой величины к другой. Величину, с которой сравнивают, называют базой сравнения. Относительные показатели бывают трех видов: динамики, структуры и интенсивности.
Показатели структуры - это относительные величины, определяющие состав статистической совокупности. Относительные величины структуры рассчитываются путем деления части на целое и выражаются обычно в процентах, что показывает удельный вес ее части. Сумма относительных показателей структуры какой-либо совокупности всегда равна 1,0 (в коэффициентах) или 100 (в %). В библиотеках рассчитывается структура библиотечного фонда и структура книговыдачи.
Показатели динамики и структуры могут быть изображены графически. Для этого используются столбиковые (гистограммы), линейные и секторные диаграммы.
Показатели интенсивности - это относительные величины, измеряющие соотношение двух различных по содержанию, но взаимосвязанных показателей.
Читаемость (Ч) - отношение книговыдачи (В) к числу читателей (А) - характеризует интенсивность чтения (Ч = В: А).
Посещаемость (Пос) - среднее число посещений (П), приходящихся на одного читателя (А), характеризует активность посещения читателями библиотеки (Пос = П: А).
Обращаемость книжного фонда (Об) - отношение книговыдачи (В) к объему фонда (Ф) - характеризует степень использования книжного фонда (Об = В: Ф).
Книгообеспеченность (К) - среднее число книг, приходящееся на одного читателя, - характеризует величину книжного фонда на конец года (Ф) в отношении к числу читателей (А), то есть его достаточность (К = Ф: А).
Коэффициент использования фонда - это соответствие фонда и книговыдачи.
Первичные учетные документы:
| Формуляр читателя (электронный формуляр читателя) | предназначен для учета пользователей, учета посещений, контроля и учета выданных и возвращенных документов, анализа чтения | ||
| Электронная БД пользователей библиотеки | предназначена для учета пользователей, учета посещений | ||
| Картотека регистрации абонентов МБА (электронная база данных) | |||
| Картотека регистрации абонентов информации (электронная база данных) | предназначена для учета абонентов и анализа сведений о них | ||
| Карточка регистрации читателя | предназначена для учета пользователя и анализа сведений о нем | ||
| Книжный формуляр | предназначен для учета и контроля выданных и возвращенных пользователем документом и анализа их использования | ||
| Контрольный листок | предназначен для учета посещений пользователя подразделений библиотеки, контроля за выданными и возвращенными документами | ||
| Разовый контрольный листок | предназначен для учета посещений разовыми пользователями подразделений библиотеки | ||
| Листок читательского требования | предназначен для поиска и выдачи документов, учета и анализа запросов и отказов | ||
| Лист (журнал) учета справок и консультаций | предназначен для учета отказов по запросам и анализа отказов | ||
| Паспорт мероприятия | предназначен для учета и анализа мероприятия, проводимого библиотекой | ||
| Счетчик посещений сайта библиотеки | предназначен для учета обращений удаленных пользователей | ||
| Код пользователя, зарегистрированный на сервере библиотеки | предназначен для учета удаленных пользователей | ||
Вторичные документы:
· Дневник работы библиотеки;
· Статистическая форма № 6-НК;
· Отчеты о работе библиотек за какой-либо период времени.
Отчетность библиотек.
На основе данных учета строится отчетность библиотеки, под которой понимается система показателей, характеризующих деятельность библиотеки за определенный период времени. Формы статистической отчетности утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Министерством культуры. Основным видом отчетности библиотеки является годовой отчет. Библиотеки составляют отчеты двух видов - статистический и информационный (текстовой).
Годовой статистический отчет (форма № 6-нк) составляется на основе данных учета в двух экземплярах - один остается в библиотеке, а другой представляется учредителю, районному, городскому или окружному органу культуры не позднее 10 января.
Районный, городской, окружной орган культуры представляет сводные данные органу управления культуры в республике, крае, области и городе федерального значения не позднее 20 января. Орган управления культуры представляет сводные данные Министерству культуры России и органу государственной статистики по месту, установленному территориальным органом Госкомстата России в республике, крае, области, городе федерального значения, не позднее 25 февраля. Министерство культуры представляет сведения Госкомстату России по согласованной программе и срокам.
Форма 6-НК включает следующие разделы:
Материально-техническая база;
Электронные ресурсы
1. Количество пользователей и посещений;
2. Формирование и использование библиотечного фонда;
3. Информационное обслуживание и МБА;
4. Персонал библиотеки.
5. Поступление и использование финансовых средств.
Методика заполнения отчета http://volglib.ru/files/Godovoy%20otchet.pdf
Планирование библиотечной деятельности.
Планирование - это функция субъекта управления по определению объективно обусловленных пропорций и объемов развития и функционирования объектов управления. Планирование библиотечной деятельности - это научное определение целей ее развития, задач и средств их реализации и показателей развития на определенный период.
Планирование занимает центральное место в системе управления, определяя основные направления работы библиотеки на текущий период и на перспективу, что обеспечивает единство деятельности. В задачи управления входит сбалансирование планов, корректировка и согласование между собой планов структурных подразделений, направленные на координацию их деятельности по выполнению стоящих перед библиотекой задач.
В реализации функции планирования руководитель библиотеки испытывает необходимость в овладении современными методами планирования: аналитическим, нормативным, программно-целевым, балансовым, сетевым.
Аналитический метод (метод экстраполяции) заключается в перенесении (экстраполяции) на планируемый период тенденций и закономерностей, выявленных в результате анализа предшествующего периода работы. Применение этого метода предполагает наличие исчерпывающей информации о деятельности библиотеки и анализ этой информации. Источниками анализа служат данные оперативного, статистического и бухгалтерского учетов. Аналитический метод не является универсальным, так как его возможности достаточно ограничены. Данный метод ориентирован на рост количественных показателей деятельности библиотеки, и в меньшей степени - на улучшение качества работы.
Нормативный метод заключается в обосновании плана нормами и нормативами. Эффективность данного метода определяется наличием нормативной базы, которая включает в себя четко определенную систему нормируемых показателей, их классификацию, методику определения и расчета количественных значений, систематический пересмотр действующих норм и нормативов. Нормативный метод имеет, однако, свои границы применения, так как его целью является стремление к преодолению различий и неравномерностей в деятельности библиотек, и поэтому нормы носят усредненный характер, что не позволяет учитывать специфику конкретных библиотек.
Программно-целевой метод основан на следующих принципах: строгая целевая (программная) направленность планирования, многовариантность выбора плановых решений, оперативность в процессе разработки показателей плана. Любое планирование направлено на достижение целей управления с помощью минимальных затрат. Данная методика заключается в последовательном расписывании (декомпозиции) главных задач на подзадачи, решение которых необходимо для достижения поставленной цели, подзадач - на действия и т. д. Этот метод дает возможность комплексного планирования, учета и координации деятельности библиотеки и может быть представлен графически в виде «дерева целей».
Балансовый метод связан с программно-целевым и нормативным методами, так как осуществление любой целевой программы предполагает обоснование возможности ее реализации посредством координации и взаимного согласования имеющихся материальных, финансовых и трудовых ресурсов с требуемыми материальными, финансовыми и трудовыми затратами. В практике управления библиотеками наиболее часто используется составление стоимостных балансов - сметы доходов и расходов.
Метод сетевого планирования предполагает расчленение всей планируемой работы на операции, из которых она складывается, и составление полного перечня этих операций с указанием сроков и ответственных за их выполнение.
Каждый метод планирования обладает определенными преимуществами, но не является единственно верным. На разных этапах планирования могут использоваться различные методы: аналитический - на этапе прогнозирования, целевой - на этапе разработки целей на планируемый период, нормативный - при определении системы показателей, балансовый и сетевой - при обосновании плана и контроля за его выполнением. Наиболее эффективно сочетание различных методов, их единство и систематическое применение.
Текущее планирование стало частью перспективного, и крупные библиотеки составляют планы-прогнозы. Новым направлением плановой работы становится разработка стратегических планов и комплексных планов социально-экономического развития библиотек и их коллективов, бизнес-планов и планов маркетинговой деятельности.
12. Библиотека в системе социально-культурного проектирования .
Проект – разовое явление, которое включает в себя последовательность взаимосвязанных действий, предпринимаемых в ограниченный период времени и нацеленный на достижение определенного результата.
Программа – комплекс взаимосвязанных по ресурсам исполнителей и срокам существования различных мероприятий.
Программа – группа проектов.
Проектная деятельность библиотек отличительная характеристика деятельности библиотеки.
Особенности проектной деятельности в отличии от планов работы, где действия и мероприятия ежегодно повторяются, в проекте вся деятельность однократна.
В библиотечном деле осознана важность проектов, которая позволяет осваивать новые технологии, эффективно использовать ресурсы и т.д.
Проектная деятельность позволяет библиотеке постоянно развиваться. Необходимость реформирования и изменения библиотеки. Библиотека решает сложные технологические сложные задачи.
Есть разработанная методика по составлению проектов.
Все проекты делятся на классы.
Существуют различные классификации по различным признакам:
· Научные проекты
· Производственно-технологические проекты
· Организационные проекты.
По срокам решения проблем и желанию исполнения:
· Краткосрочные до 1 года.
· Среднесрочные 1-5 лет
· Долгосрочные от 5-15 и более лет.
По масштабам:
· Мегапроекты
· Мультипроекты
· Монопроекты
Мега проект – целевая программа развития культуры различного уровня, они как правило содержат несколько взаимосвязанных проектов, т.к. принимают участие все учреждения социально-культурной цели.
Мега проекты формируются и поддерживаются на высших уровнях управления:
Международный уровень
Государственный (федеральный) уровень
Региональный уровень.
Федеральная программа «Либнет», Программа «Информация для всех», «Национальная программа поддержки и развития чтения», Программа «Пушкинская библиотека».
Мультипроект – они как правило применяются на уровне района или города. Они могут носить библиотечный характер или могут быть совместной программой. (например, экологическое воспитание N-ского района).
Монопроекты – создаются и осуществляются на уровне одной библиотеке. В них четко обозначен круг задач, они просты, имеют небольшие ресурсы, небольшой по времени срок (от несколько месяцев до 1 года). Большая их часть реализуются и проектируется к камим-то событиям.
Такие проекты, которые используются в библиотеке… выделяется ряд новых видов проектов:
Пилотный проект (пробный) – проек, реализуюшийся сначала в одной библиотеке (районе), а потом может распространиться на все библиотеки и регионы.
Информационные проекты – реализуется введением новых технологий, автомтизации, создание и кооперация информац. Ресурсов.
Организационный проект – направлен на создание и реорганизацию библиотек, такие … организации крупных совместных выставок и т.д.
Социальные проекты , которые направлены на социально незащищенных слоев населения.
Культурно-досуговый проект , проведение свободного времени библиотеки.
Технология разработки проекта.
Жизненный цикл проекта – ряд последовательных ступеней развития проекта.
Жизненный цикл проекта делиться на фазы:
1. Разработка идеи (концепции). Проводиться анализ проблемы и определение целей и задач. (формирование идеи проекта, которая формулируется, как конечная цель проекта и пути достижения этой цели. Идея должна быть реальной и конкретной, четкой, логичной, быть интересна населению и соответствовать миссии библиотеки. Проектная деятельность всегда направлена на решение какой-либо ситуации, как правило проблемной, поэтому необходимо предварительное обоснование проекта. Данное обоснование с помощью различных методов. Полученные результаты оформляются в виде резюме. В резюме включается: цель проекта; основные особенности проекта; организационные и финансовые проблемы, которые могут возникнуть.
2. Разработка проекта. Планирование проекта в виде последовательных действий ведущих к достижению целей. На этом этапе снова проводиться проектный анализ, цель которого определить результативность и ценность проекта. Этот анализ включает в себя: - определение масштабов проекта; 1.Технический анализ- срок реализации; - срок реализации ресурсов; - график реализации. 2.Коммерческий анализ (если внедряются платные услуги): - стоимость услуги. 3.Социальный анализ: - определение значения проекта для удовлетворения потребностей пользователя и ожидаемые последствия социального характера. 4. Организационный анализ: - кто еще будет принимать участие в организации проекта, и сильные и слабые стороны участников. Непосредственное планирование (четкое определение последовательности этапов). Составление бюджета
3.Фаза. Реализация проекта. Здесь должны быть предусмотрены формы контроля за реализацией проекта: текущий отчет; _ обсуждения.
4.Фаза. Завершение проекта. Должно происходить достижение результата и оценка эффективности этого проекта.
Понятие и требования к организации учета документного фонда
Учет является первым процессом организации документного фонда, который устанавливает взаимосвязи между документами, необходимые для превращения их в единое целое. Регистрируя поступивший документ, учет вводит его в состав фонда, документально закрепляя его принадлежность именно к данному фонду. На протяжении всего времени функционирования документа в фонде учет отслеживает его перемещения как неотъемлемой части фонда, фиксируя его новые состояния и отношение к тем или иным подфондам. После того, как документ снят с учета, он перестает считаться компонентом фонда, его связь с фондом и документами из фонда утрачивается. Таким образом, организующая роль учета заключается в документальном закреплении взаимосвязей внутри фонда, позволяющем осуществлять контроль за состоянием и сохранением документного фонда.
Учет документного фонда - это деятельность, обеспечивающая фиксирование по установленным правилам и накопление сведений о величине, составе и движении фонда и его стоимости для количественной и качественной характеристики его состояния.
Учет фонда является третьим технологическим процессом формирования документного фонда и тесно связан с последним этапом комплектования - приемом новых поступлений, в ходе которого осуществляется сверка партии вновь поступивших документов с сопроводительным документом и все несоответствия между ними фиксируются в акте приема. Процесс учета тесно переплетается с технической обработкой документов. Штемпель, проставляемый на этапе первичной обработки и свидетельствующий о принадлежности документа к фонду/подфонду, как правило, содержит инвентарный номер данного экземпляра, который присуждается документу в процессе учета.
Такие тесные взаимосвязи между процессами усложняют их идентификацию, размывая их границы. Так, «Инструкция об учете библиотечного фонда», утвержденная приказом министра культуры РФ № 590 от 02.12.1998 г., включает в процесс учета прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде. Как видим, в структуру учета включены все операции по организационному оформлению принадлежности документов к фонду с момента их поступления в библиотеку/информационную службу.
В процессе учета преследуются следующие цели:
1) накопление фактической информации о фонде для дальнейшего управленческого анализа и принятия решений по его совершенствованию;
2) составление реальных моделей документного фонда, необходимых для сравнения их с идеальными моделями и оценки их соответствия между собой;
3) слежение за движением документов для обеспечения их сохранности.
Таким образом, учет является формой документированного наблюдения за состоянием документного фонда, которое осуществляется с целью контроля его качества и сохранности.
Документы, в которых ведется учет документного фонда, имеют статус финансовых документов строгой отчетности, и их необходимо сохранять до ликвидации организации. Они должны храниться в сейфах и закрывающихся шкафах, и доступ к ним строго ограничивается. При ведении электронного учета обязательна распечатка бумажной копии учетных документов, на которую также распространяются особые режимы хранения и доступа.
В крупных информационных организациях, имеющих сложную организационную структуру, используется технология разделения учета, которая предполагает одновременное ведение и учета документного фонда в целом, и отдельный учет подфондов каждого структурного подразделения. Это позволяет накапливать количественные данные по отдельным подфондам.
Объектами учета могут являться как отдельные документы, так и партия документов. Партия - это группа документов, временно объединенная для контроля их сохранности в процессе обработки и передачи с одного технологического участка на другой (например, партия новых поступлений; партия документов на списание и т. п.).
В связи с тем, что в любой библиотеке или информационной службе существуют и используются не только документы, собираемые для удовлетворения информационных запросов пользователей, но и документы иного назначения, возникает необходимость различать, какие из них являются объектами учета документного фонда. Так, например, не подлежат учету как документы из фонда:
Программные продукты, которые являются рабочим инструментом для работников информационной организации;
Материалы, приобретаемые для оформления и других подсобных работ, не связанных с комплектованием документного фонда, например, настенные и настольные календари, постеры и т. п.;
Кино-, фото- и звукозаписи, предназначенные для проведения библиотечно-информационных и культурных мероприятий;
Управленческая документация библиотеки/информационной службы;
Документы личного и секретного характера;
Материалы, созданные информационной организацией на своем оборудовании без введения в законный гражданский оборот (тиражирования и распространения), например, методические пособия, тематические досье, ксерокопии отдельных документов, предназначенные для использования в служебных целях, и пр.
Результатом учета документного фонда является достоверная документированная информация о реальном состоянии фонда, которая характеризует:
Объемы фонда и отдельных подфондов, а также их прирост;
Динамику развития документного фонда на протяжении всего времени его существования;
Стоимостные характеристики документного фонда;
Наличие и местонахождение каждого документа из фонда.
Такая информация влияет на многие стороны деятельности информационной организации:
Упорядочивает движение документов в учреждениях;
Обеспечивает контроль за сохранностью фонда;
Служит обоснованием для расчета величины необходимых помещений, штатов, финансов и т. д.;
Позволяет сравнивать объемы фондов разных информационных учреждений, оценивать эффективность деятельности библиотек/информационных служб и использования различных видов ресурсов;
Составляет основу для планирования деятельности информационной организации;
Является источником государственного статистического учета, т. е. общенациональной системы сбора, регистрации, обобщения и интерпретации количественных данных в масштабе отрасли, экономического региона или страны в целях содействия принятию государственными органами власти и управления эффективных управленческих решений.
Такое многостороннее влияние результатов учета на различные стороны деятельности организации и принятие ответственных управленческих решений обусловливает строгие требования, которые предъявляются к учету документного фонда.
Требования к учету документного фонда
1. Полнота и достоверность учетной информации. Это означает, что учету подлежит каждый документ, поступающий или находящийся в фонде, и о нем имеется достаточная информация, чтобы идентифицировать его.
2. Обязательность учета для всех фондов и подфондов. Для обеспечения сбора полной и достоверной информации о фонде учету подлежат все без исключения документные фонды.
3. Точность, тщательность учета. Это означает, что данные о документе соответствуют реальности, не содержат ошибок и исправлений. В противном случае документ невозможно идентифицировать по учетным данным, а, следовательно, собранная информация не будет надежной.
4. Документированное оформление каждого поступления или выбытия из фонда, поскольку только запись на какой-либо носитель обеспечивает неизменность учетных данных.
5. Надежность и совместимость приемов и форм учета в условиях применения традиционной и автоматизированной технологии. Это означает, что учет в традиционном и электронном виде должен вестись по единым правилам, а учетные данные не должны быть случайно утеряны или искажены;
6. Оперативность и своевременность учета. Суть требования заключается в том, что документ должен быть учтен сразу при поступлении в библиотеку/информационную службу. Задержка в учете может привести либо к нарушению технологического ритма, либо к немотивированному отказу пользователю, либо к утрате документа.
7. Непрерывность учета. Это означает, что ведение учета должно начинаться с момента зарождения фонда и не должно прекращаться даже на короткий период - иначе данные учета будут неполными и недостоверными.
8. Унификация и стабильность учетных единиц, их соответствие единицам использования документного фонда и показателям государственной статистики. Это требование к учету говорит о необходимости единообразия в подходах к учету документов и их неизменности на протяжении длительного времени. В противном случае данные учета в различных документных фондах либо данные, полученные в различные периоды существования одного и того же фонда, будут несопоставимы, и на их основе будет невозможно сделать обоснованные выводы и принять правильное решение.
С целью унификации подходов к учету разработаны и внедрены специальные стандарты и инструкции по учету документных фондов.
Особое значение имеет стандартизация единиц учета документных фондов. Единица учета фонда - это единица измерения объема и движения фонда.
В соответствии с ГОСТом 7.20-2000 «Библиотечная статистика» (введен 01.01.2002 г.) для учета величины и движения документного фонда используются основные и дополнительные единицы учета.
Основные единицы учета используются как показатели изменения объема документного фонда для отчетности и ведения государственной статистики. К основным единицам учета относятся экземпляр и название.
Экземпляр - каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.
Название - каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.
Как видим, в качестве основных приняты две различные единицы учета, которые в совокупности разносторонне характеризуют документный фонд:
Учет в экземплярах дает возможность количественно оценивать фонд и обеспечивает контроль за сохранностью каждого документа;
Учет в названиях демонстрирует информационное разнообразие фонда, позволяя более полно определить информативную и содержательную ценность (ср.: 69 экземпляров журналов и 69 названий журналов).
Таким образом, при равных объемах фонда в экземплярах более богатым является тот фонд, в котором больше названий. Особенно показательно различие в объеме фонда, выраженном в названиях и в экземплярах, когда имеется большое число многоэкземплярных документов, например, учебных изданий для учащихся или студентов.
Дополнительные единицы учета используются для более полной характеристики фонда, а также для решения дополнительных прикладных задач.
К дополнительным единицам учета фонда относятся: годовой комплект, переплетная единица/комплект (подшивка) и метро-полка.
Годовой комплект - это совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда. Несомненно, данная единица учета дополняет характеристику фонда периодических изданий, наряду с названиями и экземплярами. В связи с тем, что периодичность у разных изданий может колебаться от 4 до 312 номеров в год, объем фонда периодики в экземплярах является не вполне показательным. Количество годовых комплектов одного названия характеризует хронологическую глубину данного фонда и тем самым обеспечивает его большую или меньшую полноту и информационную ценность.
Другая дополнительная единица учета - переплетная единица/комплект (подшивка) - это совокупность номеров периодических изданий или других документов, сшитых, переплетенных или скрепленных иным способом в одно целое и принимаемое за одну учетную единицу. Она помогает сделать сопоставимыми данные учета фонда и книговыдачи из фонда, в особенности когда речь идет о фондах книгохранилищ, где подшивка является учетной единицей хранения. Выдавая из хранилища 1 подшивку из 4 номеров журнала, работник хранилища передает пользователю или работнику читального зала ответственность за возврат именно одной подшивки, а не 4 номеров.
Метрополка - международная единица учета величины фонда, рекомендованная ЮНЕСКО в 1969 г. и измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами. На одном погонном метре полки в закрытом хранилище размещается в среднем до 50 экземпляров книг, при открытом доступе к фонду - 30-40 экз. В соответствии со строительными нормами, для хранения 1000 экз. понадобится площадь 4,5 кв. м. Таким образом, метрополка как единица учета может использоваться для расчета необходимого объема хранилища и помогает оценить потребность в количестве стеллажей.
Сходные задачи планирования ресурсов для хранения документов должна выполнять и новая дополнительная единица учета электронных ресурсов - байт (килобайт, мегабайт, терабайт и т. д.), благодаря которой можно оценивать объемы памяти, необходимые или используемые для хранения данных.
Таким образом, выбор единиц учета диктуется целым комплексом задач, которые должна обслуживать учетная информация.
Итак, учет как процесс формирования документного фонда направлен на собирание полной, точной и достоверной информации о данном документном фонде, позволяющей не только контролировать его состояние, но и принимать на ее основе грамотные управленческие и технологические решения. Для того чтобы обеспечить накопление учетной информации, отвечающей требованиям полноты и достоверности, уделяется приоритетное внимание организации учетной деятельности, что проявляется в максимальной регламентированности ее различных аспектов.
Виды и формы учета
Во всех документных фондах принято выделять два обязательных вида учета документов:
суммарный (интегрированный, статистический, количественный);
индивидуальный (дифференцированный, аналитический, оперативный).
Назначение суммарного учета - дать количественные представления о структуре, величине, темпах обновления фонда в целом и отдельных его частей. Объектом суммарного учета является партия.
Индивидуальный учет предназначен для того, чтобы давать информацию о каждом документе в фонде, его наличии в том или ином подфонде или о его списании. Поэтому объектом индивидуального учета являются отдельные экземпляры либо названия.
Оба вида учета обязательны и дополняют друг друга, расширяя информативность учетных данных:
Суммарный учет позволяет отвечать на вопросы: «сколько документов в фонде/подфонде?», «сколько документов поступило/выбыло за определенный период?»;
Индивидуальный учет отвечает на вопросы: «имеется ли данный документ в фонде?», «сколько экземпляров данного документа имеется в фонде?», «где находится данный документ в настоящее время?», «если экземпляр был списан, то когда и по какой причине?».
Таким образом, каждый документ обязательно проходит учет дважды: сначала в партии, потом индивидуально. Различаясь способами регистрации документов, оба вида учета взаимосвязаны и контролируют данные друг друга.
Каждый вид учета реализуется в соответствующих формах учета.
Формы учета - это унифицированные бланки учетной документации, рекомендованные соответствующими инструктивно-методическими документами для различных документных фондов.
В СССР были строго заданы параметры учетных форм для различных типов библиотек и служб информации. В настоящее время разработаны общие правила и формы учета документов, обязательные для всех библиотек, органов научно-технической информации, фондохранилищ, центров документации, иных организаций и учреждений Российской Федерации, независимо от их вида и типа, правового статуса, ведомственной подчиненности и формы собственности. Регламенты ведения учета заданы в «Инструкции по учету библиотечного фонда», при разработке которой учтены положения бюджетного законодательства, государственных стандартов, иных законов и нормативных правовых актов, имеющих отношение к учету документов, составляющих документный фонд. Вместе с тем, данная инструкция допускает возможность выбора правил, способов и норм, регламентирующих организацию и ведение учета документного фонда, исходя из организационно-технологических особенностей библиотеки/информационной службы, если это не противоречит действующему законодательству. Главным обязательным требованием к используемым учетным формам является соответствие номенклатуры показателей первичного учета аналогичным показателям государственной статистики. Таким образом, каждая организация имеет право разрабатывать по согласованию с учредителем собственные стандарты учета, которые оформляются в документе, называемом «Порядок учета документного фонда». Ответственность за правильность организации учета несет первый руководитель данного учреждения или предприятия.
Как видим, в настоящее время наблюдается снижение жесткости в регламентации учета документного фонда и допускается вариативность в выборе способов и форм учета. Предоставление информационным организациям права на самостоятельность в рамках границ, заданных общим регламентом, вызвано тем, что в условиях трансформации информационных технологий вынуждены сосуществовать традиционные и автоматизированные технологии учета, а развитие форм учета определяется не только профилем и структурой фонда, но и различными программно-технологическими факторами.
В соответствии с «Инструкцией об учете библиотечного фонда», основной формой суммарного учета документов является «Книга суммарного учета фонда». Она представляет собой журнал (листы суммарного учета документного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. Независимо от носителя, она имеет одинаковую юридическую силу. Допускаются различные модификации книги суммарного учета, отражающие специфику состава документного фонда - по типам или видам документов, тематике, языкам и другим признакам. Форма ее согласована с формами государственной статистической отчетности и с формами ежедневного учета выдачи документов из фонда (например, «Дневника библиотеки»).
Книга суммарного учета обязательно имеет 3 части. Часть I «Поступление в фонд», где фиксируются партии новых документов, и часть II «Выбытие из фонда», где записываются сведения об исключаемых из фонда документах, имеют сходную форму записи. О партии поступающих или выбывающих документов сообщаются следующие сведения: дата и номер записи по порядку, общее количество документов в партии, в том числе по видам документов, в том числе книг и брошюр по отраслям знания и по языкам. Кроме того, обязательно приводятся суммарные данные о стоимости документов, предназначенные для передачи на бухгалтерский баланс. В случае учета партии новых поступлений указывается также источник получения партии и номер и/или дата сопроводительного документа. При учете выбывающих документов указывается номер и дата акта об исключении, а также причина выбытия. В конце каждой страницы все количественные сведения суммируются для переноса их на другую страницу или в часть III книги суммарного учета.
В части III «Итоги движения фонда» содержатся обобщенные статистические данные о документном фонде. В эту часть поквартально переносятся суммированные сведения о вновь поступивших и о выбывших документах. В конце текущего года подводится общий итог движения фонда с учетом поступивших и выбывших документов и подводится баланс состояния фонда за год в следующих показателях:
«Состоит на начало …года» - в этой графе переносятся данные о фонде, полученные по итогам предыдущего года;
«Поступило в течение …года» - здесь указываются суммарные сведения о новых поступлениях за минувший год;
«Выбыло в течение …года» - приводятся совокупные количественные данные о документах, списанных из фонда в текущем году;
«Состоит на конец …года» - в этой графе приводятся итоговые расчетные данные по фонду, полученные путем суммирования исходных данных с данными о новых поступлениях и вычитания из этой суммы числа выбывших документов.
Итоговые данные из части III «Книги суммарного учета» включаются в форму государственной статистической отчетности.
Если информационная служба имеет устойчивый доступ к сетевым документам удаленного доступа согласно лицензионным соглашениям, то они также подлежат суммарному учету в специальной книге, которая организована по тому же принципу, что и традиционная. В форме учета поступления в фонд регистрируются основные реквизиты документов (договоров, контрактов, лицензионных соглашений), в которых зафиксировано оформление в доступ определенных пакетов сетевых документов на определенный срок, а также количество пакетов.
Формы индивидуального учета могут быть представлены в различном виде:
Книжной (инвентарные книги);
Карточной (карточка учетного каталога, регистрационная карточка на определенный вид документа - для газет, журналов, электронных, аудиовизуальных и других видов документов);
Листовой (лист актового учета).
Допускается сочетание этих форм учета. При автоматизированной технологии создаются форматы учетной записи, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.
Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие параметры: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета документного фонда», инвентарный номер, сведения об авторе и заглавии, месте издания и годе выпуска, о цене, а также отметка о наличии документа при очередной проверке фонда и номер акта об исключении данного экземпляра из фонда, если документ уже списан. Обязательной графой является «Примечание», в которой указывается наличие приложений к основному документу в том или ином виде, а также особенности экземпляра ценных и редких документов (например, наличие уникального переплета, автографа автора, маргиналий (пометок на полях), дефектов и т. п.).
Формы индивидуального учета в значительной степени различаются в зависимости от вида документа в связи с тем, что видовые особенности документа могут требовать особого формата учетной записи. Например, индивидуальный учет периодических изданий требует оперативной отметки о поступлении каждого очередного номера издания, однако отдельные номера газет и журналов не нуждаются в указании особых библиографических сведений о них. Поэтому для их учета разработаны специальные регистрационные карточки, в заголовке которых дается описание периодического издания в целом, а в основной части предусмотрен формат для указания года и для оперативных отметок о поступивших номерах и выпусках.
При индивидуальном учете базы данных необходимо указывать ее название, наименование создателя (юридическое или физическое лицо); дату создания ресурса, носитель информации (CD-ROM, жесткий диск, дискета), а также периодичность обновления.
Форма индивидуального учета сетевых документов включает основные характеристики пакета: название, данные о производителе, типе пакета, а также его платформе, т. е. совокупности программных и аппаратных средств, предназначенных для навигации и поиска документов и предлагающих особые сервисы для работы с ними.
Другим важным фактором, влияющим на особенности форм индивидуального учета, используемых в той или иной информационной организации, являются сроки хранения документов. При индивидуальном учете документов постоянного и длительного хранения используется метод инвентаризации, который заключается в присвоении каждому документу или каждому экземпляру документа индивидуального инвентарного номера или иного знака в качестве инвентарного номера (штрих-кода, ISBN). Такой индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в документном фонде, а после исключения документа из фонда не присваиваются другим вновь принятым документам. Это позволяет избегать путаницы в учете. Документы с индивидуальными инвентарными номерами регистрируются в инвентарных книгах. Как правило, для различных видов документов создаются отдельные инвентарные книги.
Для документов временного хранения, чьи сроки пребывания в фонде изначально ограничены 1-5 годами, ведутся отдельные формы индивидуального учета без присвоения документу инвентарного номера. Как правило, формы учета представлены в виде особых регистрационных картотек или тетрадей учета.
Если в инвентарных книгах используется нумерационный способ сортировки учетных записей, то регистрационные картотеки и учетные каталоги преимущественно тяготеют к алфавитному упорядочению записей о документах.
В крупных библиотеках, наряду с инвентарными книгами, имеется генеральный алфавитный каталог, в котором отражены все документы, зарегистрированные в фонде, с указанием их закрепления за тем или иным подфондом. Он предназначен для служебного использования и необходим для уточнения данных о документе и его местонахождении. По сравнению с инвентарной формой учета, каталогизационная запись отражает значительно больше библиографических сведений для идентификации документа, а также классификационные индексы и шифры хранения. На обороте карточки генерального каталога перечисляются инвентарные номера всех экземпляров данного документа с указанием места их постоянного хранения. При передаче экземпляров из одного подфонда в другой, а также при их списании возле инвентарного номера делаются соответствующие отметки. В этом состоит дополнительный информационный потенциал генерального каталога.
Учетную функцию носят также нумерационные каталоги, в которых библиографические записи располагаются в порядке инвентарных номеров, присвоенных документам, а также топографические каталоги, где библиографические записи располагаются в соответствии с расстановкой документов на полках. В нумерационных каталогах могут быть структурно выделены записи о документах из подфондов отдельных подразделений библиотеки/информационной службы, благодаря чему по инвентарному номеру можно уточнить, за каким подфондом закреплен тот или иной документ. Эти каталоги зачастую используются при инвентаризационной проверке подфондов, а также помогают возвращать на место документ, ошибочно попавший в другой подфонд.
Топографические каталоги позволяют легко выявлять местонахождение конкретного документа. Особенно они полезны при больших массивах листовых материалов.
Как видим, в зависимости от возникающих проблемных ситуаций могут быть использованы различные виды группировки учетных сведений о документах. Вместе с тем, инвентарный способ сортировки записей в формах индивидуального учета является основным. В 1980-е гг. при разработке системы учетных форм для централизованных библиотечных систем была сделана попытка заменить инвентарную книгу алфавитным учетным каталогом, созданным по аналогии с генеральным каталогом научных библиотек. Однако практическое использование данной формы учета потребовало дополнения его «Описью инвентарных номеров» (или «Описью карточек учетного каталога»), по форме напоминающей упрощенную инвентарную книгу.
Актовая форма учета документного фонда является альтернативной формой индивидуального учета. Суть ее в том, что на партию новых поступлений, полученную по одному сопроводительному документу, оформляется акт со списком документов, составленный по аналогии с листами инвентарной книги. Номера актов соответствуют номеру записи партии в «Книге суммарного учета документного фонда». Лист актового учета удобен при компьютерной системе учета, поскольку его распечатка становится основой для создания инвентарных книг.
С появлением электронных каталогов операции индивидуального учета документов автоматически сливаются с операциями приема и каталогизации/рекаталогизации документов, а ведение форм учета передается полностью компьютерной программе. Как правило, они формируются из имеющейся базы данных электронного каталога по специальной команде сотрудника. Для надежного сохранения и использования учетных данных рекомендуется делать их распечатки на бумажном носителе.
Для наблюдения за движением каждого экземпляра в электронном каталоге появляются новые возможности: теперь в каждый момент времени можно не только уточнить, в каком подфонде следует искать данный документ, но и когда, какому пользователю он был выдан, а также к какому сроку предполагается его возвращение в фонд.
Поскольку документный фонд является материальным активом той организации, которой он принадлежит, он должен подвергаться бухгалтерскому учету. Бухгалтерский учет документного фонда - это учет балансовой стоимости документов из фонда. Он осуществляется по правилам ведения бухгалтерского учета на основе данных о стоимости отдельных партий документов в «Книге суммарного учета». Стоимостная информация, собранная в ходе бухгалтерского учета документного фонда, необходима для экономического анализа деятельности информационной организации и планирования финансовых ресурсов, а также для оценки экономической эффективности формирования документного фонда. Однако в сложившихся условиях вопрос о бухгалтерском учете документного фонда остается проблемным.
Общероссийским классификатором основных фондов (ОК 013-94) документные фонды включены в состав основных средств. При этом в классификаторе охвачены документы на различных носителях - от рукописей до электронных изданий. Следовательно, все они должны подлежать и бухгалтерскому учету. Однако на практике в финансовых документах отражается балансовая стоимость не всех документов, составляющих документные фонды. Как правило, бухгалтерскому учету подвергаются лишь книжные издания, зарегистрированные в инвентарных книгах. Не подлежат бухгалтерскому учету периодические издания, брошюры, архивные документы, обменные фонды, зачастую не отражается балансовая стоимость документов на нетрадиционных носителях, которые отнесены к малоценному инвентарю фондов. В результате нарушается принцип полноты и достоверности учетной информации.
В составе основных фондов документные фонды занимают особое положение. Так, в отличие от других видов основных средств на документные фонды не начисляется амортизация, т. е. постепенное погашение стоимости по мере физического и морального износа. Эта норма введена в связи с тем, что, несмотря на физический износ носителя и устаревание информации в большинстве документов, стоимость некоторых документов (рукописей, памятников письменности и печати, других ценных и редких документов и др.) ежегодно повышается в соответствии с изменениями их научной и культурно-исторической ценности.
Следует понимать, что балансовая стоимость документного фонда не отражает его реальной стоимости, поскольку информационная и культурная ценность данного фонда не может быть определена простым суммированием стоимости отдельных документов и зависит от полноты собранных материалов. Таким образом, балансовая стоимость документных фондов в настоящее время имеет ограниченное практическое значение.
В учреждениях культуры, архивах, органах научно-технической информации существует опыт вывода собраний культурных ценностей из состава основных средств. Так, музейные коллекции не подлежат бухгалтерскому учету по стоимости в соответствии с нормативно-правовыми документами. В случае необходимости оценки конкретных изданий при страховании, при расчете с пользователями, утратившими или нанесшими ущерб сохранности документов, обращаются не к балансовой стоимости, а проводят экспертную оценку.
Однако в условиях укрепления рыночных отношений документные фонды в целом не могут быть исключены из состава основных средств и сняты с балансового учета, поскольку это значительно ослабит контроль за сохранностью фондов, усложнит порядок их учета в местах нахождения, списания и подотчетности. «Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях», принятая в 1999 г., признала приоритетное значение в учете документных фондов всех библиотек и служб информации «Инструкции об учете библиотечного фонда», утвержденной Министерством культуры Российской Федерации, что придало ей статус межведомственного документа. В этой связи полноту и достоверность учетных данных о фонде обеспечивают, прежде всего, суммарный и индивидуальный учет, в ходе которых документально оформляется в том числе и стоимость отдельных документов и партий документов. В бухгалтерском учете для документных фондов ведется специальная инвентарная карточка аналитического учета основных средств, в которой балансовая стоимость фонда указывается в показателях движения фонда и общей суммой.
Рыночные колебания реальных цен документов в связи с инфляционными процессами потребовали регулярного проведения переоценки балансовой стоимости документного фонда. Переоценка документов осуществляется в целях экономического обоснования планирования финансовых ресурсов на обновление документных фондов.
Переоценка является функцией бухгалтерского учета и осуществляется бухгалтерами. Работники библиотек и информационных служб подают им сведения о номинальной стоимости приобретенных документов.
В условиях формирования рыночных отношений в России первая переоценка основных фондов предприятий и организаций была осуществлена в 1992 г. В период с 1992 по 1996 г. переоценка осуществлялась регулярно, что было вызвано высокими темпами инфляции. Последняя переоценка документных фондов, как и других основных средств, производилась в первом полугодии 2003 г. Документные фонды переоцениваются по восстановительной стоимости, которая определяется умножением балансовой стоимости на соответствующий коэффициент переоценки (см. табл. 2). Так, стоимость изданий, полученных в 1991 г., в 1992 г. индексировалась в 15 раз, а стоимость издания, приобретенного до 1990 г., в 1992 г. увеличивалась в 36 раз, а в 1993 г. - еще в 29 раз. В последующем вместо единых коэффициентов индексирования были введены интервалы значений переоценочных коэффициентов (например, 1,7-3,2), в границах которых возможен их выбор. Результаты переоценки документного фонда отражаются в бухгалтерских документах (на карточках аналитического учета общей суммой) и вносятся в книгу суммарного учета.
В настоящее время проблема переоценки актуальна только при оформлении исключения документов из фондов, а также при замене утраченного документа пользователем или при оценке документа, поступившего в дар. Оценку стоимости документов, поступающих и выбывающих из фондов библиотеки, производят, используя рыночные цены, переоценочные коэффициенты, установленные Правительством Российской Федерации, а также рекомендации оценочных организаций, закупочных комиссий, каталоги - прейскуранты на закупку и продажу букинистических и антикварных книг. При оформлении списков документов, выбывающих из фонда, их группируют по годам приобретения, указывая номинальную цену документа, зафиксированную в учетных документах, - для последующей переоценки с использованием соответствующих коэффициентов в бухгалтерии.
Итак, учет документного фонда включает три взаимодополняющих вида учета, призванных собирать и накапливать количественную, качественную и стоимостную информацию о фонде. В настоящее время наиболее технологически и организационно проработаны суммарный и индивидуальный виды учета фонда, которые формируют наиболее точные и взаимопроверяемые данные о документном фонде. В меньшей степени технологически обосновано ведение бухгалтерского учета фонда, в связи с чем ограничиваются возможности использования в управлении получаемых стоимостных данных о фонде. В значительной мере современные проблемы в сфере учета документных фондов вызваны переходным состоянием систем учета как в связи с внедрением новых информационных технологий, так и с нестабильностью в развитии экономических процессов в стране. Следствием этого становится широкая вариативность учетных форм и организационно-технологических решений в различных информационных организациях.
Проверка документного фонда
Кроме первичного учета поступающих и выбывающих из фонда документов, в любом документном фонде проводится их переучет, или проверка фонда.
Проверка (переучет) документного фонда - это периодическая сверка данных индивидуального учета с наличными документами с целью контроля сохранности фонда. В ходе проверки фонда устанавливается наличие всех документов, состоящих на учете, а также своевременно выявляются утраченные документы. Кроме того, во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между проверками, а также проводится изучение документного фонда и вторичный отбор, устраняются застановки документов и задолженность пользователей.
Плановые проверки фонда проводятся в среднем один раз в пять лет. Исключение составляют документы, находящиеся на сейфовом хранении, переучет которых осуществляется ежегодно.
Если документный фонд достаточно велик для того, чтобы провести его проверку в течение одного года (более 50 тыс. экз.), она осуществляется поэтапно в соответствии с разработанным планом в течение ряда лет (от 7 до 25 лет в зависимости от объема фонда).
В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете» (1996 г.) обязательно организуются внеплановые проверки документного фонда в следующих случаях:
При смене материально ответственного лица;
При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
При реорганизации или ликвидации организации, владеющей фондом;
В других случаях, предусмотренных действующим законодательством.
Основанием для проведения проверки фонда является приказ, в котором назначается проверочная комиссия, ответственная за ход, организацию и итоги проверки. Это позволяет придать результатам проверки силу юридического доказательства. В состав комиссии обязательно включаются должностное лицо, материально ответственное за сохранность данного фонда/подфонда, а также представитель бухгалтерии. В период подготовки к проверке фонда выявляются и исправляются все ошибки в ведении учетной документации, поскольку в противном случае данные проверки могут оказаться недействительными.
Существует несколько способов проверки документного фонда:
Непосредственная сверка фонда с учетным документом (инвентарной книгой, актовым листом учета или др.) - это наиболее точная проверка, поскольку не использует посреднические формы описания каждого экземпляра документов, но и наиболее трудозатратная, в особенности при больших объемах фонда. Для этого требуется приблизить к стеллажам с документами все инвентарные формы учета, что не всегда возможно осуществить практически. Выявление недостающих документов потребует после окончания сверки с фондом просмотра всего инвентарного ряда в учетных формах;
Сверка фонда с топографическим каталогом - это наиболее оперативный способ проверки, так как расстановка карточек в каталоге совпадает с расстановкой документов на стеллажах. В этой связи легко вести проверку по разделам фонда/подфонда. Карточки на документы, не обнаруженные при сверке, сразу откладываются отдельно в инвентарном порядке для последующего установления местонахождения документа.
Проверка при помощи контрольных талонов или индикаторов. Это наиболее распространенный способ сверки фонда с учетными данными, поскольку топографические каталоги имеются не во всех организациях. В этом случае предварительно создаются копии учетных записей на документы того или иного подфонда - в виде карточек, расставленных по инвентарным номерам. При нахождении на полке документа контрольный талон или индикатор на него переставляется в отдельный ряд, а на самом документе делается отметка о сверке. Таким образом, на отсутствующие в фонде документы автоматически формируется инвентарная картотека, с которой удобно работать при поиске отсутствующих документов и при составлении актов на списание утерянных документов.
В электронных каталогах, как правило, существует специальный служебный модуль проверки фонда, в котором предусматривается ввод инвентарных номеров или штрих-кодов документов, имеющихся в наличии в фонде. По окончании ввода система сверяет их с записями, имеющимися в базе данных, и выдает список отсутствующих документов, закрепленных за данным фондом.
По окончании сверки фонда с учетными записями устанавливается месячный срок для принятия мер по разысканию отсутствующих документов и устранения возникших недоразумений. После того, как все возможности разыскания недостающих документов исчерпаны, составляется список документов, пропавших по неустановленным причинам. Должностное лицо, материально ответственное за сохранность данного фонда/подфонда, составляет объяснительную записку, а комиссия документирует свои выводы, заключение и предложения в акте и протоколе, которые утверждаются первым руководителем организации. В последующем отсутствующие издания списываются с баланса библиотеки/информационной службы, а стоимость недостачи взимается с материально ответственного лица.
Итак, учет - это важный и ответственный этап формирования документного фонда, необходимый для контроля за его состоянием и развитием и обеспечивающий сохранность и надежность функционирования фонда. Он предъявляет строгие требования к деловым качествам сотрудников - к их дисциплинированности, аккуратности, тщательности, педантичности в выполнении учетных операций. Рутинный характер учетной деятельности позволяет передавать операции по учету компьютерным системам.
Литература:
1. Морева О.Н. Документные фонды библиотек и информационных служб. СПб. : Профессия, 2010. С. 182-203.